¿Qué es un plan de cafetería??
Un plan de cafetería es un plan de beneficios para empleados que permite al personal elegir entre una variedad de beneficios antes de impuestos. Los empleados pueden aportar una parte de sus ingresos brutos antes de que se calculen y deduzcan los impuestos. Los planes suelen incluir opciones como prestaciones de seguro y beneficios que ayudan a los empleados en diversos acontecimientos de la vida, como la adopción. Un plan de cafetería también se denomina plan de beneficios flexibles o plan de la Sección 125.
Puntos clave
- Los planes de cafetería permiten a los empleados elegir entre una variedad de beneficios antes de impuestos.
- Estos planes suelen ser más flexibles que otros.
- Los empleados disponen de varias opciones antes de impuestos, como prestaciones de seguro, planes de jubilación y prestaciones que ayudan a afrontar los acontecimientos de la vida.
- Los planes de cafetería pueden ser más complejos y requieren más tiempo para su administración.
Cómo funcionan los planes de cafetería
Un plan de cafetería recibe su nombre de una cafetería pero no tiene nada que ver con la comida. Al igual que los individuos seleccionan la comida en una cafetería, los empleados pueden elegir las prestaciones de su preferencia antes de que se calculen los impuestos sobre la nómina entre un conjunto de opciones ofrecidas por sus empleadores. Estos planes son cada vez más útiles a medida que aumenta la diversidad en las plantillas y los empleados buscan prestaciones más personalizadas que se adapten a sus necesidades.
Las selecciones del plan de cafetería incluyen opciones de seguro como las contribuciones a las cuentas de ahorro para la salud (HSA), el seguro de vida colectivo y el seguro de invalidez. Otras opciones populares son los planes de ayuda a la adopción, las cuentas de gastos flexibles y las prestaciones en efectivo.
Las selecciones de planes flexibles permiten a los empleados adaptar un plan de cafetería a sus necesidades específicas. Por ejemplo, la mejor selección para un empleado que se jubila puede ser hacer aportaciones a su plan 401(k), mientras que un empleado con una familia numerosa puede ser más adecuado un plan de salud con amplia cobertura.
El artículo 125 del Código de Rentas Internas (IRC) especifica que los planes de cafetería están exentos del cálculo de la renta bruta a efectos del impuesto sobre la renta federal. No se deducen impuestos federales ni de la Seguridad Social. Sin embargo, algunas prestaciones -como los seguros de vida colectivos que superan los 50.000 dólares o las prestaciones de ayuda a la adopción- requieren que los empleadores retengan tanto los impuestos de la Seguridad Social como los de Medicare.
Consideraciones especiales
Los empleados deben calcular cuánto dinero van a aportar a su plan de cafetería antes de que comience el año fiscal. La cantidad de dinero elegida se divide por el número de períodos de nómina y se deduce de cada cheque de pago durante la duración del plan.
Los fondos asignados pero no gastados por el empleado se pierden. Por ejemplo, si Juan asigna 2.000 dólares para gastos médicos pero sólo gasta 1.500, acaba perdiendo 500 dólares. Los empleados que superan el importe de gasto asignado pagan una prima parcial a su empresa. Así, si Emma gasta 1.000 dólares por encima de su contribución asignada, paga una parte de esa cantidad ella misma.
La desventaja de un plan de cafetería es que suele llevar más tiempo administrarlo y suele ser más complejo.
La configuración individualizada de los planes de cafetería los hace más complejos y largos de administrar. Los empleadores deben mantener una comunicación constante con cada empleado sobre los cambios en el coste de las prestaciones, su cobertura y el uso que hacen de ellas.
Las circunstancias cambiantes de los empleados pueden dar lugar a una administración continua. Esto se puede subsanar en parte si sólo se permite al personal cambiar sus prestaciones periódicamente. Por ejemplo, una empresa puede permitir a los empleados cambiar sus beneficios del plan de cafetería sólo una vez al año. Si un empleado utiliza todas las prestaciones de su plan y deja la empresa antes de haber pagado su contribución anual, el empresario incurre en una pérdida.
Ventajas y desventajas de los planes de cafetería
Uno de los principales beneficios de los planes de cafetería es el hecho de que reducen la carga fiscal del individuo. Al realizar las aportaciones al plan antes de impuestos, los empleados reducen sus ingresos brutos de los que se deducen los impuestos sobre la nómina. Así, cuanto más bajos sean los ingresos brutos, menores serán las deducciones fiscales. Pero, como ya se ha dicho, al tratarse de opciones y planes individualizados, pueden requerir mucho tiempo para su mantenimiento y administración, lo que supone un gasto elevado para los empresarios.
Los empleados pueden elegir entre las prestaciones no imponibles y las imponibles de los planes de cafetería. Las prestaciones no imponibles, como las opciones de seguro y las contribuciones a la jubilación, se consideran opciones no imponibles. Permiten al empleado contribuir a estos planes sin incurrir en penalizaciones fiscales, lo que supone un gran beneficio y una ventaja para la cuenta de resultados del empleado.
Pero los planes de cafetería tienen inconvenientes, sobre todo si el empleado elige una prestación imponible como el dinero en efectivo. En estos casos, el trabajador deberá tributar en el ejercicio fiscal por el importe de la prestación económica recibida.
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