Definición de la notarización

Qué es la certificación notarial?

Cuando se produce la notarización, un notario público certifica la autenticidad de cualquier firma adjuntada a un documento. Los notarios actúan como agentes del gobierno para atestiguar la autenticidad de las firmas adjuntadas a las certificaciones legales.

Puntos clave

  • Cuando se produce una certificación notarial, un notario público certifica la autenticidad de cualquier firma adjuntada a un documento.
  • Un documento notariado tiene peso legal porque el notario actúa como testigo neutral.
  • Los notarios no reciben remuneración del gobierno por su trabajo.
  • La notarización requiere que un notario público dé fe de las firmas y, por lo general, también un sello notarial.

Entender la notarización

En Estados Unidos, los notarios públicos pueden certificar documentos y actuar como agentes del estado en el que están registrados. Un documento notarial tiene peso legal porque un notario actúa como testigo neutral de la autenticidad de una o más partes que firman un acuerdo, una declaración jurada, un certificado u otros documentos similares.

La mayoría de los estados exigen que los notarios certifiquen los documentos estampando su sello oficial y sus iniciales. En algunos casos, la notarización incluye la preparación de un certificado legal. Algunos estados permiten ahora la notarización de documentos en línea mediante cámaras de vídeo y aplicaciones en línea.

Los notarios no suelen recibir ninguna remuneración del gobierno por su trabajo. En cambio, cobran honorarios por las actividades relacionadas con los notarios, incluida la certificación de documentos. Aunque las tarifas que se cobran pueden variar, algunos estados establecen tarifas estándar o tarifas máximas permitidas para servicios específicos.

Muchos bancos y algunas otras empresas, como UPS, ofrecen servicios de notarización a sus clientes.

Requisitos para la certificación notarial

El requisito más importante para la certificación notarial es que las firmas del documento deben ser certificadas por un notario. En Estados Unidos, los estados se encargan de certificar a los notarios, e imponen diferentes requisitos. Sin embargo, hay algunos requisitos básicos que son similares en la mayoría de los estados. Los notarios deben tener más de 18 años, ser residentes del estado en el que desean ser notarios y no tener condenas por delitos graves (a menos que sus derechos hayan sido restaurados). También puede haber otros requisitos. Por ejemplo, California exige a los notarios que tomen clases.

La notarización también suele requerir que el notario certificado selle el documento con un sello oficial. Los notarios pueden comprar estos sellos como parte de un kit a precios razonables.

Por último, los notarios suelen pedir un documento de identidad. Ellos querrán ver a la gente firmar los documentos en persona o a través de video en vivo. Llevar documentos firmados por otra persona para ser notariados no funciona. Sin embargo, algunos notarios se desplazan para dar fe de las firmas a cambio de una tarifa.

Ventajas y desventajas de la notarización

La ventaja más importante de la legalización de un documento es que en algunos casos es un requisito legal. Incluso cuando no se requiere legalmente, la certificación notarial aumenta la confianza en que un documento fue realmente firmado por las partes implicadas.

Por otro lado, a veces se recurre a los notarios para atestiguar las firmas de los I-9 y otros documentos oficiales que no necesitan ser notariados. En algunos casos, el uso del sello notarial puede invalidar estos documentos.

Ejemplos de notarización

Los documentos legales que tratan de asuntos serios o que están destinados a representar transacciones de valor monetario sustancial suelen requerir la notarización. Por ejemplo, las partes en las transacciones inmobiliarias suelen exigir escrituras notariales para tener más garantías de que la transacción se mantendrá si se impugna legalmente o si una de las partes intenta incumplir los términos en una fecha posterior.

Muchos documentos que confieren derechos legales importantes también requieren una certificación notarial. Por ejemplo, las transferencias de propiedad de automóviles, los formularios de directivas avanzadas y los formularios que indican cambios en el poder notarial normalmente deben ser notariados para ser ejecutables.

La mayoría de las notarizaciones requieren que un notario público proporcione un reconocimiento o un juramento. Un reconocimiento requiere que el notario certifique que la persona que firma un documento ha proporcionado una identificación y ha hecho una declaración legal de que ha firmado un documento por voluntad propia. Los documentos hipotecarios, por ejemplo, suelen incluir las firmas del prestatario y del prestamista.

Un juramento proporciona una segunda capa de protección al requerir que una persona firme el documento ante el notario, además de jurar que lo hace voluntariamente. Aunque la diferencia puede parecer sutil, algunos documentos, como las declaraciones juradas, requieren que las partes que juran la información contenida en ellos los firmen y presten juramento afirmando que han hecho la declaración de forma veraz y voluntaria. En esos casos, el lenguaje de un reconocimiento, que no especifica si un individuo firmó o no un documento ante un notario, sería inaceptable.

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  1. Asociación Nacional de Notarios. "Cómo convertirse en notario." Consultado el 22 de noviembre de 2020.

  2. Asociación Nacional de Notarios. "Clases de notariado en vivo y en línea para convertirse en un notario de CA." Consultado el 22 de noviembre de 2020.

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