Qué es la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja es un método contable en el que los recibos de pago se registran durante el periodo en el que se reciben, y los gastos se registran en el periodo en el que se pagan realmente. En otras palabras, los ingresos y los gastos se registran cuando se recibe y se paga el efectivo, respectivamente.
La contabilidad de caja también se denomina contabilidad basada en el efectivo; y puede contrastarse con la contabilidad de devengo, que reconoce los ingresos en el momento en que se obtienen y registra los gastos cuando se incurre en los pasivos, independientemente del momento en que se reciba o pague el efectivo.
Puntos clave
- La contabilidad de caja es sencilla y directa. Las transacciones se registran sólo cuando el dinero entra o sale de una cuenta.
- La contabilidad de caja no funciona tan bien para las empresas más grandes o con un gran inventario, ya que puede ocultar la verdadera situación financiera.
- La alternativa a la contabilidad de caja es la contabilidad de devengo, en la que las transacciones se registran a medida que se obtienen ingresos y se incurre en gastos, independientemente del intercambio de efectivo.
Comprender la contabilidad de caja
La contabilidad de caja es una de las dos formas de contabilidad. La otra es la contabilidad de devengo, en la que los ingresos y los gastos se registran cuando se producen. Las pequeñas empresas suelen utilizar la contabilidad de caja porque es más sencilla y directa y proporciona una imagen clara de la cantidad de dinero que la empresa tiene realmente a mano. Las empresas, sin embargo, están obligadas a utilizar la contabilidad de ejercicio según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
Cuando las transacciones se registran según el criterio de caja, afectan a los libros de una empresa con un retraso respecto al momento en que se consuma la transacción. Como resultado, la contabilidad de caja suele ser menos precisa que la contabilidad de devengo a corto plazo.
La mayoría de las pequeñas empresas pueden elegir entre el método de contabilidad de caja o el de devengo, pero el IRS exige que las empresas con más de 25 millones de dólares de ingresos brutos anuales utilicen el método de devengo. Además, la Ley de Reforma Fiscal de 1986 prohíbe el uso del método de contabilidad de caja para las corporaciones C, los refugios fiscales, ciertos tipos de fideicomisos y las asociaciones que tienen socios de la Corporación C. Tenga en cuenta que las empresas deben utilizar el mismo método contable para los informes fiscales que para su propia contabilidad interna.
Ejemplo de contabilidad de caja
Según el método de contabilidad de caja, digamos que la empresa A recibe 10.000 dólares por la venta de 10 ordenadores vendidos a la empresa B el 2 de noviembre, y registra la venta como ocurrida el 2 de noviembre. El hecho de que la empresa B haya hecho el pedido de los ordenadores el 5 de octubre se considera irrelevante, porque no los pagó hasta que se entregaron físicamente el 2 de noviembre.
En cambio, con la contabilidad de devengo, la empresa A habría registrado la venta de 10.000 dólares el 5 de octubre, aunque todavía no hubiera cambiado de manos ningún efectivo.
Del mismo modo, en la contabilidad de caja las empresas registran los gastos cuando los pagan realmente, no cuando los incurren. Si la empresa C contrata a la empresa D para el control de plagas el 15 de enero, pero no paga la factura por el servicio realizado hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconocería hasta el 15 de febrero según la contabilidad de caja. Sin embargo, con la contabilidad de devengo, el gasto se registraría en los libros el 15 de enero, cuando se inició.
Limitaciones de la contabilidad de caja
Uno de los principales inconvenientes de la contabilidad de caja es que puede no ofrecer una imagen exacta de los pasivos en los que se ha incurrido (i.e. devengados) pero aún no pagados, por lo que la empresa podría parecer que está mejor de lo que realmente está. Por otro lado, la contabilidad de caja también significa que una empresa que acaba de completar un gran trabajo por el que está esperando el pago puede parecer menos exitosa de lo que realmente es porque ha gastado los materiales y la mano de obra para el trabajo pero aún no ha cobrado el pago. Por lo tanto, la contabilidad de caja puede exagerar o subestimar la situación de la empresa si los cobros o los pagos son particularmente altos o bajos en un período en comparación con otro.
También hay algunas consecuencias fiscales potencialmente negativas para las empresas que adoptan el método de contabilidad de caja. En general, las empresas sólo pueden deducir los gastos que se reconocen dentro del año fiscal en curso. Si una empresa incurre en gastos en diciembre de 2019, pero no realiza los pagos contra los gastos hasta enero de 2020, no podría reclamar una deducción para el año fiscal terminado en 2019, lo que podría afectar significativamente a los resultados de la empresa. Del mismo modo, una empresa que recibe el pago de un cliente en 2020 por servicios prestados en 2019 sólo podrá incluir los ingresos en sus estados financieros de 2020.
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