Qué es una exigencia?
Una solicitud se refiere al proceso de pedir formalmente un servicio o artículo, normalmente utilizando un formulario de solicitud de compra u otro documento estandarizado. El proceso de requisición es una forma estandarizada de llevar el control y la contabilidad de todas las requisiciones realizadas dentro de una empresa.
Puntos clave
- Una solicitud es una petición formal para obtener un producto o servicio, normalmente iniciada por una empresa.
- El proceso de solicitud suele requerir el uso de documentos estandarizados, conocidos como formularios de solicitud, para mantener una pista de auditoría a lo largo del proceso, aunque hoy en día la mayoría de ellos son formularios electrónicos.
- Las requisiciones suelen utilizarse para adquirir suministros adicionales, materias primas u horas de trabajo para lograr un mejor control de las existencias.
- Los sistemas Procure-to-Pay (P2P) automatizan completamente el proceso de compra, desde la solicitud hasta el pago al proveedor.
- Marcador de posición
Cómo funciona una solicitud de compra
Una requisición inicia la solicitud de una acción específica y también registra esa acción para las necesidades de informes posteriores. Por ejemplo, los empleados de una empresa utilizarán una solicitud de compra si necesitan suministros adicionales. En un tiempo, las solicitudes se hacían mediante formularios de papel, pero la mayoría de las empresas utilizan ahora procesos de solicitud digitales que permiten un seguimiento más fácil del proceso, incluida una contabilidad del inventario pertinente. Este tipo de solicitudes suele actualizar automáticamente el inventario para mejorar el control.
Un proceso de solicitud formalizado mejora la eficiencia y la responsabilidad en todos los puntos de contacto. A diferencia de los empleados que toman los suministros que quieren cuando los quieren, la solicitud de compra proporciona un método más controlado y documentado para gestionar los inventarios de suministros internos y la demanda futura. Por ejemplo, en la profesión médica, los médicos rellenan un formulario de solicitud cuando piden pruebas de laboratorio. Estos formularios digitales incluyen la identificación del paciente y otra información médica, asegurando que los pacientes reciban las pruebas de laboratorio correctas.
Formularios de solicitud estandarizados
Los formularios de solicitud suelen incluir el nombre de la persona que realiza la solicitud, la fecha de la misma, los artículos solicitados, la fecha de entrega, el lugar de entrega y el departamento responsable de cumplir la solicitud. Los formularios también incluyen la firma de la persona que realiza la solicitud y la fecha de realización. En las grandes empresas con múltiples ubicaciones y compras centralizadas, estos procesos de solicitud son fundamentales para mantener la productividad de los empleados.
Otro ejemplo de proceso de requisición ocurre dentro del mundo de las finanzas cuando los accionistas deciden requisar al consejo de administración de una empresa para que vote sobre las resoluciones propuestas. En esencia, un proceso de solicitud es un procedimiento documentado y formalizado, clave para mejorar la eficiencia en un entorno empresarial.
Requisición de compra frente a. Orden de compra
Una requisición de compra es un formulario interno utilizado para adquirir bienes y servicios y no tiene obligaciones contractuales legales o vinculantes. Una orden de compra es un acuerdo contractual utilizado por las empresas cuando piden bienes y servicios a un proveedor externo. Por ejemplo, una empresa que pide material de oficina emitirá una orden de compra en la que se detallan los artículos que se van a comprar, sus precios, las condiciones de pago, las fechas de entrega y cualquier descuento especial que se ofrezca por pago anticipado.
El formulario de solicitud de compra interna en una empresa es para los empleados que desean solicitar suministros para sus departamentos o para ellos mismos. A menudo, estos formularios requieren la firma del director.
Ejemplo de solicitud de compra
Para entender mejor el proceso de requisición, considere el siguiente ejemplo. El equipo de formación y desarrollo de una empresa de seguros médicos necesita nuevos suministros para su programa de formación. El jefe de equipo debe solicitar estos suministros a través del sistema automatizado de solicitudes de la empresa.
El jefe busca en un catálogo y selecciona un surtido de productos para el equipo. Una vez completado el formulario de solicitud, se presenta a la dirección para su aprobación. El gerente revisa, aprueba y envía la solicitud al departamento de compras.
Al igual que el director, el departamento de compras revisa y aprueba la solicitud. Si hay errores o no se incluye suficiente información, la solicitud puede devolverse al gestor o al solicitante para que la actualicen. En este ejemplo, no hay errores ni omisiones; por lo tanto, se crea una orden de compra para el proveedor. La orden de compra enumera los detalles del pedido, como el tipo de producto y la cantidad necesaria. Una vez finalizada, la orden de compra se envía al proveedor para su cumplimiento.
El proveedor recibe el pedido y, si lo acepta, contrata con el comprador los productos solicitados. La orden de compra hace las veces de contrato. El proveedor entrega los productos según lo solicitado y recibe el pago.
Consideraciones especiales
Los sistemas „Purchase-to-pay” (P2P) agilizan y automatizan el proceso de solicitud y adquisición de las empresas. Estos sistemas se encargan de tres procesos principales: la solicitud, la compra y el pago. Al automatizar estos procesos, los sistemas de compra a pago aumentan la eficiencia y la precisión en la contabilidad.
Los sistemas „Purchase-to-pay” pueden reducir los costes en aproximadamente un 80%.
El proceso automatizado comienza con la requisición. Los usuarios reciben un catálogo de productos o servicios. Los artículos se seleccionan y se guardan en una cesta de la compra. La solicitud se envía a la dirección para su aprobación y, una vez recibida, el sistema pasa al proceso de compra y se finaliza una vez que se realiza el pago al proveedor.
Preguntas frecuentes sobre la requisición
Qué es lo que se solicita?
La propiedad requisada es una propiedad tomada por el gobierno, como en el caso del dominio eminente. En la U.S., la Quinta Enmienda exige que el gobierno compense al propietario de los bienes incautados; sin embargo, el importe de la contraprestación no tiene por qué ser el valor total de mercado de los bienes.
Qué es una solicitud de empleo?
Una solicitud de empleo es una petición formal para contratar a alguien para un trabajo. La solicitud contiene los detalles del trabajo, incluidas las cualificaciones deseadas del candidato, los requisitos de la función y los detalles del trabajo. Algunas empresas también publican el salario objetivo o el rango salarial en la requisición.
Qué es la conciliación de requisiciones en contabilidad?
La conciliación de pedidos en contabilidad es el proceso mediante el cual se comparan dos conjuntos de registros para comprobar su exactitud, integridad y coherencia. La comparación ayudará a identificar y explicar las discrepancias. De acuerdo con los principios contables generalmente aceptados (PCGA), el método de contabilidad por partida doble exigido ayuda a determinar cuándo y dónde existen errores.
El resultado final
Una requisición es una solicitud formal de un producto o servicio. Las solicitudes pueden presentarse de forma manual o electrónica. Un proceso de requisición estructurado mejora la eficacia y la responsabilidad. Los sistemas Procure-to-pay automatizan completamente el proceso de adquisición, desde la solicitud hasta el pago, lo que aumenta la precisión y la eficacia.
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