Qué es un plan de reembolso?
Término genérico para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados varios tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos gastos pueden incluir gastos médicos, de automóvil, de viaje, de comidas y de ocio. Los planes de reembolso son instituidos por los empleadores con el fin de permitirles pagar una cantidad más exacta de los gastos incurridos por los empleados, en lugar de tener que proporcionar una amplia asignación o un aumento de la compensación para cubrirlos.
Comprender el plan de reembolso
Los planes de reembolso pueden adoptar muchas formas, como los planes contables y no contables, las prestaciones complementarias de minimis, o las dietas por kilometraje y viaje en automóvil. Los empleados no pueden hacer deducciones personales de ningún tipo por los gastos que están cubiertos por un plan de reembolso. Los empleados deben presentar registros suficientemente detallados de los gastos a través de registros o recibos para que los empresarios puedan deducir los reembolsos.
La publicación del IRS 535, Business Expenses, establece lo siguiente: „Para ser deducible, un gasto de negocio debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en su sector. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su actividad comercial o empresarial. Un gasto no tiene que ser indispensable para ser considerado necesario.
Algunos estados, como California, exigen a los empleadores que reembolsen a los empleados los gastos razonables relacionados con el trabajo, y los reembolsos de gastos recibidos no tienen que declararse como salarios o ingresos. Pero para que esto ocurra, los empleadores deben establecer previamente un plan contable por escrito, y los empleados deben presentar los gastos debidamente documentados en el marco de ese plan. Esto es para asegurar que los registros de gastos se mantienen adecuadamente de manera oportuna y precisa. Muchas empresas recurren a contables o asesores laborales para justificar los gastos y asegurarse de que los informes y las deducciones son correctos.
A continuación se detallan algunos ejemplos comunes de gastos en el lugar de trabajo que requerirían un reembolso por parte del empleador:
- Transporte: El coste de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los gastos de vehículo, comidas, alojamiento y cualquier gasto de representación que cumpla los criterios detallados en la publicación 463 del IRS, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses. Un elevado número de empresas reembolsan a los empleados que utilizan su vehículo personal por motivos de trabajo con una tarifa estándar de kilometraje, que fija anualmente el IRS. Por ejemplo, la tasa federal estándar de kilometraje para los negocios en 2021 es de 56 centavos por milla (57.5 céntimos por milla para 2020). Por lo general, los gastos de desplazamiento rutinario entre el domicilio del empleado y su lugar de trabajo no se consideran reembolsables.
- Suministros: Los bienes necesarios que adquiera un empleado pueden ser reembolsados a precio de coste, siempre que se reembolsen en virtud de un plan contable.
- Comidas y entretenimiento: Los gastos de comida y entretenimiento incurridos dentro del domicilio fiscal de un empleado son reembolsables, pero sólo si las comidas/entretenimiento en cuestión tienen fines empresariales demostrables.
Nuestro equipo exige a los redactores que utilicen fuentes primarias para respaldar su trabajo. Incluyen libros blancos, datos gubernamentales, informes originales y entrevistas con expertos del sector. También hacemos referencia a investigaciones originales de otras editoriales de renombre cuando es necesario. Puede obtener más información sobre las normas que seguimos para producir contenidos precisos e imparciales en nuestro
política editorial.