Qué es un manual de presupuesto?
Un manual de presupuesto es un conjunto de normas e instrucciones que siguen las grandes organizaciones para elaborar sus presupuestos y los informes correspondientes. A medida que las organizaciones se hacen más grandes y complejas, ya no es posible que una sola persona prepare un presupuesto.
Por el contrario, la elaboración de presupuestos en toda la empresa debe coordinarse cuidadosamente entre los distintos agentes. Los analistas financieros trabajan estrechamente con cada grupo para recopilar información presupuestaria según un calendario preestablecido y luego envían los datos a través de anillos superiores de controladores financieros hasta que pueden ser agregados por la oficina del director financiero (CFO).
Puntos clave
- Un manual de presupuesto es un conjunto de rutinas e instrucciones estandarizadas que las grandes organizaciones siguen en la elaboración de presupuestos y la presentación de informes.
- Las organizaciones grandes y complejas dependen de ese manual para coordinar las actividades presupuestarias entre varios actores.
- Los manuales presupuestarios se elaboran y actualizan a través de un comité presupuestario que supervisa las normas y prácticas de las unidades financieras de la organización.
Los fundamentos de un manual de presupuesto
La elaboración de presupuestos en las grandes organizaciones es una tarea extremadamente compleja. Los analistas financieros deben hacer suposiciones sobre cómo será el futuro basándose en datos pasados. Esto significa que incluso el mejor proceso presupuestario está sujeto a considerables imprecisiones. Luego, a medida que avanza el año, cada grupo se somete a un presupuesto predefinido, que puede resultar inadecuado debido a las condiciones cambiantes.
Por otro lado, algunos grupos se darán cuenta de que tienen más dinero del que necesitan y pueden optar por utilizar subrepticiamente el presupuesto extra con gastos innecesarios para evitar recortes presupuestarios.
El manual presupuestario suele ser elaborado y revisado por un comité presupuestario. Un comité presupuestario es un grupo que crea y supervisa las normas, las prácticas de aplicación y el mantenimiento de la responsabilidad fiscal de una organización.
Los comités presupuestarios desempeñan un papel clave en el éxito o la desaparición de una empresa u otra entidad corporativa. El comité presupuestario tiene una perspectiva única en el sentido de que está al tanto de todas las idas y venidas financieras de una organización. Ven el panorama completo, mientras que las personas de los distintos departamentos sólo ven su segmento de la empresa.
Los comités tratan de mantener los presupuestos de la organización en orden, lo que garantiza el buen funcionamiento y la solvencia financiera. Organizaciones que no pueden encontrarse pronto con problemas financieros. Los problemas financieros suelen tener un efecto negativo en la valoración de una empresa.
Ejemplo de manual presupuestario
Por ejemplo, el departamento de control de calidad de la hipotética empresa XYZ tiene un presupuesto de 500.000 dólares al año. Este dinero puede gastarse en salarios, formación adicional, equipamiento y otras cosas que el departamento de calidad necesita. Cindy, una veterana del departamento de control de calidad, ha dejado la empresa. El departamento de control de calidad puede cubrir la carga de trabajo y seguir funcionando sin ella, pero para asegurarse de no perder parte de su presupuesto para mantener su plantilla, tienen que contratar a otra persona y gastar el dinero restante que se habría destinado al salario de Cindy en la formación de la nueva persona.