Qué es un vale?
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para reunir y archivar todos los documentos justificativos necesarios para aprobar el pago de un pasivo. Los gobiernos también pueden emitir vales canjeables por diversos programas, como los de elección de escuela, vivienda o iniciativas de bienestar social.
Un vale también puede referirse a un documento, como un cupón o un billete, que se puede canjear por algún bien o servicio. Esto es muy común en el sector de la hostelería. Por ejemplo, las aerolíneas, los hoteles y los restaurantes pueden emitir vales que pueden canjearse por habitaciones, vuelos o tarifas.
Puntos clave
- Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa que contiene los documentos justificativos de una factura.
- Los vales son esencialmente los documentos de respaldo de las cuentas por pagar, que son las facturas que deben las empresas a los vendedores y proveedores.
- Los documentos de un comprobante pueden incluir la factura del proveedor, el importe adeudado, la fecha de vencimiento, las cuentas del libro mayor y los recibos de envío.
- Se suman todos los importes de los comprobantes pendientes de pago, y la única suma global se registra como cuentas por pagar en el balance.
- Los gobiernos y las empresas privadas también utilizan vales, que pueden canjearse por diversos bienes o servicios.
Comprender los comprobantes
Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo que las empresas deben a los vendedores y proveedores.
El vale es importante porque es un mecanismo de control contable interno que garantiza que cada pago está debidamente autorizado y que los bienes o servicios adquiridos se reciben realmente.
Las empresas tienen diversas obligaciones financieras a corto plazo con proveedores y vendedores a lo largo de un ejercicio contable. Una empresa puede necesitar comprar existencias o materias primas a los proveedores que se utilizan en la producción de los bienes de la empresa. Los proveedores conceden esencialmente una prórroga de crédito a la empresa que permite el pago en un futuro próximo, por ejemplo a 30, 60 o 90 días.
Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos justificativos que muestran el dinero que se debe y los pagos a un proveedor o vendedor por una deuda pendiente. El vale y los documentos necesarios se anotan en el registro de vales.
Requisitos de un comprobante
Algunos de los documentos justificativos de un bono pueden ser:
- Factura del proveedor
- Nombre del vendedor o proveedor al que se va a pagar
- Las condiciones de pago, como el importe adeudado, la fecha de vencimiento y los descuentos concedidos por el proveedor por el pago anticipado de la factura
- La orden de compra de la empresa
- El recibo que muestra que la empresa ha recibido las mercancías del proveedor
- Las cuentas del libro mayor que se utilizarán para la contabilidad
- Firmas de representantes autorizados en la empresa para la compra y el pago
- El comprobante de pago y la fecha una vez que se ha pagado la factura al proveedor
Los comprobantes a menudo contienen fechas de caducidad, además de diversos términos, condiciones y restricciones. Asegúrese de entenderlos para poder canjearlos con éxito.
Consideraciones especiales
El importe total de todos los comprobantes que tienen saldos pendientes de pago se registran como cuentas por pagar en el balance. Una vez que el vale se ha pagado, el comprobante de pago se incluye en el vale y se registra como un vale pagado.
Los comprobantes de la empresa son una fuente clave de pruebas cuando se realiza una auditoría. Un auditor lleva a cabo una serie de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de errores materiales. Los comprobantes documentan que los bienes adquiridos se recibieron realmente, lo que apoya la afirmación del auditor de que los bienes y servicios contabilizados en los estados financieros existen realmente.
Los comprobantes también justifican los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documentan las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción.
El uso de un sistema de comprobantes también reduce el riesgo de que los empleados se confabulen para robar activos de la empresa. Las empresas emplean la segregación de funciones para evitar el robo por parte de los empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que las tareas son realizadas por varias personas y crea un rastro de papel para que un auditor pueda confirmar que las funciones se separaron correctamente.
Ejemplo de comprobante
Un restaurante local encarga carne y pescado cada pocos días a sus proveedores. El gerente del restaurante rellena una orden de compra por 30 libras de carne, y el propietario rubrica la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del mismo se compara con la orden de compra para garantizar que el envío coincide con lo que se pidió. El restaurante rellena un recibo de envío para documentar el proceso, y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.
El comprobante, que es una portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo de envío y la factura. El importe de la compra se añade y se registra en las cuentas a pagar del balance hasta que se paga. El propietario revisa toda la información del comprobante antes de firmar un cheque.
El vale también incluye las cuentas del libro mayor utilizadas para registrar la transacción. El restaurante, por ejemplo, puede cargar la cuenta de existencias de carne y abonar la cuenta de efectivo para registrar el pago. El recibo del pago y la fecha se registran para demostrar que el comprobante ha sido pagado. Las cuentas por pagar reflejarán el saldo más bajo debido a la factura pagada, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.
¿Por qué es importante un comprobante??
La importancia de un comprobante radica en el hecho de que es un mecanismo de control contable interno que garantiza que cada pago está debidamente autorizado y que el artículo comprado se recibe realmente.
Cómo son de útiles los comprobantes?
Los comprobantes son fundamentales cuando se realiza una auditoría. Sirven como fuente clave de pruebas, ya que documentan que los bienes y servicios contabilizados en los estados financieros existen realmente. También corroboran los pagos en efectivo de la empresa a partes externas, como los proveedores. Además, los vales también actúan como una herramienta de control y equilibrio y reducen el riesgo de robo por parte de los empleados.
Qué incluye un comprobante?
Un comprobante suele incluir todos los documentos justificativos que demuestran el dinero que se debe y los pagos realizados por una deuda pendiente. Algunos de los documentos más comunes son la factura del proveedor, el nombre del proveedor, las condiciones de pago, como el importe adeudado, la fecha de vencimiento y los descuentos concedidos por el proveedor por el pago anticipado de la factura, la orden de compra de la empresa, la recepción de las mercancías, las cuentas del libro mayor, las firmas de los representantes autorizados, el comprobante de pago de la factura y la fecha de pago.
Qué es un vale de vivienda de la sección 8?
El Programa de Vales de Elección de Vivienda, también conocido como vivienda de la Sección 8, es un programa federal que ayuda a las familias de bajos ingresos o discapacitadas a obtener una vivienda privada asequible. Las familias que reúnen los requisitos pueden utilizar sus vales para cualquier tipo de vivienda y no están limitadas a proyectos de viviendas subvencionadas o unidades de apartamentos.
Qué es un bono escolar?
Un vale escolar da a las familias que cumplen los requisitos el derecho a elegir una escuela privada o concertada, utilizando una parte de la financiación estatal que de otro modo se reservaría para las escuelas públicas.