Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios se refiere al proceso de ordenar, almacenar, utilizar y vender el inventario de una empresa. Esto incluye la gestión de las materias primas, los componentes y los productos acabados, así como el almacenamiento y el procesamiento de dichos artículos.
Puntos clave
- La gestión de inventarios es todo el proceso de gestión de inventarios desde las materias primas hasta los productos terminados.
- La gestión de inventarios trata de racionalizarlos de forma eficiente para evitar tanto los excesos como las carencias.
- Dos métodos principales para la gestión de inventarios son el justo a tiempo (JIT) y la planificación de necesidades de materiales (MRP).
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Gestión de inventarios
Cómo entender la gestión de inventarios
El inventario de una empresa es uno de sus activos más valiosos. En el comercio minorista, la industria manufacturera, los servicios de alimentación y otros sectores que hacen un uso intensivo de los inventarios, los insumos y los productos terminados de una empresa son el núcleo de su negocio. La escasez de existencias cuando y donde se necesitan puede ser muy perjudicial.
Al mismo tiempo, el inventario puede considerarse un pasivo (aunque no sea en sentido contable). Un gran inventario conlleva el riesgo de deterioro, robo, daños o cambios en la demanda. Las existencias deben estar aseguradas y, si no se venden a tiempo, pueden tener que ser eliminadas a precios de liquidación, o simplemente destruidas.
Por estas razones, la gestión del inventario es importante para las empresas de cualquier tamaño. Saber cuándo reponer el inventario, qué cantidades comprar o producir, qué precio pagar -así como cuándo vender y a qué precio- puede convertirse fácilmente en decisiones complejas. Las pequeñas empresas suelen hacer un seguimiento de las existencias de forma manual y determinan los puntos de reordenación y las cantidades mediante fórmulas en hojas de cálculo (Excel). Las empresas más grandes utilizan software especializado de planificación de recursos empresariales (ERP). Las empresas más grandes utilizan aplicaciones de software como servicio (SaaS) altamente personalizadas.
Las estrategias de gestión de inventarios adecuadas varían en función del sector. Un depósito de petróleo es capaz de almacenar grandes cantidades de inventario durante largos periodos de tiempo, lo que le permite esperar a que la demanda repunte. Aunque el almacenamiento de petróleo es caro y arriesgado -un incendio en el Reino Unido en 2005 provocó millones de libras en daños y multas-, no hay riesgo de que el inventario se estropee o pase de moda. Para las empresas que comercian con productos perecederos o cuya demanda es extremadamente sensible al tiempo -calendarios del 2021 o artículos de moda rápida, por ejemplo-, no es posible mantener las existencias, y calcular mal el momento o las cantidades de los pedidos puede resultar costoso.
Para las empresas con cadenas de suministro y procesos de fabricación complejos, resulta especialmente difícil equilibrar los riesgos de exceso y falta de existencias. Para lograr estos equilibrios, las empresas han desarrollado varios métodos de gestión de inventarios, como el justo a tiempo (JIT) y la planificación de necesidades de materiales (MRP).
Algunas empresas, como las de servicios financieros, no disponen de inventarios físicos, por lo que deben recurrir a la gestión de los procesos de servicio.
Contabilización de las existencias
Las existencias representan un activo corriente, ya que una empresa suele tener la intención de vender sus productos acabados en un plazo breve, normalmente un año. Las existencias deben contarse o medirse físicamente antes de incluirlas en el balance. Las empresas suelen mantener sofisticados sistemas de gestión de inventarios capaces de seguir los niveles de existencias en tiempo real.
El inventario se contabiliza utilizando uno de los tres métodos siguientes: cálculo de costes por primera entrada y primera salida (FIFO); cálculo de costes por última entrada y primera salida (LIFO); o cálculo de costes por media ponderada. Una cuenta de inventario suele constar de cuatro categorías distintas:
Métodos de gestión de inventarios
Dependiendo del tipo de negocio o producto que se analice, una empresa utilizará varios métodos de gestión de inventarios. Algunos de estos métodos de gestión son la fabricación justo a tiempo (JIT), la planificación de necesidades de materiales (MRP), la cantidad económica de pedido (EOQ) y los días de venta de inventario (DSI).
- Gestión „justo a tiempo” (JIT) – Este modelo de fabricación se originó en Japón en las décadas de 1960 y 1970. Toyota Motor (TM) fue quien más contribuyó a su desarrollo. Este método permite a las empresas ahorrar importantes cantidades de dinero y reducir los residuos al mantener sólo el inventario que necesitan para producir y vender los productos. Este enfoque reduce los costes de almacenamiento y seguro, así como el coste de liquidar o descartar el exceso de inventario. La gestión de inventarios JIT puede ser arriesgada. Si la demanda se dispara de forma inesperada, el fabricante puede no ser capaz de abastecerse de las existencias que necesita para satisfacer esa demanda, lo que perjudica su reputación con los clientes y hace que el negocio se dirija a la competencia. Incluso los retrasos más pequeños pueden ser problemáticos; si un insumo clave no llega „justo a tiempo”, puede producirse un cuello de botella.
- Planificación de necesidades de materiales (MRP) – Este método de gestión de inventarios depende de la previsión de ventas, lo que significa que los fabricantes deben tener registros de ventas precisos para poder planificar con exactitud las necesidades de inventario y comunicarlas a los proveedores de materiales en el momento oportuno. Por ejemplo, un fabricante de esquís que utilice un sistema de inventario MRP podría asegurarse de que materiales como el plástico, la fibra de vidrio, la madera y el aluminio están en stock en función de los pedidos previstos. La incapacidad de prever con exactitud las ventas y planificar las adquisiciones de inventario hace que un fabricante no pueda cumplir con los pedidos.
- Cantidad económica de pedido (EOQ) – Este modelo se utiliza en la gestión de inventarios para calcular el número de unidades que una empresa debe añadir a su inventario con cada pedido por lotes para reducir los costes totales de su inventario, suponiendo una demanda constante de los consumidores. Los costes del inventario en el modelo incluyen los costes de mantenimiento y preparación. El modelo EOQ trata de garantizar que se pida la cantidad adecuada de existencias por lote, de modo que la empresa no tenga que hacer pedidos con demasiada frecuencia y no haya un exceso de existencias disponibles. Supone que existe un equilibrio entre los costes de mantenimiento del inventario y los costes de preparación del mismo, y que los costes totales del inventario se minimizan cuando se minimizan tanto los costes de preparación como los de mantenimiento.
- Días de venta de existencias (DSI) – es un ratio financiero que indica el tiempo medio en días que una empresa tarda en convertir su inventario, incluidos los bienes que son un trabajo en curso, en ventas. El DSI también se conoce como edad media de las existencias, días de existencias pendientes (DIO), días de existencias (DII), días de ventas en inventario o días de inventario y se interpreta de múltiples maneras. Indica la liquidez del inventario, la cifra representa cuántos días durarán las existencias actuales de una empresa. Por lo general, se prefiere un DSI más bajo, ya que indica una duración más corta para liquidar el inventario, aunque el DSI medio varía de un sector a otro.
Existen otros métodos para analizar el inventario. Si una empresa cambia con frecuencia su método de contabilización de las existencias sin una justificación razonable, es probable que su dirección esté tratando de pintar una imagen más brillante de su negocio que la real. La SEC exige a las empresas que cotizan en bolsa que revelen la reserva LIFO que puede hacer que los inventarios bajo el método LIFO sean comparables al método FIFO.
Las bajas frecuentes en el inventario pueden indicar que una empresa tiene problemas para vender sus productos acabados o que el inventario está obsoleto. Esto también puede poner en duda la capacidad de una empresa para seguir siendo competitiva y fabricar productos que atraigan a los consumidores en el futuro.
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