Qué es una petición de oferta (RFP)?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas cualificados para completarlo. La mayoría de las organizaciones prefieren poner en marcha sus proyectos mediante RFP, y muchos gobiernos las utilizan siempre.
Cuando se utiliza una RFP, la entidad que solicita las ofertas es responsable de evaluar la viabilidad de las ofertas presentadas, la salud financiera de las empresas licitadoras y la capacidad de cada licitador para llevar a cabo el proyecto.
Puntos clave
- Una solicitud de propuesta (RFP) es un anuncio de proyecto publicado por una organización que indica que se buscan ofertas de contratistas para completar el proyecto.
- La RFP define el proyecto, tanto para la empresa que la emite como para las empresas que responden a ella.
- La RFP describe el proyecto, sus objetivos y la organización que lo patrocina, y esboza el proceso de licitación y las condiciones del contrato.
- La mayoría de los organismos públicos y muchas empresas y organizaciones privadas utilizan las RFP.
- La alternativa es un proceso menos formal que puede no identificar al mejor proveedor y el mejor plan para realizar un proyecto.
Cómo entender una solicitud de propuesta (RFP)
Las solicitudes de ofertas se utilizan para proyectos complejos, que a menudo requieren varios subcontratistas. Describen la organización que emite la solicitud de propuestas, el alcance del proyecto que se lleva a cabo y los criterios de evaluación de las candidaturas. También se describe el proceso de licitación y las condiciones del contrato.
Las solicitudes incluyen un pliego de condiciones en el que se describen las tareas que debe realizar el adjudicatario y el plazo de ejecución de los trabajos.
Las solicitudes de propuestas también aconsejan a los licitadores sobre cómo preparar las propuestas, con orientaciones específicas sobre el formato y la presentación de las ofertas. Suelen incluir instrucciones sobre la información que debe incluir el licitador y el formato deseado.
La propuesta no debe ser tan detallada que dificulte la creatividad del contratista, ni tan vaga que le deje perplejo.
La mayoría de las RFP son emitidas por agencias gubernamentales y otras organizaciones del sector público. Suelen ser necesarias para abrir la competencia entre empresas privadas y eliminar los prejuicios del proceso. Los organismos quieren asegurarse de obtener la oferta más baja y competitiva.
Sin embargo, cualquier organización privada o pública puede publicar una RFP para obtener múltiples ofertas y una variedad de perspectivas sobre el proyecto.
Por ejemplo, una empresa que quiere cambiar su proceso de elaboración de informes de un sistema basado en papel a un sistema basado en ordenador puede presentar una solicitud de propuesta de hardware, software y un programa de formación de usuarios para establecer e integrar el nuevo sistema en la empresa. Un proceso de licitación competitivo puede darles una mayor visión de las alternativas disponibles.
Requisitos de una solicitud de propuesta (RFP)
Los organismos públicos u otras entidades pueden tener que emitir solicitudes de propuestas para ofrecer una competencia plena y abierta y reducir el coste de una solución. La aceptación de la propuesta que más se ajusta a las especificaciones no siempre significa la oferta más barata.
La creación hábil de una solicitud de propuesta puede garantizar el éxito o el fracaso de la solución resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, es posible que el licitador no diseñe e implemente una solución adecuada para el problema. Si los requisitos son demasiado detallados y restrictivos, la innovación de los licitadores puede verse limitada.
El proceso de solicitud de propuestas comienza con la redacción de una solicitud de propuestas. Los licitadores revisan el pliego de condiciones y presentan sugerencias para mejorarlo. Tras aplicar los comentarios, se emite la solicitud de propuesta definitiva. A continuación, los licitadores presentan sus propuestas.
El cliente reduce la selección a un pequeño grupo de licitadores y entra en negociaciones sobre el precio y los detalles técnicos. El cliente puede pedir a los restantes licitadores que presenten una oferta mejor y definitiva antes de adjudicar un contrato. El contrato se presenta a la empresa que ofrece la mejor solución al problema.
Ventajas de una solicitud de propuesta (RFP)
Una RFP es, en parte, un anuncio. Anuncia que un proyecto está en marcha y abre la puerta a candidatos cualificados que puedan realizar el trabajo.
En la administración pública, la solicitud de propuestas se ha adoptado como forma de garantizar la eliminación del amiguismo como factor de recompensa de los contratos. También abre el proceso a la competencia, con lo que cabe esperar que los costes del proyecto sean más bajos.
La alternativa a una RFP es un proceso menos formal que requiere que un gestor de proyectos investigue e identifique a los posibles proveedores para un proyecto. Dependiendo de lo exhaustiva que sea la búsqueda, las posibles respuestas pueden ser limitadas. Es menos probable que se descubran nuevos proveedores y respuestas innovadoras.
RFP vs. RFQ vs. RFI
Una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de presupuesto (RFQ) y una solicitud de información (RFI) son tres tipos distintos de documentos que las empresas y otras entidades utilizan para dirigirse a la comunidad empresarial en busca de proveedores o contratistas con los que puedan trabajar.
- Una solicitud de propuesta, como ya se ha dicho, anuncia un proyecto específico que está previsto y solicita contratistas capaces de realizar el trabajo.
- Una solicitud de presupuesto (RFQ) es una petición que se envía a varios proveedores en busca de ofertas para un contrato de suministro de productos o servicios específicos. La solicitud debe especificar la calidad y la cantidad necesarias, así como el calendario deseado por la empresa u organización.
- Una solicitud de información (RFI) es una petición a los proveedores de información escrita sobre los productos y servicios que pueden proporcionar. Podría utilizarse para recopilar información para una base de datos de proveedores para futuras referencias.
Ejemplo de solicitud de propuestas (RFP)
Digamos, por ejemplo, que la Administración Federal de Ferrocarriles emite una solicitud de propuestas para financiar, diseñar, construir, operar y mantener un sistema ferroviario de alta velocidad.
Los interesados presentan propuestas que cumplen con los requisitos indicados en el documento. En función de las propuestas recibidas en el plazo establecido, el Departamento de Transporte establece comisiones para la revisión y el desarrollo de las propuestas.
El Departamento de Transporte elige la propuesta que más se ajusta a sus objetivos y contrata a la empresa para que realice el trabajo.
Un vistazo a una RFP detallada
Este ejemplo de RFP de una organización sin ánimo de lucro muestra el nivel de detalle necesario, en este caso para una propuesta de revisión del sitio web de la organización. La propuesta describe el proyecto, proporciona una visión general de la organización y define sus objetivos para su sitio web. También detalla los productos y servicios que se van a proporcionar y define con cierto detalle el contenido, el diseño y la funcionalidad del sitio web propuesto.
El ejemplo lo proporciona TechSoup, un sitio que ofrece una biblioteca de información sobre cómo hacerlo y ejemplos de RFP para organizaciones sin ánimo de lucro.
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de propuestas (RFP)
He aquí las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre las solicitudes de propuestas.
¿Qué significa RFP??
Una solicitud de propuesta (RFP) es una petición abierta de ofertas para realizar un nuevo proyecto propuesto por la empresa u otra organización que la emite. Su objetivo es abrir la competencia y fomentar una variedad de propuestas alternativas que puedan ser consideradas por los planificadores del proyecto.
Qué son los requisitos de la RFP?
Una RFP debe describir y definir el proyecto con suficiente detalle para atraer respuestas viables.
El posible licitador debe ser capaz de entender la naturaleza de la empresa y los objetivos que desea alcanzar con el proyecto. El proyecto debe definirse con suficiente detalle para que el licitador comprenda claramente su alcance y todos los productos y servicios que debe proporcionar para llevarlo a cabo. El formato de las propuestas esperadas también debe ser detallado. Se necesitan respuestas uniformes para comparar y contrastar las ofertas.
Las RFP siguen un formato bastante rígido, aunque ese formato puede variar entre los organismos y empresas que las preparan. Este ejemplo del Center for Planning Excellence de Baton Rouge (Luisiana) muestra los elementos de una RFP típica, que incluye una introducción y antecedentes, una descripción de los resultados e información sobre los criterios de selección.
Cuál es la diferencia entre RFP y RFQ?
Digamos que una ferretería está ampliando su departamento de suministros de jardinería y necesita encontrar los proveedores necesarios para llenar sus estantes. Puede enviar una solicitud de presupuesto (RFQ) a una serie de posibles proveedores de productos de jardinería. Las respuestas le permitirán establecer una relación con uno o varios proveedores de la cantidad y calidad de bienes que necesita, a un precio establecido.
Cuando una empresa u otra organización envía una petición de oferta sabe exactamente lo que necesita y busca el mejor proveedor o proveedores.
Una RFP es un proceso más abierto. La empresa u organización busca contratistas cualificados para llevar a cabo un nuevo proyecto. El proyecto y sus objetivos se definen con cierto detalle, pero hay espacio para la creatividad en las respuestas. Por ejemplo, una solicitud de oferta para un parque infantil puede permitir al contratista proponer el diseño, el equipamiento y los servicios exactos que podría contener el parque.
Cuándo utilizaría una RFP?
Las empresas, tanto grandes como pequeñas, suelen tener los recursos justos para mantener las operaciones actuales. Si quieren asumir un nuevo proyecto, no tienen ni los recursos ni la experiencia necesarios para añadirlo a la carga de trabajo.
En estos casos, la RFP ofrece a la empresa una forma eficaz de contratar a los expertos que necesita para llevar a cabo el proyecto.
Qué ocurre después de la RFP?
La RFP va seguida de las P. Las propuestas se presentan para su revisión. Dependiendo del tamaño y el alcance del proyecto, esta revisión puede ser un proceso de varios niveles en el que participan varios comités. Los organismos gubernamentales, en particular, no son conocidos por moverse con agilidad.
El proceso de revisión se utiliza para reducir las propuestas a unos pocos finalistas a los que se les puede pedir que presenten información adicional con vistas a una selección final y una fecha de inicio del proyecto.
El resultado final
La RFP define el proyecto, tanto para la empresa que la emite como para las empresas que responden a ella. Una RFP bien redactada transmite la intención de la propuesta y garantiza que el resultado final cumplirá las expectativas.
También garantiza un proceso abierto. Lo ideal es que respondan varios licitadores. Esto da a la organización la oportunidad de estudiar una variedad de enfoques y precios y elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
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