Definición de plan contable

Qué es un plan contable?

Un plan contable es un plan que sigue la normativa del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos empresariales en los que el reembolso no se contabiliza como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retenciones de impuestos ni a la presentación de informes W-2. Sin embargo, estos gastos deben estar relacionados con la empresa para que entren dentro de un plan contable.

Puntos clave

  • Un plan de responsabilidad es un proceso de reembolso a los empleados por sus gastos relacionados con el trabajo.
  • Los planes contables no están sujetos a impuestos, ya que no se consideran una forma de compensación a los trabajadores.
  • Los costes sólo pueden considerarse parte de un plan contable si están relacionados con el negocio, se informan con precisión y se devuelven los reembolsos excesivos. 
  •  Si un gasto reembolsado se considera no contable, entonces está sujeto a la imposición del IRS. El exceso de fondos debe devolverse generalmente en un plazo de 120 días.

Cómo funciona un plan contable

Un plan responsable difiere de un plan no responsable. Si el plan de reembolso de una empresa no sigue los requisitos del IRS para un plan contable, el plan no es contable, y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe ser reportado en el formulario W-2 del empleado.

Según las normas del IRS, en el marco de un plan contable, los gastos se reembolsan si están relacionados con la empresa y se contabilizan adecuadamente. Además, las cantidades pagadas en exceso de los costes reales deben ser devueltas a la empresa en un plazo determinado.

Los gastos relacionados con el negocio en los que incurren los empleados pueden incluir cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. Los empleados están obligados a contabilizar adecuadamente los gastos con registros y a devolver cualquier exceso de reembolso en un periodo de tiempo razonable.

Los empleadores no están obligados a presentar los detalles de su plan al IRS, pero deben ser capaces de demostrar que cumplen los requisitos de un plan responsable.

Los empleadores a menudo pueden utilizar requisitos más estrictos del plan de contabilidad que los publicados por el IRS.

Requisitos de un plan contable

Los requisitos de un plan contable son que estén relacionados con la empresa, que los gastos de los empleados se contabilicen adecuadamente a su empleador de forma razonable y oportuna, y que cualquier exceso de reembolso se devuelva al empleador en un plazo razonable.

Para que los gastos se consideren relacionados con la empresa, deben cumplir (a grandes rasgos) los siguientes requisitos: que los costes se produzcan en el transcurso de la actividad laboral, y que cualquier gasto que se mezcle entre un gasto personal y un gasto de empresa se contabilice adecuadamente como tal, dividiendo el gasto entre el empleador y el empleado.

Un ejemplo común es el de un coche personal que se utiliza para los viajes de negocios: en tal caso, se puede esperar que un empleado contabilice los kilómetros que se incurrieron durante el curso de su transporte personal y el transporte relacionado con el trabajo, dividiendo los costos adecuadamente.

La contabilidad adecuada suele estar sujeta a la confirmación de terceros para demostrar que los fondos de los empleados estaban relacionados con la empresa. Los recibos son una forma común de justificación por parte de terceros que los empleados utilizarán para demostrar la legitimidad de sus solicitudes de financiación.

Sin embargo, hay excepciones a esta norma, como los casos de gastos no relacionados con el alojamiento que ascienden a menos de 75 dólares, el reembolso de comidas que se ajusta a las normas de dietas del IRS y los gastos de transporte para los que es difícil obtener un comprobante oficial de pago, como los taxis, el metro y los autobuses. En general, la expectativa de devolución de los fondos de reembolso excedentes es que dichos fondos se devuelvan al empleador dentro de los 120 días siguientes a su desembolso.

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