Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos consiste en la planificación y organización de los recursos de una empresa para llevar a cabo una tarea, un evento o un deber específico. Puede tratarse de un proyecto único o de una actividad continua, y los recursos que se gestionan incluyen el personal, las finanzas, la tecnología y la propiedad intelectual.
La gestión de proyectos se asocia a menudo con los campos de la ingeniería y la construcción y, más recientemente, con la asistencia sanitaria y la tecnología de la información (TI), que suelen tener un complejo conjunto de componentes que deben completarse y ensamblarse de una manera determinada para crear un producto que funcione.
Sea cual sea el sector, el gestor de proyectos suele tener más o menos el mismo trabajo: ayudar a definir las metas y objetivos del proyecto y determinar cuándo deben completarse los distintos componentes del proyecto y por quién. También crea comprobaciones de control de calidad para garantizar que los componentes terminados cumplen un determinado estándar.
Puntos clave
- En un nivel muy básico, la gestión de proyectos incluye la planificación, el inicio, la ejecución, el seguimiento y el cierre de un proyecto.
- Existen muchos tipos diferentes de metodologías y técnicas de gestión de proyectos, como las tradicionales, las de cascada, las ágiles y las ajustadas.
- La gestión de proyectos se utiliza en todos los sectores y es una parte importante del éxito de las empresas de construcción, ingeniería e informática.
Entender la gestión de proyectos
En general, el proceso de gestión de proyectos incluye las siguientes etapas: planificación, inicio, ejecución, seguimiento y cierre.
Desde el principio hasta el final, todo proyecto necesita un plan que describa cómo se va a poner en marcha, cómo se va a construir y cómo se va a terminar. Por ejemplo, en arquitectura, el plan comienza con una idea, pasa a los dibujos y llega a la redacción de los planos, con miles de pequeñas piezas que se unen entre cada paso. El arquitecto es sólo una persona que aporta una pieza del rompecabezas. El gestor de proyectos lo pone todo junto.
Cada proyecto suele tener un presupuesto y un calendario. La gestión de proyectos hace que todo se desarrolle sin problemas, a tiempo y dentro del presupuesto. Esto significa que cuando el plazo previsto está llegando a su fin, el gestor de proyectos puede mantener a todos los miembros del equipo trabajando en el proyecto para que termine según lo previsto.
Tipos de gestión de proyectos
Se han desarrollado muchos tipos de gestión de proyectos para satisfacer las necesidades específicas de determinados sectores o tipos de proyectos. Incluyen lo siguiente:
1. Gestión de proyectos en cascada
Esto es similar a la gestión de proyectos tradicional, pero incluye la advertencia de que cada tarea debe completarse antes de que comience la siguiente. Los pasos son lineales y el progreso fluye en una dirección, como una cascada. Por ello, la atención a las secuencias de tareas y a los plazos es muy importante en este tipo de gestión de proyectos. A menudo, el tamaño del equipo que trabaja en el proyecto aumenta a medida que se completan las tareas más pequeñas y se inician las más grandes.
2. Gestión ágil de proyectos
La industria del software informático fue una de las primeras en utilizar esta metodología. Con la base de los 12 principios fundamentales del Manifiesto Ágil, la gestión ágil de proyectos es un proceso iterativo centrado en el seguimiento y la mejora continuos de los resultados. En el fondo, los resultados de alta calidad son el resultado de proporcionar valor al cliente, de las interacciones del equipo y de la adaptación a las circunstancias empresariales actuales.
La gestión ágil de proyectos no sigue un enfoque secuencial por etapas. En su lugar, las fases del proyecto se completan en paralelo entre sí por varios miembros del equipo de una organización. Este enfoque permite encontrar y rectificar errores sin tener que reiniciar todo el procedimiento.
3. Gestión de proyectos Lean
Esta metodología consiste en evitar el despilfarro, tanto de tiempo como de recursos. Los principios de esta metodología se han extraído de las prácticas de fabricación japonesas. La idea principal es crear más valor para los clientes con menos recursos.
Hay muchas más metodologías y tipos de gestión de proyectos que las que se enumeran aquí, pero éstas son algunas de las más comunes. El tipo utilizado depende de la preferencia del gestor del proyecto o de la empresa cuyo proyecto se está gestionando.
Ejemplo de gestión de proyectos
Supongamos que a un director de proyecto se le encomienda la tarea de dirigir un equipo para desarrollar productos de software. Comienzan por identificar el alcance del proyecto. A continuación, asigna las tareas al equipo del proyecto, que puede incluir desarrolladores, ingenieros, redactores técnicos y especialistas en control de calidad. El director del proyecto elabora un calendario y fija los plazos.
A menudo, un gestor de proyectos utilizará representaciones visuales del flujo de trabajo, como los diagramas de Gantt o los diagramas PERT, para determinar qué tareas deben ser completadas por qué departamentos. Establecieron un presupuesto que incluía fondos suficientes para mantener el proyecto dentro del presupuesto incluso ante contingencias inesperadas. El gestor de proyectos también se asegura de que el equipo cuente con los recursos necesarios para construir, probar y desplegar un producto de software.
Cuando una gran empresa de TI, como Cisco Systems Inc., adquiere empresas más pequeñas, una parte clave del trabajo del director del proyecto es integrar a los miembros del equipo del proyecto de diversos orígenes e inculcar un sentido de propósito de grupo sobre el cumplimiento del objetivo final. Los gestores de proyectos pueden tener algunos conocimientos técnicos, pero también tienen la importante tarea de tomar visiones corporativas de alto nivel y entregar resultados tangibles a tiempo y dentro del presupuesto.