Qué es un gasto?
Un gasto es el coste de las operaciones en que incurre una empresa para generar ingresos. Como dice el refrán popular, „cuesta dinero hacer dinero.”
Los gastos más comunes son los pagos a los proveedores, los salarios de los empleados, los arrendamientos de las fábricas y la depreciación de los equipos. Las empresas pueden amortizar los gastos deducibles en su declaración de la renta para reducir su base imponible y, por tanto, su cuota tributaria. Sin embargo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene normas estrictas sobre los gastos que las empresas pueden reclamar como deducción.
Puntos clave
- Un gasto es el coste de las operaciones en que incurre una empresa para generar ingresos.
- Las empresas pueden deducir los gastos en su declaración de la renta, siempre que cumplan las directrices del IRS.
- Los contables registran los gastos a través de uno de los dos métodos contables: el de caja o el de devengo.
- En la contabilidad hay dos categorías principales de gastos empresariales: los gastos de explotación y los gastos no de explotación.
- El IRS trata los gastos de capital de forma diferente a la mayoría de los demás gastos de la empresa.
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Gastos de explotación
Entender los gastos
Uno de los principales objetivos de los equipos de gestión de las empresas es maximizar los beneficios. Esto se consigue aumentando los ingresos y manteniendo los gastos bajo control. Reducir los gastos puede ayudar a las empresas a ganar aún más dinero con las ventas.
Sin embargo, si se recortan demasiado los gastos también podría tener un efecto perjudicial. Por ejemplo, pagar menos en publicidad reduce los costes, pero también disminuye la visibilidad de la empresa y su capacidad para llegar a los clientes potenciales.
Cómo se registran los gastos
Las empresas desglosan sus ingresos y gastos en sus cuentas de resultados. Los contables registran los gastos a través de uno de los dos métodos contables: el de caja o el de devengo. En la contabilidad de caja, los gastos se registran cuando se pagan. En cambio, según el método del devengo, los gastos se registran cuando se producen.
Por ejemplo, si el propietario de una empresa contrata a un limpiador de alfombras para que limpie las alfombras de la oficina, una empresa que utilice el criterio de caja registrará el gasto cuando pague la factura. Según el método del devengo, el contable de la empresa registraría los gastos de limpieza de alfombras cuando la empresa reciba el servicio. Los gastos se registran generalmente según el principio de devengo, lo que garantiza que coincidan con los ingresos declarados en los períodos contables.
Importante
Los gastos se utilizan para calcular los ingresos netos. La ecuación para calcular los ingresos netos es los ingresos menos los gastos.
Dos tipos de gastos empresariales
Hay dos categorías principales de gastos empresariales en la contabilidad:
- Gastos de explotación: Los gastos relacionados con las actividades principales de la empresa, como el coste de los bienes vendidos, las tasas administrativas y el alquiler.
- Gastos no operativos: Gastos que no están directamente relacionados con las operaciones principales de la empresa. Los ejemplos más comunes incluyen los cargos por intereses y otros costos asociados con el préstamo de dinero.
Consideraciones especiales
Gastos de capital
Los gastos de capital, comúnmente conocidos como CapEx, son fondos utilizados por una empresa para adquirir, mejorar y mantener activos físicos como propiedades, edificios, una planta industrial, tecnología o equipos.
El IRS trata los gastos de capital de forma diferente a la mayoría de los demás gastos empresariales. Mientras que la mayoría de los costes de la actividad empresarial pueden imputarse a los ingresos del negocio el año en que se producen, los gastos de capital deben capitalizarse o amortizarse lentamente a lo largo del tiempo.
El IRS tiene un calendario que dicta la parte de un activo de capital que una empresa puede cancelar cada año hasta que se reclame todo el gasto. El número de años durante los cuales una empresa amortiza un gasto de capital varía en función del tipo de activo.
No todos los gastos pueden deducirse
Según el IRS, para ser deducible, un gasto empresarial „debe ser ordinario y necesario”.” Ordinario significa que el gasto es común o aceptado en esa industria, mientras que necesario significa que el gasto es útil para obtener ingresos. Los propietarios de empresas no pueden reclamar sus gastos personales, no relacionados con la empresa, como deducciones empresariales. Tampoco pueden reclamar los gastos de los grupos de presión, las sanciones y las multas.
Los inversores pueden consultar la publicación 535, Business Expenses, en el sitio web del IRS para obtener más información.