Uno de los problemas con los que tienen que lidiar los propietarios de pequeñas empresas es estar al día con las numerosas obligaciones de impuestos locales, estatales y federales. Aunque la mayoría de los propietarios de empresas contratan a un contable o a un profesional de la fiscalidad para que se ocupe de las cuestiones relacionadas con los impuestos, entender el sistema fiscal es importante para quienes tienen la responsabilidad última de cumplir con todas las obligaciones fiscales. Este artículo se centrará en las obligaciones del propietario de la empresa con respecto a los impuestos sobre las nóminas.
Puntos clave
- Los impuestos sobre la nómina suelen incluir FICA (impuestos de Medicare y Seguridad Social); impuestos federales, estatales y locales sobre la renta; impuestos sobre el seguro de desempleo; y en algunos estados, impuestos sobre el seguro de invalidez.
- El primer paso para calcular los impuestos sobre la nómina: Determine qué trabajadores están sujetos a impuestos (i.e., empleados frente a. contratistas independientes).
- El segundo paso: Determinar los salarios imponibles.
- El tercer paso: Calcular la cantidad de fondos que deben ser retenidos de los salarios imponibles.
- El pago de los impuestos federales se realiza de forma bimensual, mensual o trimestral, y puede hacerse por Internet a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales.
Qué son las obligaciones fiscales sobre la nómina?
Toda empresa con empleados debe retener los impuestos sobre la nómina de los empleados y pagar los impuestos federales, estatales y locales aplicables. Los impuestos que se suelen retener de las nóminas de los empleados incluyen el FICA (impuestos de Medicare y de la Seguridad Social) y los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta, si procede.
Otras obligaciones de retención son la FUTA (Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo) y, en estados como California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, los impuestos del seguro de invalidez. La falta de pago de impuestos o el incumplimiento de un pago puede dar lugar a fuertes multas y sanciones, por lo que es importante calcular la cantidad de impuestos sobre la nómina que se debe y pagarlos a tiempo.
Si el propietario de la pequeña empresa no tiene empleados externos, pero está constituida en sociedad, las reglas anteriores se aplican también a los cheques de pago del propietario, porque es esencialmente el único empleado de la sociedad. Si la empresa no está constituida y no hay empleados, el propietario tendrá que pagar cada trimestre los impuestos estimados sobre los ingresos de los trabajadores autónomos.
Hay tres pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:
Identificación de los trabajadores sujetos a impuestos
Los trabajadores pueden ser empleados o contratistas independientes. Los empleados son tratados como trabajadores sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo general, se considera que los trabajadores son empleados si se tiene derecho a dirigir y controlar la forma en que realizan su trabajo, y no sólo los resultados del mismo.
Sin embargo, los límites entre los contratistas independientes y los empleados no siempre son claros. Para ayudar a los propietarios de empresas a determinar qué trabajadores son empleados sujetos a impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene reglas de derecho común, que incluyen pruebas de comportamiento, financieras y de relación:
Prueba de comportamiento
Un trabajador es un empleado cuando el empleador tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador. El empresario no tiene que dirigir o controlar realmente al trabajador, pero tiene derecho a hacerlo.
Prueba financiera
Esta prueba examina el grado de control que tiene el empresario sobre los aspectos financieros del trabajo. En algunas profesiones, tener un control significativo sobre los suministros utilizados para el trabajo apoya el estatus de un trabajador como contratista independiente.
Una forma definitiva de distinguir a un contratista independiente de un empleado es por la disponibilidad de los servicios. Un contratista independiente no está vinculado a una empresa y puede anunciar sus servicios; un empleado no puede anunciar sus servicios a menos que trabaje fuera de la empresa como contratista independiente.
Prueba de la relación
Esta prueba se refiere a la forma en que el empleador y el trabajador perciben su relación. Si se espera que la relación empleador-trabajador dure hasta el final de un proyecto específico o durante un período de tiempo determinado, entonces el trabajador es un contratista independiente. En cambio, si la relación no tiene ni límites, el trabajador es un empleado sujeto a impuestos.
Determinación de los salarios imponibles
Los salarios imponibles son la compensación por los servicios prestados y pueden incluir el salario, las primas o los regalos. Algunas formas de remuneración, como los reembolsos de gastos de viaje o comidas, no se consideran salarios imponibles. Para que los gastos no sean imponibles, los empleados deben comprobarlos mediante recibos o informes de gastos. También deben ser necesarios, razonables y estar relacionados con el negocio.
Cálculo de las retenciones
Una vez que haya averiguado qué trabajadores pueden considerarse empleados sujetos a impuestos y qué salarios están sujetos a ellos, el siguiente paso es calcular la cantidad que debe retener en concepto de impuestos federales, estatales y locales, así como FICA y FUTA.
Impuestos federales
Cada cheque de pago debe retener los impuestos federales sobre la renta correspondientes al periodo en cuestión. El IRS tiene dos conjuntos de tablas de impuestos que los empleadores pueden utilizar para calcular los importes de las retenciones: las tablas de tramos salariales y las tablas de porcentajes.
Las tablas de tramos salariales están separadas para cinco periodos de nómina diferentes (diario, semanal, quincenal, semimensual y mensual). Para determinar los importes de las retenciones, los empresarios eligen el período de pago y el tramo salarial aplicables a los empleados y, a continuación, leen la tabla hasta la columna que muestra el estado de declaración.
Las tablas de porcentajes están disponibles para cinco periodos de nómina (diario, semanal, quincenal, bimensual y mensual) y separadas por estado de declaración. Los empresarios empiezan reduciendo los salarios por el valor de las exenciones solicitadas. A continuación, se utiliza la tabla correspondiente al estado civil del empleado y se busca el importe de la retención en función del tramo salarial.
Como propietario de una empresa, es su responsabilidad examinar los dos conjuntos de tablas y determinar cuál es el adecuado para su empresa. Las tablas de porcentajes son más inclusivas, en términos de periodos de nómina, por lo que si se encuentra en una situación en la que diferentes empleados son pagados en diferentes periodos de nómina, entonces la tabla de porcentajes debe ser la tabla de elección. Por ejemplo, si sus empleados cobran trimestralmente, las tablas de porcentajes serán más apropiadas que las tablas de tramos salariales. Para obtener estas tablas, llame al IRS o vaya a http://www.irs.gov/ y solicite las publicaciones 15 y 15-T.
Impuestos estatales
La mayoría de los estados utilizan tablas similares a las de los impuestos federales, y puede obtenerlas acudiendo a la sección de impuestos del sitio web de su estado o poniéndose en contacto con la Administración de Pequeñas Empresas. No es necesario retener impuestos estatales en jurisdicciones que no imponen impuestos estatales sobre la renta, como Alaska, Florida, Texas, Wyoming y Washington. Otras excepciones son los estados cuyos impuestos sobre la renta personal son un porcentaje fijo del impuesto federal, como Arizona, y donde los impuestos estatales son un porcentaje fijo del salario bruto, como Pensilvania.
FICA
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es una ley federal que obliga a los empleadores a retener los impuestos de la Seguridad Social y Medicare de los salarios pagados a los empleados. También requiere que el empleador y el empleado paguen cada uno la mitad del impuesto FICA.
Los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare se imponen tanto al trabajador como a la trabajadora a un tipo fijo del 6.2% por la Seguridad Social y el 1.45% para Medicare y la tasa única del empleador del 6.2% y 1.45%, respectivamente, creando un tipo impositivo FICA combinado del 15.3% (12.4% para la Seguridad Social y 2.9% para Medicare). Los autónomos son responsables de pagar la totalidad del 15.3% de impuestos propios.
A diferencia de los impuestos federales y estatales, los impuestos FICA no se ven afectados por el número de exenciones de retención solicitadas por el empleado. Simplemente multiplique el salario bruto de un empleado por el tipo impositivo aplicable para determinar cuánto debe retener y cuánto debe pagar como empleador.
En 2021, el impuesto de la Seguridad Social sólo se aplica a los primeros 142.800 dólares de ingresos, también llamados base salarial de la Seguridad Social. En 2022, esa cantidad aumenta a 147.000 dólares. La base salarial se ajusta cada año por la inflación. El impuesto de Medicare no tiene límite de ingresos.
$147,000
El máximo de ganancias anuales de un empleado que está sujeto a la retención de la Seguridad Social en 2022.
FUTA
Los impuestos por desempleo, o FUTA, son impuestos pagados únicamente por el empleador. Debe pagar los impuestos por desempleo si se da alguna de las siguientes circunstancias:
a) Pagan salarios por un total de al menos 1.500 dólares en un trimestre
b) Tiene al menos un empleado en un día determinado durante 20 semanas en un año natural, independientemente de que las semanas sean consecutivas
El tipo impositivo de la FUTA es del 6.0% para 2021, y se impone sobre los primeros 7.000 dólares de salario de cada empleado. Sin embargo, puede reclamar créditos contra su impuesto bruto FUTA para reflejar los impuestos estatales por desempleo que paga. Si usted paga sus impuestos estatales por desempleo cuando se deben, se le permite reclamar un 5.Crédito del 4%, que reduce efectivamente su tasa de impuesto FUTA a 0.6%.
El resultado final
El cálculo de los impuestos sobre las nóminas puede ser muy complicado, y es importante enviar los pagos a tiempo para evitar sanciones y recargos por demora. El pago de los impuestos federales puede hacerse por Internet a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS).
Los impuestos FUTA suelen pagarse trimestralmente y los impuestos sobre la renta y FICA se ingresan semestral o mensualmente. El IRS suele enviar a los propietarios de empresas un aviso al final de cada año en el que se detalla qué método utilizar para el año siguiente.
En general, la puntualidad de un depósito se determina por la fecha en que se recibe. Sin embargo, un depósito por correo recibido después de la fecha de vencimiento se considerará oportuno si puede establecer que fue enviado por correo al menos dos días antes de la fecha de vencimiento. Para saber más sobre las obligaciones de los empresarios de pequeñas empresas en materia de nóminas y obtener los formularios correspondientes, visite el sitio web del IRS o llame a la línea de ayuda en directo del IRS para empresas al 1-800-829-4933.
Fuentes del artículo
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