¿Qué es un programa de cumplimiento??
Un programa de cumplimiento es el conjunto de políticas y procedimientos internos de una empresa para cumplir con las leyes, normas y reglamentos o para mantener la reputación de la empresa. Un equipo de cumplimiento examina las normas establecidas por los organismos gubernamentales, crea un programa de cumplimiento, lo aplica en toda la empresa y hace cumplir el programa.
Puntos clave
- Los programas de cumplimiento establecen un conjunto de directrices y buenas prácticas que garantizan que los empleados de una empresa cumplen todas las leyes y reglamentos pertinentes.
- Los programas de cumplimiento ayudan a las empresas a proteger su marca de escándalos y demandas judiciales.
- Un programa de cumplimiento eficaz debe contar con políticas claras, una vía de comunicación saludable entre los empleados y los que supervisan el programa, y no rehuir la adopción de medidas correctivas cuando se infrinja el programa de cumplimiento.
Comprender los programas de cumplimiento normativo
Los principales reguladores financieros de Estados Unidos son la Junta de la Reserva Federal, la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) y la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA). Éstas y otras han establecido requisitos que deben ser seguidos, en su caso y en diversos grados, por los bancos, corredores de bolsa, gestores de activos y otras instituciones financieras.
Los programas de cumplimiento han crecido en importancia en la industria financiera desde el shock de la crisis financiera, pero las quejas vehementes de los banqueros han encontrado oídos receptivos de los republicanos en el gobierno federal. Se han realizado esfuerzos concertados para hacer retroceder la normativa destinada a evitar que algunos participantes en el sector financiero se excedan en sus intereses, pero el empuje de la política en D.C. No está claro qué cambios, si es que hay alguno, se producirán en última instancia.
Se supone que las empresas que cotizan en bolsa tienen sólidos programas de cumplimiento para seguir los requisitos establecidos por la SEC. En particular, deben cumplirse estrictamente los requisitos de presentación y los plazos. Los programas de cumplimiento también son importantes, aunque menos formales, en empresas grandes y pequeñas, públicas o no públicas.
Cuando no se aplican los requisitos de una autoridad reguladora, el programa de cumplimiento de una empresa aborda la conducta de los empleados para que se atengan a las políticas internas (e.g., gastar los fondos de la empresa o el trato a las mujeres) y, lo que es más importante, mantener la reputación de la empresa entre sus clientes, proveedores, empleados e incluso la comunidad donde se encuentra la empresa. Los departamentos de cumplimiento normativo han aumentado su prestigio debido a su función de mantener a sus empresas fuera del agua caliente con los reguladores, los clientes, los accionistas y los medios de comunicación y el público en general.
Cómo crear un programa de cumplimiento
Si bien puede haber diferentes tipos de programas de cumplimiento -los que se ocupan de seguir de cerca las regulaciones financieras o de asegurar que el lugar de trabajo esté libre de discriminación y acoso sexual- cada programa de cumplimiento debe tener algunos elementos clave.
Tras la aprobación de la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible, el gobierno esbozó siete componentes de un sólido programa de cumplimiento para los proveedores de atención sanitaria. La presentación identificó los siguientes elementos.
Políticas escritas, procedimientos y normas de conducta
El primer paso para implementar un programa de cumplimiento es asegurarse de que su programa de cumplimiento tiene políticas y expectativas claramente definidas. Permitir que el programa escrito esté disponible para todos los empleados, actualizar y revisar regularmente las políticas, y asegurar que los nuevos empleados revisen el programa dentro de los 90 días siguientes a su incorporación es esencial para el éxito de un programa de cumplimiento.
Supervisión del programa de cumplimiento
Una vez que las expectativas del programa estén claramente definidas, tendrá que asignar un responsable de cumplimiento o un comité de cumplimiento para supervisar el programa. Este empleado o grupo de empleados debe tener un historial y un profundo conocimiento del comportamiento ético y, dependiendo de cómo esté estructurada la empresa, debe informar directamente al director general.
Formación y educación
Un aspecto crucial de la implementación de un programa de cumplimiento en el lugar de trabajo es dedicar tiempo y dinero a garantizar que todos los empleados estén familiarizados con el nuevo conjunto de normas del programa y reciban la formación adecuada. Esto debe incluir a los nuevos empleados, así como las revisiones frecuentes con todos los empleados actuales.
La organización de reuniones anuales o trimestrales en toda la empresa para abordar cualquier preocupación o actualización relativa al programa de cumplimiento, así como la garantía de que todos los nuevos empleados completen la formación sobre el cumplimiento en sus primeros meses de empleo, ayudarán a mantener un programa de cumplimiento exitoso.
Abrir las líneas de comunicación
Otro aspecto importante de la ejecución de un programa de cumplimiento exitoso es asegurarse de que los empleados de todos los niveles sientan que tienen una vía abierta para expresar sus preguntas o preocupaciones sobre el programa de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deben permitir que los empleados informen de las infracciones y aborden los problemas éticos a través de una plataforma anónima. Además, los responsables del cumplimiento deben estar disponibles y ser accesibles para los empleados que tengan preguntas específicas sobre el programa de cumplimiento.
Establecer una vía de comunicación sólida entre los que supervisan el programa de cumplimiento y los empleados que cubre es esencial para garantizar que las infracciones 1) se denuncien y puedan evitarse en el futuro.
Auditoría y supervisión
Debe implantarse un sistema de auditoría y supervisión para medir la eficacia del programa de cumplimiento, garantizar el cumplimiento de la normativa externa e identificar los riesgos de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deben ser revisados regularmente como parte de las operaciones normales, sin embargo, también deben estar sujetos a una auditoría externa formal. Debe realizarse una auditoría al menos una vez al año. El auditor debe presentar un informe escrito de sus conclusiones.
Disciplina coherente
Uno de los elementos de un programa de cumplimiento eficaz es que se aplique realmente. El programa de cumplimiento debe incluir políticas claras y escritas que apliquen medidas disciplinarias adecuadas a quienes no cumplan con las expectativas y políticas del programa. Estas acciones disciplinarias deben aplicarse cuando se produzcan las siguientes situaciones: incumplimiento, no detectar el incumplimiento cuando la debida diligencia debería haber proporcionado pistas obvias, y no informar de los casos de incumplimiento.
Como puede ver, la aplicación de las medidas disciplinarias necesarias será más fácil si se cumplen los pasos anteriores, en particular, tener expectativas claramente definidas y una política de puertas abiertas.
Acción correctiva
Por último, cuando se hayan seguido todos los pasos anteriores y se descubra un riesgo de cumplimiento o una vulnerabilidad importante, ya sea a través de una auditoría, una infracción de cumplimiento o una revisión interna, el comité de cumplimiento debe tomar medidas oportunas y decisivas que reduzcan el riesgo de incumplimiento.