Definición de la facturación cíclica

Qué es la facturación cíclica?

La facturación cíclica es la práctica de facturar a diferentes clientes en función de un calendario en lugar de facturar todas las cuentas a la vez en una sola fecha. Los extractos se preparan y se envían a intervalos diferentes, lo que reparte la carga de trabajo de la empresa y le facilita el seguimiento de quién ha sido facturado.

Puntos clave

  • La facturación cíclica es un estilo de gestión de cuentas que permite a las empresas facturar a los clientes en diferentes días del mes, en lugar de hacerlo todo el mismo día.
  • Esta práctica permite a la empresa preparar y distribuir los extractos en días diferentes, frente a tener un exceso de facturas que deben enviarse al mismo tiempo.
  • La facturación cíclica permite a las empresas crear un calendario personalizado que facilita el seguimiento de los clientes a los que se les ha facturado, han pagado o no han pagado.
  • Las estrategias incluyen facturar primero los importes más elevados, luego los siguientes, y así sucesivamente; facturar por orden alfabético; o facturar en función del día del mes en que se abrió la cuenta del cliente, o en que el cliente eligió que se le facturara.
  • La duración de los ciclos de facturación puede variar de un cliente a otro, en función del flujo de caja que necesite la empresa y de la solvencia de un cliente.

Cómo funciona la facturación cíclica

La facturación cíclica es una estrategia de facturación que consiste en facturar a un porcentaje determinado de clientes cada día, en lugar de facturarlos a todos juntos, quizás a final de mes.

Las empresas que aplican esta técnica pueden hacerlo de diferentes maneras. Los métodos incluyen el envío de facturas por los mayores importes pendientes el primer día de cada mes, seguidos por los importes de facturación más pequeños el segundo día de cada mes o más tarde. También se puede facturar a los clientes por orden alfabético, por el día del mes en que se abrió la cuenta o por la fecha en que el cliente eligió que se le facturara al abrir la cuenta.

La fecha de inicio del ciclo puede depender del tipo de servicio que se ofrece y de las necesidades del cliente. Por ejemplo, un proveedor de televisión por cable podría optar por fijar el ciclo de facturación de un cliente para que coincida con el momento en que ese cliente comenzó a prestar el servicio.

La facturación cíclica difiere de la práctica habitual de emitir todas las facturas en la misma fecha. La facturación con una sola fecha suele ser utilizada por las empresas que tienen una fecha de vencimiento común para los servicios o el alquiler. Por ejemplo, un complejo de apartamentos puede enviar una factura por el alquiler el primero de cada mes, independientemente de cuándo los inquilinos firmaron sus contratos individuales.

Con la facturación cíclica, una empresa puede facturar en varios días o todos los días del mes o durante un periodo más largo.

Ventajas y desventajas de la facturación cíclica

La facturación cíclica permite al proveedor aplanar el volumen de trabajo de facturación que hay que completar en un día determinado, desarrollar un calendario personalizado y hacer un seguimiento más fácil de los clientes a los que se les ha facturado y a los que aún no se les ha facturado. La adopción de este modelo concreto puede dar lugar a una disminución de los gastos de venta, generales y administrativos (GA)&A) los costes, ya que el seguimiento del número de facturas emitidas se simplifica y es menos propenso a errores.

Por otro lado, la técnica de facturación cíclica puede tener un impacto negativo en los flujos de caja, ya que algunas facturas podrían retrasarse varios días con respecto a su emisión normal. Además, un proveedor más pequeño que se esfuerza por llevar la cuenta de las facturas y el dinero que se le debe puede verse abrumado por tener que estar al día con los diferentes extractos correspondientes a diferentes días.

Consideraciones especiales

Las empresas que utilizan la facturación cíclica pueden establecer diferentes duraciones de los ciclos de facturación. Los vendedores pueden acortar o alargar el periodo de tiempo entre facturaciones para gestionar los flujos de caja o para ajustarse a un cambio en la solvencia de un cliente.

Por ejemplo, un mayorista de una cadena de supermercados puede necesitar acelerar la recepción de los flujos de caja porque la empresa a la que alquila los camiones de reparto ha ajustado su ciclo de facturación. Otro ejemplo es una situación en la que un mayorista de bienes electrónicos de consumo tiene un cliente de la cadena minorista que paga tarde. Como esta cuenta es más arriesgada, el mayorista podría decidir reducir el ciclo de facturación de cuatro a tres semanas.

Un ciclo de facturación también puede extenderse más allá de un mes, como cuando un gran cliente corporativo solicita un ciclo de facturación de 45 días para ciertos servicios. Si la solvencia de este cliente es sólida, el vendedor puede aceptar el ciclo más largo.

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