Si necesita certificar un documento ante un notario, a menudo puede encontrar una solución sencilla y gratuita en la sucursal más cercana de su banco. Un documento se certifica cuando un tercero, conocido como notario, verifica su identidad, es testigo de la firma del documento y, en algunos casos, le exige que jure o afirme que los hechos del documento son ciertos. La certificación notarial abarca casi todos los tipos de documentos legales, incluidas las cartas de indemnización.
Como los bancos manejan muchos documentos que deben ser notariados, es común que algunos empleados del banco sean notarios y que el banco ofrezca servicios notariales gratuitos a sus clientes. Si no es cliente, puede que le cobren una tasa o le aconsejen que acuda a su propio banco.
Cómo funciona la notarización
El proceso de notarización suele ser sencillo. Presenta un documento ante un notario y lo firma en su presencia. A continuación, el notario legaliza el documento con un sello oficial, escribe la fecha y añade su propia firma. El notario suele pedir un documento de identidad con fotografía para verificar que usted es la persona cuya firma está certificando en el documento. El notario también confirmará que usted entiende el significado de lo que está firmando y que lo hace intencionadamente.
Aunque casi cualquier documento puede ser notariado, algunos de los más comunes son las declaraciones juradas, los poderes notariales, las escrituras de fideicomiso, los contratos de alquiler, las certificaciones de copias, las designaciones de beneficiarios de cuentas de jubilación, los pagarés y las facturas de venta de vehículos.
La importancia de que el notario dé fe de su firma
Cuando usted tiene un documento notariado, el notario certifica su identidad y que usted es la persona que firma el documento que está siendo notariado. Por este motivo, el notario debe ser testigo de la firma del documento. Eso significa que no debe firmarlo antes de ver al notario. Los notarios prestan un juramento legal de que no certificarán ningún documento a menos que hayan sido testigos de la firma de la parte correspondiente.
Si se equivoca al firmar un documento antes de tiempo, es posible que tenga que volver con una copia del documento sin firmar. Después de presenciar cómo firmas la copia, el notario comparará esa firma con la que hiciste en el original. Si las firmas parecen coincidir, el notario certificará el documento original por usted. En algunos casos, el notario puede certificar la copia y no tendrá que certificar el documento original.
Tipos de notarización
Existen varios tipos de notarización. Esto es lo que ocurre con cada una de ellas.
- Presencia de la firma. Esta es la certificación notarial más común. El notario certifica que usted es quien dice ser y que fue testigo de la firma del documento.
- Reconocimiento. Este tipo se utiliza para los documentos que transmiten la propiedad de los bienes, como las escrituras de propiedad, los poderes notariales o los fideicomisos. Requiere que usted comparezca en persona y declare (reconozca) que la firma existente en el documento es suya, que tuvo la intención de firmarlo y que está de acuerdo con las disposiciones del documento.
- Copia de la certificación. En este tipo de protocolización, el notario hace una copia de un documento original y certifica que la copia es verdadera, exacta y completa. Esto puede hacerse para documentos como títulos universitarios o transcripciones, pasaportes y licencias de conducir.
- Jurat. Realizado en declaraciones juradas, deposiciones y otros tipos de documentos probatorios, esto requiere que usted firme el documento y luego jurar o afirmar que las declaraciones en el documento son verdaderas.
Notarizar gratis en su banco
Es habitual que en casi todos los casos U.S. bancos – ciertamente todos los principales bancos de centros monetarios, como JPMorgan Chase & Co., Banco de América Corp. y Wells Fargo & Co. – tener un notario en plantilla en la mayoría de sus sucursales. Si no es así, el director de la sucursal, o incluso un cajero o banquero personal, normalmente puede dirigirle a una sucursal local del banco que tenga un notario en sus instalaciones.
La mayoría de los bancos ofrecen servicios notariales gratuitos a sus clientes. Si no es cliente del banco, éste puede cobrarle por el servicio notarial, o negarse a prestarlo y sugerirle que acuda a su propio banco.
Otros lugares que notarizan documentos de forma gratuita
Otras empresas de servicios financieros, como las cooperativas de crédito, las entidades de ahorro, las empresas inmobiliarias, las empresas de preparación de impuestos o las oficinas de las compañías de seguros también suelen tener notarios disponibles y ofrecen ese servicio a los clientes sin cargo alguno. Otros lugares en los que suele haber un notario son los despachos de abogados, las oficinas del secretario judicial local y algunas bibliotecas públicas. Las farmacias o los consultorios médicos también pueden ofrecer un servicio notarial gratuito para los historiales médicos.
Si todo lo demás falla, las tiendas de UPS y la oficina local de la AAA suelen prestar servicios notariales por una tarifa nominal. Si usted consigue algo notariado de forma gratuita, es apropiado para dar una propina al notario un par de dólares para la prestación del servicio.
Fuentes del artículo
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