Qué es un plan de cuentas (COA)?
Un plan de cuentas (COA) es un índice de todas las cuentas financieras del libro mayor de una empresa. En resumen, se trata de una herramienta de organización que proporciona un desglose digerible de todas las transacciones financieras que una empresa realizó durante un periodo contable específico, desglosado en subcategorías.
Puntos clave
- Un plan de cuentas (COA) es una herramienta de organización financiera que proporciona un listado completo de cada cuenta del libro mayor de una empresa, desglosado en subcategorías.
- Se utiliza para organizar las finanzas y ofrecer a las partes interesadas, como los inversores y los accionistas, una visión más clara de la salud financiera de una empresa.
- Para facilitar a los lectores la localización de cuentas específicas, cada gráfico de cuentas suele contener un nombre, una breve descripción y un código de identificación.
Cómo funcionan los gráficos de cuentas (COA)
Las empresas utilizan un plan de cuentas (COA) para organizar sus finanzas y ofrecer a las partes interesadas, como los inversores y accionistas, una visión más clara de su salud financiera. La separación de los gastos, los ingresos, los activos y los pasivos ayuda a conseguirlo y a garantizar que los estados financieros cumplan con las normas de información.
La lista de cada cuenta que posee una empresa suele mostrarse en el orden en que aparecen las cuentas en sus estados financieros. Esto significa que las cuentas del balance, el activo, el pasivo y los fondos propios se enumeran en primer lugar, seguidas de las cuentas de la cuenta de resultados: ingresos y gastos.
En el caso de una pequeña empresa, los COA pueden incluir estas subcuentas en la cuenta de activos:
- Efectivo
- Cuenta de ahorro
- Saldo de caja menor
- Cuentas por cobrar
- Fondos no depositados
- Activos del inventario
- El seguro prepagado
- Vehículos
- Edificios
La cuenta de pasivos puede tener subcuentas, como por ejemplo
- La tarjeta de crédito de la empresa
- Pasivo acumulado
- Cuentas por pagar
- Pasivo de las nóminas
- Documentos a pagar
Los fondos propios pueden desglosarse en las siguientes cuentas:
- Acciones ordinarias
- Acciones preferentes
- Beneficios retenidos
Para facilitar a los lectores la localización de cuentas concretas, cada plan de cuentas suele contener un nombre, una breve descripción y un código de identificación. A cada cuadro de la lista se le asigna un número de varios dígitos; todas las cuentas de activo suelen empezar por el número 1, por ejemplo.
Esta es una manera de pensar en cómo los COAs se relacionan con sus propias finanzas. Digamos que tiene una cuenta corriente, una cuenta de ahorro y un certificado de depósito (CD) en el mismo banco. Cuando acceda a su cuenta en línea, normalmente irá a una página de resumen que muestra el saldo de cada cuenta. Del mismo modo, si utiliza un programa en línea que le ayuda a gestionar todas sus cuentas en un solo lugar, como Mint o Personal Capital, lo que está viendo es básicamente lo mismo que el COA de una empresa. Puede ver todos sus activos y pasivos, todos en una página.
Ejemplo de un COA
Dentro de las cuentas de la cuenta de resultados, los ingresos y los gastos podrían desglosarse en ingresos de explotación, gastos de explotación, ingresos no de explotación y pérdidas no de explotación. Además, las cuentas de ingresos y gastos de explotación podrían organizarse además por función empresarial y/o por divisiones de la empresa.
Muchas organizaciones estructuran su COA de manera que la información de los gastos se recopila por separado por departamento; así, el departamento de ventas, el de ingeniería y el de contabilidad tienen todos el mismo conjunto de cuentas de gastos. Ejemplos de cuentas de gastos son el coste de las mercancías vendidas (COGS), los gastos de depreciación, los gastos de servicios públicos y los gastos salariales.
Consideraciones especiales
Los COA pueden diferir y adaptarse para reflejar las operaciones de una empresa. Sin embargo, también deben respetar las directrices establecidas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y los principios contables generalmente aceptados (GAAP).
Es de vital importancia que los COAs se mantengan igual de un año a otro. De esta forma se garantiza que se puedan realizar comparaciones precisas de las finanzas de la empresa a lo largo del tiempo.