Qué es el formulario 941 del IRS: Declaración trimestral de impuestos federales del empleador?
En general, el empleador debe transferir electrónicamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) los impuestos laborales retenidos en forma mensual o quincenal. Esto incluye el impuesto federal sobre la renta retenido y la parte de la Seguridad Social y de Medicare correspondiente al empleador y al empleado. A continuación, una vez al trimestre, el empresario declara estos pagos en el formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empresario.
Cómo presentar el formulario 941: Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
El formulario 941 tiene seis páginas y consta de cinco partes. En la parte superior de la página 1, el empleador proporciona un nombre (incluyendo un nombre comercial si se utiliza uno), la dirección y el número de identificación del empleador (EIN). Además, el empleador indica el período de presentación:
- Primer trimestre (enero, febrero, marzo)
- Segundo trimestre (abril, mayo, junio)
- Tercer trimestre (julio, agosto, septiembre)
- Cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre)
Primera parte
La primera parte es donde el empleador informa del número de personal empleado, su remuneración y los impuestos adeudados. Esta parte también muestra si el empleador debe impuestos (saldo adeudado) o ha pagado impuestos sobre el empleo en exceso. Cualquier pago en exceso puede aplicarse al siguiente trimestre o recibirse como reembolso. La elección se indica marcando la casilla correspondiente en la línea 15.
Segunda parte
La segunda parte, que comienza en la mitad de la segunda página, explica el calendario de depósitos de impuestos sobre el empleo. El horario de depósito para la mayoría de los empleadores es mensual o quincenal. Si se deposita mensualmente, se introduce aquí un desglose de la obligación tributaria por mes. Los empleadores que depositan impuestos quincenalmente explican su responsabilidad fiscal por sus depósitos en el Anexo B. Hay un requisito de depósito al día siguiente para los impuestos que superan los 100.000 dólares. Los impuestos de menos de 2.500 dólares pueden pagarse con el formulario y no es necesario depositarlos.
Tercera parte
En la tercera parte, el empleador debe responder a dos preguntas: si la empresa cerró o dejó de pagar los salarios (y la fecha en que esto ocurrió), y si la empresa es un empleador estacional (y por lo tanto no es necesario presentar una declaración cada trimestre).
Partes cuatro y cinco
En la cuarta parte, se le pregunta al empleador si va a autorizar a un empleado, a un preparador de impuestos pagado o a otro tercero, como un contador público certificado (CPA), a hablar con el IRS en relación con la declaración. Si la respuesta es afirmativa, el empleador debe proporcionar el nombre de la persona designada, su número de teléfono y un número de identificación personal de cinco dígitos elegido por él mismo para que el IRS pueda confirmar la identidad de la persona.
En la quinta parte, el empleador firma, fecha y proporciona un número de teléfono durante el día.
Si el empleador utilizó un preparador pagado para completar el formulario, el preparador debe ingresar su información en la Parte Cinco. Esto incluye el nombre, el número de identificación fiscal del preparador (PTIN), el nombre de la empresa, el EIN del preparador o de la empresa, la dirección y el número de teléfono.
En caso de que el empleador deba impuestos sobre el empleo para el trimestre, el pago puede acompañar a la presentación del Formulario 941. El uso del Formulario 941-V: El comprobante de pago ayudará al IRS a procesar el pago correctamente.
El formulario 941 está disponible en el sitio web del IRS.
Impuestos declarados en el formulario 941: Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
Como se mencionó anteriormente, la Parte Uno es donde el empleador reporta la cantidad de impuestos pagados sobre los salarios, propinas y otras compensaciones. Hay cuatro tipos de impuestos:
Consideraciones especiales al presentar el formulario 941
Para pequeños empresarios
Un empleador que debe impuestos sobre el empleo de 1.000 dólares o menos para el año puede presentar el Formulario 944, Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador si se le da permiso del IRS para hacerlo. Llame al 800-829-4933 o envíe una solicitud por escrito, ya que debe recibir autorización antes de presentar este formulario en lugar del formulario 941.
Formularios modificados
Si necesita corregir el formulario 941, utilice el formulario 941-X, Adjusted Employer Quarterly Tax Return or Claim for Refund. Por ejemplo, si los salarios fueron subestimados o el impuesto de la Seguridad Social sobre las propinas fue sobreestimado, y usted descubre el error, este formulario se utiliza para corregirlo.
Lo más importante
Los impuestos sobre el trabajo son una gran responsabilidad. Aprenda más sobre qué pagos a los empleados están sujetos a impuestos y cómo calcular los impuestos sobre el empleo en las Publicaciones 15 del IRS (Circular E) y 15-B.
Fuentes del artículo
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