Qué son los gastos accesorios (IE)?
Los gastos incidentales, también conocidos como imprevistos, son gratificaciones y otros gastos menores que se producen además del servicio, artículo o evento principal pagado durante las actividades comerciales.
Los gastos imprevistos auxiliares a los costes de transporte, comidas y alojamiento son habituales cuando un empleado viaja por motivos de trabajo. Un empleado que coge un taxi del aeropuerto al hotel incurrirá en gastos de taxi y de hotel y, si es costumbre local, incurrirá en gastos incidentales de propinas al taxista y al personal del hotel. Los gastos incidentales de artículos o servicios como cortes de pelo o artículos de aseo personal se clasifican probablemente como personales, ya que se habrían necesitado y pagado en casa de todos modos.
Puntos clave
- Los gastos incidentales, también conocidos como imprevistos, son gratificaciones y otros honorarios o costes menores incurridos además del servicio, artículo o evento principal pagado durante las actividades comerciales.
- Los gastos imprevistos, además de los costes de transporte, comida y alojamiento, son habituales cuando un empleado viaja por motivos de trabajo.
- Los gastos imprevistos y las políticas y procedimientos que los rigen suelen figurar en el manual del empleado de la empresa.
- Los procedimientos de reembolso de la empresa pueden requerir que los empleados paguen los gastos incidentales de su bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.
- Los gastos incidentales pagados por los empleados' fondos personales deben ser reembolsados mediante cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.
Comprender los gastos imprevistos
Los gastos imprevistos y las políticas y procedimientos que los regulan suelen figurar en el manual del empleado de la empresa. En este caso, los gastos incidentales se definirán, se clasificarán como de negocios o personales, y se limitarán en cuanto a la cantidad, calidad o importe en dólares. O bien puede establecerse una tarifa por día y cualquier gasto que supere la misma debe ser asumido por el empleado. Los procedimientos de reembolso de la empresa pueden requerir que los empleados paguen los gastos imprevistos de su bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.
La Administración de Servicios Generales (GSA) establece cada año las tarifas de las dietas para los destinos dentro de los Estados Unidos continentales.S.Los gastos que no son del extranjero (e.g., Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) son fijadas por el Departamento de Defensa y las tarifas extranjeras (en cualquier lugar fuera de los Estados Unidos.S. y sus territorios) son establecidos por el Departamento de Estado.
Estos procedimientos deben facilitar el seguimiento de los gastos incidentales a efectos contables y fiscales. Los empleados deben llevar un registro detallado de cada compra. Los empleados deben resumir estos registros en un informe de gastos respaldado por los recibos reales que evidencian el pago y presentarlos a la empresa. Los gastos imprevistos pagados con fondos personales de los empleados deben reembolsarse mediante cheques independientes, para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.
Comidas y gastos accesorios
Los gastos incidentales son deducibles, con el límite del 50%, cuando se pagan sin reembolso en relación con el viaje de negocios, para la inversión o la propiedad productora de ingresos, o para fines educativos, médicos o benéficos cualificados.
Se pueden utilizar cinco métodos para calcular los gastos de comida y los gastos accesorios (M&IE):
La disponibilidad de un método depende totalmente de los hechos y circunstancias específicas. El primer método, el del coste real, ofrece un reembolso directo de los gastos de viaje justificados. Los cuatro métodos restantes proporcionan tarifas de dietas inclusivas para cubrir gastos específicos.
La tarifa estándar de las dietas cubre el coste de todas las comidas, el servicio de habitaciones, la lavandería, la tintorería y el planchado de la ropa, así como los honorarios y las propinas de las personas que prestan servicios, como los camareros y los mozos de equipaje. Las dietas según la tasa federal de dietas y la tasa alta-baja según la tasa establecida por el IRS cubren todos los gastos de comida, alojamiento y gastos incidentales. La tarifa de 5 dólares por día para gastos imprevistos sólo cubre los gastos imprevistos y sólo puede utilizarse cuando no se han pagado o incurrido en gastos de comida y no se ha utilizado la dieta estándar.
A efectos de la deducción por comidas y gastos accesorios (M&IE) la deducción, los gastos accesorios son los honorarios y las propinas que se dan a los porteros, los transportistas de equipaje, el personal de los hoteles y el personal de los barcos. Los gastos incidentales no incluyen los gastos de lavandería, limpieza y planchado de la ropa, los impuestos sobre el alojamiento, los costes de los telegramas o las llamadas telefónicas, el transporte entre los lugares de alojamiento o de negocios y los lugares donde se toman las comidas, ni los costes de envío de los comprobantes de viaje y del pago de las facturas de las tarjetas de crédito patrocinadas por el empleador.
Tratamiento fiscal de los gastos imprevistos
El tratamiento fiscal de los gastos incidentales pagados o reembolsados por las empresas varía según el tipo y el contribuyente. En general, los gastos incidentales pueden ser deducibles si son accesorios a los gastos de la empresa que son ordinarios y necesarios para sus respectivas actividades comerciales, si son habituales y esperados a nivel local, y si son razonables en su importe.
Regalos de empresa
Los gastos accesorios a los costes de los regalos son habituales cuando una empresa hace regalos a sus clientes. Una empresa que hace este tipo de regalos incurrirá en gastos incidentales de papel de regalo, cintas, lazos y entrega, además del coste de los regalos subyacentes.
Deducción de los regalos de empresa
Los gastos incidentales de los regalos de empresa, como el envoltorio del regalo, el grabado, el embalaje, el envío por correo, el seguro u otros gastos relacionados que no añaden un valor sustancial al regalo, no se tienen en cuenta a la hora de calcular el límite de deducción de los regalos de empresa. Eso es bueno, ya que las deducciones por regalos de empresa están limitadas a 25 dólares por destinatario durante cada ejercicio fiscal. Cualquier gasto que supere los 25 dólares de cualquier regalo entregado a un destinatario no puede deducirse.
Siniestro o robo
Los gastos accesorios relacionados con el coste de los bienes dañados o robados son habituales cuando una empresa sufre un siniestro o un robo. Si se quema una fábrica, la empresa propietaria tendrá que pagar para reparar o sustituir la fábrica y también podría incurrir en gastos incidentales como el tratamiento médico por daños personales, los costes de mudanza y almacenamiento, o el alquiler de un espacio temporal para la fábrica.
Deducibilidad de los gastos accidentales o de robo
Los gastos incidentales de un siniestro o robo, como el tratamiento médico por lesiones personales, el alojamiento temporal, el combustible, la mudanza o el alquiler de viviendas temporales, no son deducibles como pérdidas por siniestro.
Viajes de la Guardia Nacional y la Reserva
Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva pueden reclamar una deducción por encima de la línea de ingresos brutos hasta la tasa federal de dietas para las comidas, el alojamiento y los gastos incidentales de los viajes de más de 100 millas con pernoctación para asistir a las reuniones de la Guardia o la Reserva.
Formularios de declaración de impuestos para gastos imprevistos
Los trabajadores por cuenta ajena deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo en el Anexo A de los formularios 1040, 1040A o 1040EZ como gastos de trabajo y deducciones diversas detalladas sujetas al límite del 2% del AGI. Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva declaran los gastos de viaje de 100 millas en la línea 24 del formulario 1040 como una deducción por encima de la línea de ingresos brutos.
Los autónomos deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo como gastos de la empresa en el Anexo C de los formularios 1040, 1040A o 1040EZ. Las empresas, dependiendo de la clasificación de la entidad, deducen los gastos de viaje como gastos empresariales en el formulario 1120 o 1120S o en el formulario 1065.
Preguntas frecuentes sobre los incidentes
Cuánto retienen los hoteles en la tarjeta de crédito por incidencias?
Además del precio de la habitación, la mayoría de los hoteles retienen entre 50 y 200 dólares por noche en su tarjeta de crédito para imprevistos. Esta retención de la tarjeta de crédito debe retirarse dentro de las 24 horas siguientes a la salida del hotel. Sólo el cargo final afectará a su utilización del crédito; una retención de la tarjeta de crédito no.
Cuánto dinero debo presupuestar para imprevistos en vacaciones?
La Administración de Servicios Generales, una U.S. agencia gubernamental, proporciona una guía basada en la ubicación del gasto en alojamiento y comidas durante los viajes de negocios de los empleados federales. Las empresas privadas no están obligadas a utilizar esta guía, pero pueden optar por hacerlo.
¿Qué son los costes incidentales en la construcción??
Los imprevistos son habituales en el sector de la construcción. Suelen incluir ciertos gastos relacionados con la compra del solar, la explanación o mejora del mismo, el mobiliario, equipo, maquinaria o aparatos originales, o los honorarios profesionales de diseño o legales, los seguros durante la construcción y los gastos administrativos generales.
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