Qué es una solicitud de presupuesto (RFQ)?
Una solicitud de presupuesto (RFQ), también conocida como licitación (IFB), es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y contratistas seleccionados que presenten presupuestos y ofertas para tener la oportunidad de realizar determinadas tareas o proyectos. El proceso de petición de oferta es especialmente importante para las empresas que necesitan un suministro constante de un número específico de productos estándar. Las empresas pueden enviar peticiones de oferta solas o antes de una solicitud de propuesta (RFP).
Cómo funcionan las solicitudes de presupuesto
Un RFQ suele ser el primer paso para presentar una solicitud de propuesta (RFP). Estos dos documentos son similares, ya que proporcionan detalles del proyecto o los servicios requeridos, pero las peticiones de oferta suelen solicitar un presupuesto más completo. Además, las empresas suelen diseñar peticiones de oferta para productos genéricos en los que se conoce la cantidad necesaria, y las peticiones de oferta son para proyectos únicos y de nicho en los que se desconocen las cantidades y especificaciones.
Puntos clave
- Una solicitud de presupuesto (RFQ) es un proceso comercial en el que una empresa solicita presupuestos a proveedores y contratistas seleccionados para una tarea o proyecto específico.
- Una petición de oferta puede enviarse sola o junto con una solicitud de propuesta (RFP).
- Una empresa suele enviar una petición de oferta cuando se conoce la cantidad de un producto estándar y las necesidades son continuas.
- Las peticiones de oferta no generan ofertas y presupuestos no solicitados, ya que las empresas se dirigen a vendedores y contratistas específicos.
Además de los precios, las peticiones de oferta pueden incluir detalles como las condiciones de pago, los factores que podrían influir en la selección de la oferta por parte de la empresa, el plazo de presentación, etc. Una agencia gubernamental que quiere comprar 500 ordenadores con un tamaño de disco duro y una velocidad de procesamiento específicos, por ejemplo, enviaría una petición de oferta a varios proveedores como posibles licitadores.
Dado que el formato de la petición de oferta es uniforme dentro de una empresa determinada, cuando las peticiones de oferta vuelven con cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente. Normalmente, un proceso de petición de oferta consta de cuatro secciones: la fase de preparación, la fase de procesamiento, la fase de adjudicación y la fase de cierre. Por lo general, la empresa adjudicará el contrato al proveedor que cumpla los criterios mínimos de calificación y presente la oferta más baja.
Consideraciones especiales
Las peticiones de oferta no son anuncios públicos. Dado que la empresa solicitante sólo envía peticiones de oferta a empresas en las que confía, no necesita preparar una larga documentación de adquisición. Además, a diferencia de una licitación pública, una empresa puede recibir sólo el número de ofertas que ha solicitado, lo que también ahorra tiempo.
El uso de una petición de oferta reduce el tiempo necesario para adquirir bienes o servicios. También ofrece cierto grado de seguridad, ya que la empresa sólo recibirá ofertas de los proveedores que prefiera. Por otro lado, dado que las peticiones de oferta reducen la competencia, una empresa puede dejar de recibir el precio más bajo disponible o de conocer nuevos proveedores de alta calidad.
Cuando una empresa recibe un presupuesto en respuesta a una petición de oferta, no es una oferta ni un contrato vinculante. El solicitante ofrecerá el trabajo a su proveedor elegido enviándole una orden de compra, que, de hecho, es un contrato que especifica los términos y condiciones del trabajo. Cuando un proveedor acepta y firma la orden de compra, comienza el contrato.