Si trabajas como autónomo o contratista independiente, la mayoría de tus clientes deberían pedirte que rellenes el formulario W-9, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación. Este formulario ayuda a las empresas a recibir información clave de sus proveedores para preparar las declaraciones informativas para el IRS. Las empresas tienen que presentar declaraciones informativas mediante el formulario 1099-MISC siempre que paguen a un trabajador autónomo o contratista independiente un total de 600 dólares o más durante el año.
Tus clientes utilizarán la información de tu W-9 para poner tu nombre, nombre de la empresa, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN) en el 1099-MISC que presentan sobre ti. Enviarán una copia del 1099-MISC al IRS y otra copia a usted a finales de enero, tras el final del año fiscal.
Otras circunstancias por las que se le puede pedir que rellene un W-9 son:
- Ciertas transacciones inmobiliarias
- Intereses hipotecarios pagados
- Adquisición o abandono de bienes garantizados
- Cancelación de la deuda
- Aportaciones a una cuenta individual de jubilación (IRA)
Cómo rellenar el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación
El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más fáciles de rellenar, pero si los formularios fiscales le ponen nervioso, no se preocupe. Le guiaremos en la forma correcta de completarlo.
Paso 1: Introduzca su nombre tal y como aparece en su declaración de la renta.
Paso 2: Introduzca el nombre de su empresa o el nombre de la „entidad no considerada”, si es diferente del nombre que introdujo en el paso 1. Por ejemplo, puede ser una empresa unipersonal, pero a efectos de marketing, no utiliza su nombre personal como nombre de empresa; en su lugar, está „haciendo negocios como” algún otro nombre. Aquí se introduce ese nombre. En cuanto a la parte de la entidad no considerada, si no sabe lo que es, probablemente no lo sea. El tipo de entidad no considerada más común es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro.
Paso 3: Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación fiscal federal: propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/estado, sociedad de responsabilidad limitada u „otro”? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, es probable que sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar un montón de papeles para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4: Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. Aquí hay un par de excepciones:
1. Los beneficiarios que están exentos de la retención de seguridad, como las empresas (en la mayoría de los casos), podrían tener que introducir un código en la casilla „Código de beneficiario exento”. Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos, así como los tipos de pagos para los que deben utilizarse estos códigos. Las empresas que rellenan un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, introducirían el código „5.”
2. Los beneficiarios que están exentos de informar según la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA) podrían tener que introducir un código en la casilla „Código de exención de informe FATCA”. Ninguna de estas casillas se aplicará al típico contratista independiente o trabajador autónomo.
Paso 5: Indique su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué ocurre si su domicilio es diferente al de su empresa?? Qué dirección debe indicar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si es un empresario individual que alquila una oficina, pero presenta su declaración de la renta con la dirección de su casa, introduzca la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para cotejar sus 1099 con su formulario 1040.
Paso 6: En este paso opcional, puedes proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que quieras rellenar esta casilla para mantener un registro de a quién le proporcionaste tu número de identificación fiscal.
Paso 7: El IRS llama a esta sección Parte I, lo que tiene que hacer que te preguntes qué fueron todos esos pasos que acabas de completar. Aquí, usted debe proporcionar el número de identificación fiscal de su negocio, que será su número de seguridad social individual (SSN) si usted es un propietario único, o su número de identificación del empleador (EIN) si usted es otro tipo de negocio. Ahora bien, algunos propietarios únicos también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos utilicen su SSN en el formulario W-9. Una vez más, esto facilitará la comparación de los 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará con su SSN.
¿Qué pasa si su empresa es nueva y no tiene un EIN? Usted todavía puede llenar el formulario W-9. El IRS dice que usted debe solicitar su número y escribir „solicitado” en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo antes posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a la retención de seguridad. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones del paso 8, parte II, para obtener más información sobre la retención de seguridad.
Paso 8: En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de todos sus datos antes de firmar el formulario W-9. Mentir intencionadamente en un formulario de impuestos podría significar que tendrás que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no se anda con chiquitas. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:
1. El número que aparece en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy a la espera de que me den un número).
Si pensaba utilizar un número de identificación fiscal „prestado”, robado o inventado, piénselo dos veces antes de mentir bajo juramento.
2. No estoy sujeto a la retención adicional porque (a) estoy exento de la retención adicional, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a la retención adicional por no haber declarado todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención adicional.
La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención adicional. Si no tiene ni idea de lo que el IRS está hablando aquí, probablemente esté exento. Si no estás exento, el IRS te lo habrá notificado, y la empresa que te paga tiene que saberlo porque está obligada a retener el impuesto sobre la renta de tu sueldo a un tipo fijo del 24% y enviarlo al IRS. Por cierto, ahora ya sabes otra buena razón para no hacer trampas en tu declaración de la renta: Puede que tengas que contárselo a un futuro cliente, y eso puede hacer que la empresa se lo piense dos veces. El punto (c) básicamente dice que si una vez estuvo sujeto a la retención de seguridad pero ya no lo está, nadie tiene que saberlo.
3. Soy un empleado de.S. ciudadano u otro U.S. persona.
Si usted es un extranjero residente, no tiene problemas. El IRS también considera que se trata de un „U.S. persona”: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio doméstico; y un fideicomiso doméstico. Si su empresa es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican normas especiales; lea sobre ellas en las instrucciones del formulario W-9. Si no es un U.S. ciudadano, puede que tengas que rellenar el formulario W-8 o el 8233 en su lugar.
4. El(los) código(s) FATCA introducido(s) en este formulario (si lo(s) hay) que indica(n) que estoy exento(s) de la declaración FATCA es(n) correcto(s).
Probablemente no tenga que preocuparse por esta, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA).
Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9
El formulario W-9 le indica que debe tachar el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a una retención adicional por no haber declarado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.
Puede tachar el punto 2 si rellena el formulario W-9 en relación con una transacción inmobiliaria. El punto 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a la retención adicional.
Ahora bien, si lees con atención la letra pequeña de las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de la gente no está obligada a firmar este formulario. Por lo general, sólo está obligado a firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcionó un NIF incorrecto. Sin embargo, dejando de lado los tecnicismos, la persona que le pidió que rellenara el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado, y buena suerte tratando de convencerle de lo contrario.
Devolución del formulario W-9
Devuelva el formulario W-9 cumplimentado a la empresa que le pidió que lo rellenara. Lo ideal es entregarlo en persona para limitar la exposición al robo de identidad, pero este método no suele ser práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si tiene que enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y comprobar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Existen servicios gratuitos en línea que le ayudarán a hacerlo, pero compruebe su reputación antes de confiarles sus documentos.
El resultado final
Proporcionar información precisa en su formulario W-9 le ayudará a garantizar que los pagos que reciba -u otras transacciones que requieran este formulario- se declaren correctamente al IRS. Si no está seguro de algunos puntos, como la clasificación adecuada de su empresa, consulte a su contable u otro asesor financiero.
Fuentes del artículo
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