Un sistema de información contable (SIC) es una estructura que una empresa utiliza para recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar y comunicar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por contables, consultores, analistas de negocio, gestores, directores financieros (CFO), auditores, reguladores y agencias fiscales.
Contables especialmente formados trabajan en profundidad con el AIS para garantizar el máximo nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa, así como para que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que necesitan legítimamente acceder a ellos, todo ello manteniendo los datos intactos y seguros.
Puntos clave
- Las empresas utilizan un sistema de información contable (SIC) para recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar y comunicar datos financieros.
- Los sistemas de información contable pueden ser utilizados por contables, consultores, analistas de negocio, gestores, directores financieros, auditores y reguladores.
- Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos.
- Un AIS eficaz utiliza hardware y software para almacenar y recuperar datos de forma efectiva.
- Los controles internos y externos de un AIS son fundamentales para proteger los datos sensibles de una empresa.
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Introducción a los sistemas de información contable
Comprender los sistemas de información contable (SIC)
Un sistema de información contable es una forma de seguir toda la actividad contable y comercial de una empresa. Los sistemas de información contable suelen constar de seis componentes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura informática y controles internos. A continuación se desglosa cada componente en detalle.
1. AIS Personas
Las personas de un AIS son los usuarios del sistema. Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos. Los profesionales que pueden necesitar utilizar el AIS de una organización son
- Contables
- Consultores
- Analistas de negocio
- Gerentes
- Responsables financieros
- Auditores
Por ejemplo, la dirección puede establecer objetivos de ventas para los que el personal puede pedir la cantidad adecuada de inventario. El pedido de inventario notifica al departamento de contabilidad un nuevo pago. Cuando se realizan ventas en una empresa, las personas y los departamentos que participan en el proceso de ventas podrían ser los siguientes:
Con un AIS bien diseñado, todos los miembros de una organización pueden acceder al mismo sistema y recuperar la misma información. Un AIS también simplifica el proceso de notificación de información a personas ajenas a la organización, cuando sea necesario.
Por ejemplo, los consultores podrían utilizar la información de un AIS para analizar la eficacia de la estructura de precios de la empresa, examinando los datos de costes, los datos de ventas y los ingresos. Además, los auditores pueden utilizar los datos para evaluar los controles internos de una empresa, su situación financiera y el cumplimiento de normativas como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX).
El AIS debe estar diseñado para satisfacer las necesidades de las personas que lo van a utilizar. El sistema también debe ser fácil de usar y debe mejorar, no dificultar, la eficiencia.
2. Procedimientos e instrucciones
El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos son tanto manuales como automatizados. Los datos pueden proceder tanto de fuentes internas (e.g., empleados) y fuentes externas (e.g., clientes' pedidos en línea). Los procedimientos e instrucciones se codifican en el software AIS. Sin embargo, los procedimientos e instrucciones también deben ser "codificados" en los empleados a través de la documentación y la formación. Los procedimientos e instrucciones deben seguirse de forma coherente para que sean eficaces.
3. Datos AIS
Un SIA debe contar con una estructura de base de datos para almacenar la información, como el lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es un lenguaje informático utilizado habitualmente para las bases de datos. SQL permite manipular y recuperar los datos que se encuentran en el AIS para la elaboración de informes. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y la entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios y los diversos tipos de información.
Los datos contenidos en un AIS son toda la información financiera pertinente para las prácticas empresariales de la organización. Todos los datos de negocio que afectan a las finanzas de la empresa deben ir a un AIS.
El tipo de datos incluidos en un SIA depende de la naturaleza de la empresa, pero puede consistir en lo siguiente
- Pedidos de venta
- Extractos de facturación de los clientes
- Informes de análisis de ventas
- Solicitudes de compra
- Facturas de proveedores
- Registros de cheques
- Libro mayor
- Datos de inventario
- Información de nóminas
- Control de tiempos
- Información fiscal
Los datos pueden utilizarse para preparar estados contables e informes financieros, como la antigüedad de las cuentas por cobrar, los planes de depreciación o amortización, el balance de comprobación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Tener todos estos datos en un solo lugar -en el SIA- facilita las actividades de mantenimiento de registros, elaboración de informes, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, precisos y relevantes.
Por otro lado, los ejemplos de datos que no irían a un AIS incluyen memos, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la empresa, pero, excluyendo las notas a pie de página estándar, no son realmente parte del registro financiero de la empresa.
4. Software AIS
El componente de software de un AIS son los programas informáticos utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran los ordenadores, un AIS era un sistema manual basado en papel, pero hoy en día la mayoría de las empresas utilizan programas informáticos como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden utilizar Quickbooks de Intuit o Sage 50 Accounting de Sage, pero hay otros. Las pequeñas y medianas empresas podrían utilizar Business One de SAP. Las empresas medianas y grandes pueden utilizar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 o MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft de Oracle o Epicor Financial Management.
La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave de un software AIS eficaz. Los directivos confían en la información que produce para tomar decisiones para la empresa, y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.
Los programas de software AIS se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de los diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de una empresa, el software también puede desarrollarse internamente con una aportación sustancial de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.
Para las empresas que cotizan en bolsa, independientemente del programa de software y las opciones de personalización que elija la empresa, la normativa Sarbanes-Oxley dictará la estructura del AIS en cierta medida. Esto se debe a que la normativa SOX establece controles internos y procedimientos de auditoría que deben cumplir las empresas públicas.
5. Infraestructura informática
La infraestructura de la tecnología de la información no es más que un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware que una empresa necesitaría tener de todos modos y pueden incluir lo siguiente
- Ordenadores
- Dispositivos móviles
- Servidores
- Impresoras
- Protectores contra sobretensiones
- Enrutadores
- Medios de almacenamiento
- Una fuente de alimentación de reserva
Además del coste, los factores que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar el hardware son la velocidad, la capacidad de almacenamiento y la posibilidad de ampliarlo y mejorarlo.
Quizás lo más importante es que el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Lo ideal sería que no sólo fuera compatible, sino óptimo: un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una de las formas en que las empresas pueden cumplir fácilmente con los requisitos de compatibilidad de hardware y software es mediante la compra de un sistema llave en mano que incluye tanto el hardware como el software que la empresa necesita. Adquirir un sistema llave en mano significa, en teoría, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.
Un buen SIA también debe incluir un plan para el mantenimiento, la revisión, la sustitución y la actualización de los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación del hardware roto y obsoleto, de modo que los datos sensibles se destruyan por completo.
6. Controles internos
Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos sensibles. Pueden ser tan simples como las contraseñas o tan complejas como la identificación biométrica. Los protocolos de seguridad biométrica podrían incluir el almacenamiento de características humanas que no cambian con el tiempo, como las huellas dactilares, la voz y el reconocimiento facial.
Un SIA debe contar con controles internos para protegerse de los accesos informáticos no autorizados y limitar el acceso a los usuarios autorizados, lo que incluye a algunos usuarios dentro de la empresa. También debe impedir el acceso no autorizado a los archivos por parte de personas que sólo pueden acceder a determinadas partes del sistema.
Un SIA contiene información confidencial que no sólo pertenece a la empresa, sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir:
- Números de la Seguridad Social
- Información sobre salarios y personal
- Números de tarjetas de crédito
- Información sobre los clientes
- Datos financieros de la empresa
- Información financiera de proveedores y vendedores
Todos los datos de un AIS deben estar encriptados, y el acceso al sistema debe estar registrado y vigilado. La actividad del sistema también debe ser rastreable.
Un SIC también necesita controles internos que lo protejan de los virus informáticos, los hackers y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. También debe protegerse de las catástrofes naturales y de las subidas de tensión que pueden provocar la pérdida de datos.
Ejemplos del mundo real de los sistemas de información contable
Un SIA bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en el día a día, mientras que un SIA mal diseñado puede dificultar su funcionamiento. El tercer uso de un AIS es que, cuando una empresa tiene problemas, los datos de su AIS pueden utilizarse para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers ofrecen dos ejemplos.
WorldCom
En 2002, los auditores internos de WorldCom, Eugene Morse y Cynthia Cooper, utilizaron el AIS de la empresa para descubrir casi 4.000 millones de dólares en asignaciones de gastos fraudulentas y otros asientos contables. Su investigación condujo al cese del director financiero Scott Sullivan, así como a la nueva legislación -sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley, que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas-.
Lehman Brothers
En la investigación de las causas de la quiebra de Lehman, la revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recopilación y revisión de documentos, además de las entrevistas a los testigos. La búsqueda de las causas de la quiebra de la empresa „requirió una amplia investigación y revisión de los sistemas de datos operativos, comerciales, de valoración, financieros, contables y de otro tipo de Lehman”, según el informe del examinador, de 2.200 páginas y nueve volúmenes.
Los sistemas de Lehman son un ejemplo de cómo debe ser un SIA no estar estructurados. Examinador Anton R. El informe de Valukas afirma: „En el momento de la declaración de quiebra, Lehman mantenía un mosaico de más de 2.600 sistemas y aplicaciones informáticas… Muchos de los sistemas de Lehman eran arcaicos, obsoletos o no estándar.”
El examinador decidió centrar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes. Este examen requirió formación, estudio y ensayo y error sólo para aprender a utilizar los sistemas.
El informe de Valukas también señaló que los sistemas de Lehman eran muy interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas. Fue necesario un esfuerzo extraordinario para desentrañar estos sistemas y obtener la información necesaria."
El resultado final
Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar y comunicar sus datos financieros. Disponer de un sistema de información contable bien desarrollado y mantenido, que sea eficiente y preciso, es un componente indispensable para el éxito de una empresa.
Fuentes del artículo
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