Definición de nómina

Qué es la nómina?

Nómina es la remuneración que una empresa debe pagar a sus empleados durante un período determinado o en una fecha determinada. Suele ser gestionada por el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa. Las nóminas de las pequeñas empresas pueden ser gestionadas directamente por el propietario o por un asociado.

Cada vez más, las nóminas se subcontratan a empresas especializadas que se encargan de procesar las nóminas, los beneficios de los empleados, los seguros y las tareas contables, como la retención de impuestos. Muchas empresas fintech de nóminas, como Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel y Wagestream, están aprovechando la tecnología para simplificar los procesos de nóminas. Estas soluciones pagan a los empleados con mayor comodidad y rapidez y proporcionan documentos digitales relacionados con la nómina con servicios innovadores habilitados por la tecnología que requiere la economía de los gigas y la subcontratación.

La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y a la cantidad de compensación que se debe a cada uno de ellos. La nómina es un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible, lo que significa que el gasto puede deducirse de los ingresos brutos, reduciendo así los ingresos imponibles de la empresa. Las nóminas pueden diferir de un periodo de pago a otro debido a las horas extras, el pago por enfermedad y otras variables.

Puntos clave

• La nómina es la remuneración que una empresa debe pagar a sus empleados durante un periodo determinado y en una fecha determinada.
• El proceso de nóminas puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, el cálculo de la paga y la distribución de los pagos mediante depósito directo o cheque.
• Sin embargo, las empresas también deben llevar la contabilidad, los registros y reservar fondos para los impuestos de Medicare, la Seguridad Social y el desempleo.
• Las empresas pueden recurrir a servicios profesionales y externalizar sus nóminas o utilizar un software basado en la nube si no quieren hacerlo ellas mismas.
• El cálculo de las nóminas implica muchos componentes y puede ser complejo.

Entender la nómina

La nómina es el proceso de pago a los empleados de una empresa, que incluye el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de la paga de los empleados y la distribución de los pagos a través de un depósito directo en las cuentas bancarias de los empleados o mediante un cheque. Sin embargo, las empresas también deben realizar funciones contables para registrar las nóminas, los impuestos retenidos, las bonificaciones, el pago de horas extras, las bajas por enfermedad y las vacaciones. Las empresas deben apartar y registrar la cantidad que deben pagar al gobierno por los impuestos de Medicare, la Seguridad Social y el desempleo.

Muchas empresas utilizan soluciones de software para gestionar sus nóminas. El empleado introduce sus horas a través de una API, y su paga se procesa y se deposita en sus cuentas bancarias.

Muchas empresas medianas y grandes subcontratan servicios de nóminas para agilizar el proceso. Los empresarios hacen un seguimiento del número de horas que trabaja cada empleado y transmiten esta información al servicio de nóminas. El día de la paga, el servicio de nóminas calcula la cantidad bruta que se le debe al empleado en función del número de horas o semanas trabajadas durante el periodo de pago y la tasa de pago. El servicio deduce los impuestos y otras retenciones de los ingresos y luego paga a los empleados.

Consideraciones especiales

Los empleadores con ventas brutas de 500.000 dólares o más al año están sujetos a los requisitos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) aprobada en 1938. Se trata de una U.S. ley que protege a los trabajadores de ciertas prácticas salariales injustas. La FLSA establece varias regulaciones laborales, incluyendo los salarios mínimos, los requisitos para el pago de horas extras y las limitaciones al trabajo infantil. Por ejemplo, las normas de la FLSA especifican cuándo se considera que los trabajadores están en activo y cuándo se les deben pagar las horas extras.

La ley exige que las horas extraordinarias -horas trabajadas por encima de las 40 horas semanales- se paguen a razón de una vez y media la tarifa horaria habitual. Algunos empleados están exentos de la FLSA, y la ley no se aplica a los contratistas independientes o voluntarios porque no se consideran empleados.

Algunos trabajadores por hora no están cubiertos por la FLSA pero están sujetos a otras regulaciones. Por ejemplo, los trabajadores del ferrocarril se rigen por la Ley de Trabajo Ferroviario, y los conductores de camiones entran en el ámbito de la Ley de Transportistas.

La FLSA también establece cómo tratar los trabajos que se compensan principalmente con propinas. En el caso de los trabajadores de servicios que reciben propinas, el empresario debe pagar el salario mínimo al empleado, a menos que reciba regularmente más de 30 dólares al mes en concepto de gratificaciones.

Ventajas y desventajas de utilizar servicios profesionales de nóminas

Una de las principales ventajas de los servicios de nóminas es su capacidad para elaborar una serie de informes que simplifican los procedimientos contables y ayudan a las empresas a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales. El servicio de nóminas también puede mantener un registro de la cantidad de vacaciones o tiempo personal que los empleados han utilizado.

En cuanto a las desventajas, cuando las empresas externalizan su sistema de nóminas, deben confiar en personas ajenas a la empresa para llevar una contabilidad precisa. En caso de error, el personal de la empresa debe ocuparse de los empleados molestos. Las empresas también pueden enfrentarse a sanciones fiscales por errores cometidos por el servicio de nóminas.

Otra desventaja es que los servicios de nómina son más caros que la ejecución de la nómina en la empresa. Los servicios pueden cobrar una cuota mensual fija u ofrecer diferentes estructuras de pago para distintos niveles de servicio. Debido a su coste, los servicios de nóminas pueden no ser la mejor opción para las pequeñas empresas con presupuestos operativos ajustados.

A medida que una empresa crece, sus necesidades contables se vuelven más complejas. Las empresas más grandes pueden necesitar invertir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) personalizado para sus funciones de contabilidad y nóminas.

Ventajas de los servicios profesionales de nóminas

• Acceso a una variedad de informes

  Se simplifica la contabilidad y el cumplimiento de los impuestos

• Registro de las vacaciones y el tiempo personal de los empleados

Contras de los servicios profesionales de nóminas

• Las personas ajenas a la empresa tienen acceso a la información financiera y fiscal.

  El personal interno debe seguir ayudando a los empleados con problemas de nóminas.

• La empresa puede enfrentarse a sanciones fiscales debido a errores del servicio de nóminas.

• Los servicios de nómina pueden ser caros, lo cual es una preocupación para las pequeñas empresas.

Programas de software de nóminas

En lugar de utilizar servicios especializados de nóminas, algunas empresas optan por recurrir a programas de software de nóminas. Una vez que la empresa adquiere el software, no hay cuotas mensuales adicionales. Los programas informáticos suelen incluir formularios fiscales imprimibles y tablas de retenciones.

Además de los ahorros financieros, los sistemas internos de nóminas ayudan a las empresas a mantener la confidencialidad de la información financiera. Sin embargo, los programas de software pueden requerir mucho tiempo, lo que puede suponer un problema para las pequeñas empresas con poco personal.

Los propietarios de pequeñas empresas se benefician del software de contabilidad porque les ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, a medir su rentabilidad y a prepararse para la temporada de impuestos. Una pequeña empresa es aquella que puede utilizar un software listo para usar sin requerir grandes personalizaciones. A medida que una empresa crece, sus necesidades contables se vuelven más complejas y a menudo se necesita un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) personalizado.

Hay muchos tipos diferentes de software de contabilidad en la nube disponibles para las pequeñas empresas. El tipo de industria y el número de empleados son dos factores que dictarán qué software de contabilidad es el adecuado. Por ejemplo, un autónomo no necesitaría las mismas funciones en el software de contabilidad que el propietario de un restaurante.

Nuestro equipo realizó una revisión de los programas de contabilidad para pequeñas empresas y evaluó su coste, facilidad de uso, características, integraciones y escalabilidad. QuickBooks Online fue considerado el mejor software en general, mientras que Xero fue considerado el mejor para los propietarios de microempresas. FreshBooks fue el mejor para empresas basadas en servicios, y QuickBooks Self-Employed fue el mejor para autónomos a tiempo parcial, pero Wave fue el mejor software gratuito.

¿Qué es una rebaja fiscal en las nóminas??

Los impuestos sobre la nómina incluyen la Seguridad Social, que se lleva el 6.2% de sus ingresos hasta 132.900 dólares.  Los impuestos sobre las nóminas también pagan a Medicare, que quita el 1.45% de sus ingresos. Los empleadores también pagan los impuestos sobre la nómina. Pagan el 6.El 2% de sus ingresos, por lo que el gobierno se queda con el 12.El 4% de sus ingresos totales, y su empleador paga el 1.El 45% de sus ingresos se destina a Medicare.

Un recorte de los impuestos sobre las nóminas significaría que se retendrían menos impuestos de la Seguridad Social y de Medicare y se descontarían de las nóminas. La idea es que los trabajadores y las empresas se lleven a casa un poco más con cada cheque de pago y eso les anime a gastar más y estimular la economía. 

Qué es una rebaja del impuesto sobre las nóminas?

Las vacaciones fiscales para las nóminas son un aplazamiento de la recaudación de impuestos sobre las nóminas hasta una fecha posterior, en la que esos impuestos serían exigibles. El aplazamiento del impuesto sobre las nóminas tiene por objeto proporcionar un alivio financiero temporal a los trabajadores, aumentando temporalmente su salario neto.

Cómo calcular los impuestos sobre la nómina?

La forma de calcular los impuestos sobre la nómina dependerá de su negocio y de las leyes locales. Sin embargo, aquí hay algunas directrices generales proporcionadas por QuickBooks. El primer paso es calcular el salario bruto de sus empleados.

1. Calcule el salario bruto de sus empleados

Puede determinar el salario bruto de un empleado utilizando su tarifa de pago y sus períodos de pago programados. La mayoría de las empresas pagan a los empleados semanal, quincenalmente o mensualmente. Para calcular la paga bruta de un empleado por hora, multiplique sus horas trabajadas en el período de pago por su tasa de pago por hora. La fórmula es la siguiente:

Tarifa horaria x total de horas trabajadas en el periodo de pago = salario bruto

Para calcular el salario bruto de un asalariado, hay que dividir su salario anual entre el número de períodos de pago del año. La fórmula es la siguiente:

Salario anual / número de periodos de pago en el año = salario bruto

Por ejemplo. Un empleado gana 50.000 dólares al año. Su empresa paga a los empleados cada dos semanas por un total de 26 períodos de pago. Por lo tanto, el salario bruto del empleado es de 1.923 $.08.

2. Quitar las deducciones antes de impuestos

Después de determinar el salario bruto, tendrá que calcular las deducciones. Se trata de deducciones fiscales, pero también pueden aplicarse otras deducciones antes de impuestos. Las deducciones antes de impuestos incluyen:

• 401(k) y algunos planes de jubilación
• Planes de seguro médico
• Aportaciones a la cuenta de ahorro para la salud (HSA) o a la cuenta de gastos flexibles (FSA)
• Algunos planes de seguro de vida

3. Deducir los impuestos (FICA, desempleo e impuestos sobre la renta)

Una vez realizadas las deducciones antes de impuestos, la paga restante se grava. El tipo impositivo FICA es del 7.65%-1.45% para Medicare y 6.2% para los impuestos de la Seguridad Social. Otras tasas de impuestos serán determinadas por las leyes federales, estatales o locales y el W-4 de su empleado.

Calcule los impuestos federales sobre la renta utilizando las tablas de impuestos del IRS. La mayoría de las veces, pagará impuestos federales cuando pague los impuestos de la Seguridad Social y Medicare. Informe de todos los pagos en el formulario 941 del IRS.

Deduzca el 7.65% de impuesto FICA del salario bruto del empleado. Usted, como empleador, debe igualar la contribución de cada empleado. La empresa presenta tanto las contribuciones del empleado como las de la empresa a la Seguridad Social y a Medicare.

Por ejemplo, un empleado gana 1.923 dólares de salario bruto en el último período de pago. Para calcular la cotización del empleado a la Seguridad Social, multiplique 1.923 $ por .062 para conseguir 119 dólares.26. Para calcular la cuota de Medicare del empleado, multiplique 1.923 $ por .0145 para obtener 27$.88. En total, la contribución fiscal FICA del empleado es de 147 dólares.14 para el período de pago, que el empleador debe igualar. En este caso, el empresario debe pagar 294.28 al IRS. La mitad es un gasto directo para la empresa, y la otra mitad se retiene de la nómina del empleado.

Los empleadores no hacen coincidir las deducciones del impuesto sobre la renta, pero pagan los impuestos federales sobre el desempleo. El asistente de retenciones del IRS le ayudará a determinar la cantidad de impuestos federales que deben pagar sus empleados.

4. Cualquier deducción voluntaria debe tomarse del salario restante.

Estas pueden ser:

• Contribuciones Roth 401(k)
• Planes de seguro de vida
• Planes de seguro de incapacidad a largo plazo
• Embargos salariales
• Cuotas sindicales

Después de todos los impuestos y deducciones, la cantidad restante es lo que el empleado se lleva a casa el día de la paga.

Resultado final

El procesamiento de las nóminas es una tarea compleja y que lleva mucho tiempo y requiere el cumplimiento de estrictas normas y reglamentos federales y estatales. Requiere un amplio registro y atención a los detalles. Las pequeñas empresas suelen gestionar sus propias nóminas mediante un software basado en la nube. Otras empresas optan por externalizar sus funciones de nómina o por invertir en un sistema ERP integrado que gestione la contabilidad y la nómina en general.

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