Qué es el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación?
Un formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para confirmar el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. La confirmación puede solicitarse tanto para una persona definida como U.S. ciudadano o una persona definida como extranjero residente.
El formulario W-9 también se conoce como formulario de Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación.
Puntos clave
- El W-9 es un formulario oficial proporcionado por el IRS para que los empleadores u otras entidades verifiquen el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de una persona que recibe ingresos.
- La información extraída de un formulario W-9 se utiliza a menudo para generar un formulario 1099, que es necesario para la presentación del impuesto sobre la renta.
- La información recopilada por una entidad en un formulario W-9 no puede divulgarse para ningún otro fin, en virtud de la estricta normativa sobre privacidad.
Quién puede presentar el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación?
Un formulario W-9 es una solicitud formal de información por escrito y se utiliza únicamente con el fin de confirmar el número de identificación fiscal (NIF) de una persona. Un empleador u otra entidad que esté obligada a presentar un documento informativo al IRS, como el formulario 1099, debe obtener su número de identificación fiscal correcto para informar de cualquier ganancia o pérdida que pueda afectar a su declaración de impuestos federales o a su renta imponible. Para la mayoría de los individuos, el TIN será su número de la Seguridad Social (SSN).
El W-9 difiere de un formulario W-4 -que es más comúnmente suministrado por los empleados a los empleadores directos- en que el W-9 no dispone intrínsecamente la retención de cualquier impuesto debido. Cualquier impuesto requerido basado en las ganancias relacionadas con el W-9 proporcionado es responsabilidad del titular del TIN que aparece en el documento, a menos que el contribuyente esté sujeto a una retención de seguridad. Si se requiere una retención de seguridad, será necesario anotarlo en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad que recibe la información de la necesidad de efectuar la retención correspondiente.
Para qué se utiliza el formulario W-9?
La información obtenida en un formulario W-9 se utiliza con mayor frecuencia para crear una versión del formulario 1099. Un formulario 1099 contiene información sobre cualquier ingreso que pueda haber recibido el titular del NIF que normalmente no figuraría en un formulario W-2. Esto incluye, pero no se limita a, los ingresos pagados a una persona como parte de un contrato; ciertas transacciones inmobiliarias; los dividendos pagados contra una inversión; y varias otras transacciones financieras.
El IRS requiere que aquellos que no se definen como U.S. Los ciudadanos o extranjeros residentes deben utilizar el formulario W-8 apropiado en lugar del formulario W-9.
El formulario 1099 sólo debe emitirse una vez que se alcanza el umbral mínimo de ingresos, que para la mayoría de los ingresos diversos se establece en 600 dólares para los años fiscales 2020 y 2021. Las cantidades inferiores a este umbral deben ser declaradas como ingresos por el titular del TIN, pero no requieren un formulario 1099.
Aunque los empleados están obligados por ley a facilitar determinados datos personales a sus empleadores, la privacidad de los empleados está protegida por la ley. Un empleador que revele la información personal de un empleado de cualquier manera no autorizada puede ser objeto de acciones civiles y penales.
Cómo leer y rellenar el formulario W-9
El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más sencillos de rellenar, pero si los formularios fiscales le ponen nervioso, no se preocupe. Le indicaremos la forma correcta de rellenarla.
Formulario W-9.
Todas las páginas del formulario W-9 están disponibles en el sitio web del IRS.
Paso 1
Introduzca su nombre tal y como aparece en su declaración de la renta.
Paso 2
Introduzca el nombre de su empresa o el nombre de la „entidad no considerada”, si es diferente del nombre que introdujo en el paso 1. Por ejemplo, puede ser una empresa unipersonal, pero a efectos de marketing, no utiliza su nombre personal como nombre de empresa; en su lugar, está „haciendo negocios como” algún otro nombre. Aquí debe introducir el nombre. En cuanto a la parte de entidad no considerada, si no sabes lo que es, probablemente no lo seas. Un tipo de entidad no considerada común es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro. Los propietarios únicos y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades no consideradas.
Paso 3
Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación fiscal federal: propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/estado, sociedad de responsabilidad limitada u „otro”? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, es probable que sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar un montón de papeles para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4
Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. Aquí hay un par de excepciones:
Paso 5
Indique su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué ocurre si su domicilio es diferente al de su empresa?? Qué dirección debe indicar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si es un empresario individual que alquila una oficina, pero presenta su declaración de la renta utilizando la dirección de su casa, introduzca la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para cotejar sus 1099 con su formulario 1040.
Paso 6
En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que quiera rellenar esta casilla para mantener un registro de a quién ha proporcionado su número de identificación fiscal.
Paso 7
El IRS llama a esta sección Parte I, lo que tiene que hacer que te preguntes qué eran todos esos pasos que acabas de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su número de la Seguridad Social individual si es una empresa unipersonal, o su número de identificación de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunos propietarios únicos también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen su SSN en el Formulario W-9. Una vez más, hacer esto facilitará la correspondencia de cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará con su SSN.
¿Qué pasa si su empresa es nueva y no tiene un EIN?? Puede seguir rellenando un formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir „solicitado” en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo antes posible porque, hasta que lo consiga, estará sujeto a retenciones de seguridad. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones del paso 8, parte II, para obtener más información sobre la retención adicional.
Paso 8
En la parte II, debe dar fe de la veracidad de todos sus datos antes de firmar el formulario W-9. Mentir intencionadamente en un formulario de impuestos puede suponer que tenga que pagar una multa o ir a la cárcel; Hacienda no se anda con chiquitas. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:
1. El número que aparece en este formulario es mi número correcto de identificación de contribuyente (o estoy esperando que me den un número).
- Los contribuyentes deben utilizar números de identificación fiscal legítimos. Utilizar un número de identificación fiscal „prestado”, „robado” o „inventado” equivaldría a mentir bajo juramento y tendría graves consecuencias.
2. No estoy sujeto a la retención de seguridad porque (a) estoy exento de la retención de seguridad, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a la retención de seguridad como resultado de no haber declarado todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención de seguridad.
- La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención de seguridad. Si no tiene ni idea de lo que el IRS está hablando aquí, probablemente esté exento. Si no estás exento, Hacienda te lo habrá notificado, y la empresa que te paga tiene que saberlo porque está obligada a retener el impuesto sobre la renta de tu sueldo a un tipo fijo del 24% (a partir de 2020) y enviarlo a Hacienda. Por cierto, ahora ya sabes otra buena razón para no hacer trampas en tu declaración de la renta: Puede que tengas que contárselo a un futuro cliente, y eso puede hacer que la empresa se lo piense dos veces. El punto (c) básicamente dice que si alguna vez estuviste sujeto a la retención de seguridad pero ya no lo estás, nadie tiene que saberlo.
3. Soy un U.S. ciudadano de los EE.UU. o de otro país.S. persona.
- Si eres extranjero residente, no tienes problemas. El IRS también considera que es un „U.S. persona”: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio doméstico; y un fideicomiso doméstico. Si su empresa es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican normas especiales; lea sobre ellas en las instrucciones del formulario W-9. Si usted no es un U.S. ciudadano, es posible que tenga que rellenar el formulario W-8 o el formulario 8233 en su lugar.
4. El(los) código(s) FATCA introducido(s) en este formulario (si lo(s) hay) que indica(n) que estoy exento(s) de la declaración FATCA es(n) correcto(s).
- Probablemente no tenga que preocuparse por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras.
Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9
Firmar el formulario W-9
El formulario W-9 le indica que debe tachar el punto 2 si el IRS le ha notificado que está sujeto a una retención adicional porque no ha declarado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.
Puede tachar el punto 2 si rellena el formulario W-9 en relación con una transacción inmobiliaria. El punto 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a la retención de seguridad.
Ahora bien, si lees con atención la letra pequeña de las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de la gente no está obligada a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, sólo está obligado a firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcionó un TIN incorrecto. Sin embargo, dejando de lado los tecnicismos, la persona que le pidió que rellenara el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado.
Devolución del formulario W-9
Devuelva el formulario W-9 cumplimentado a la empresa que le pidió que lo rellenara. Lo ideal es que lo entregue en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si tiene que enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y comprobar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Existen servicios gratuitos en línea que le ayudarán a hacerlo, pero compruebe su reputación antes de confiarles sus documentos. Normalmente la empresa que tiene que presentar un W-9 a Hacienda te dará uno para que lo rellenes.
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