Definición de gastos administrativos

Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son gastos en los que incurre una organización y que no están directamente vinculados a una función central específica como la fabricación, la producción o las ventas. Estos gastos generales están relacionados con la organización en su conjunto, a diferencia de los departamentos o unidades de negocio individuales.

Puntos clave

  • Los gastos administrativos son costes incurridos para apoyar el funcionamiento de una empresa, pero que no están directamente relacionados con la producción de un producto o servicio específico.
  • Siempre se incurrirá en algún nivel de gastos administrativos como parte necesaria de las operaciones.
  • Los gastos administrativos suelen estar entre los primeros identificados para los recortes presupuestarios, porque no afectan directamente a las funciones principales de una empresa.
  • La dirección puede asignar los gastos administrativos a sus unidades de negocio en función de un porcentaje de ingresos, gastos u otras medidas.

Comprender los gastos administrativos

Los gastos administrativos pueden incluir los sueldos de los directivos y los costes asociados a los servicios o suministros generales; por ejemplo, los legales, la contabilidad, el trabajo de oficina y la tecnología de la información. Estos gastos no suelen estar directamente relacionados con la producción de bienes o servicios de una empresa y suelen excluirse de los márgenes brutos.

Las empresas incurren en gastos administrativos para realizar operaciones básicas (e.g., administrar las nóminas o las prestaciones sanitarias), aumentar la supervisión y la eficiencia, y/o cumplir con las leyes y reglamentos. En la cuenta de resultados, los gastos administrativos aparecen debajo del coste de las mercancías vendidas (COGS) y pueden aparecer como un agregado con otros gastos, como los generales o los de venta.

Algunos gastos administrativos son de naturaleza fija, ya que se producen como parte de la base de las operaciones comerciales. Estos gastos existirían independientemente del nivel de producción o ventas que se produzcan. Otros gastos administrativos son semivariables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Más allá de ese punto, puede tomar medidas para reducir su factura eléctrica.

Dado que una empresa puede eliminar los gastos administrativos sin que ello repercuta directamente en el producto que vende o produce, estos costes suelen ser los primeros en la línea de recortes presupuestarios. La dirección está muy motivada para mantener unos gastos administrativos bajos en relación con otros costes, ya que esto permite a la empresa utilizar el apalancamiento de forma más eficaz. La relación entre las ventas y los gastos administrativos ayuda a las empresas a medir cuántos ingresos por ventas se destinan a cubrir los gastos administrativos.

Las empresas pueden deducir de sus declaraciones de impuestos los gastos administrativos que sean razonables, ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales. Estos gastos deben producirse en el curso habitual de la actividad empresarial y deducirse en el año en que se producen.

Otros tipos de gastos administrativos

Los salarios y las prestaciones de ciertos empleados, como el personal de contabilidad y de informática, se consideran gastos administrativos. Todas las retribuciones y prestaciones de los directivos se consideran un gasto administrativo. Los arrendamientos de edificios, los seguros, las suscripciones, los servicios públicos y el material de oficina pueden clasificarse como gastos generales o gastos administrativos.

Dependiendo del activo que se amortice, los gastos de amortización pueden clasificarse como gastos generales, administrativos o de venta (marketing). Las organizaciones pueden optar por incluir los honorarios de consultoría y legales como un gasto administrativo también. Sin embargo, la investigación y el desarrollo&D) los costes no se consideran gastos administrativos.

Para obtener una imagen completa de los costes asociados al funcionamiento de determinadas unidades de negocio, una empresa puede asignar los gastos administrativos a cada uno de sus departamentos en función de un porcentaje de los ingresos, los gastos, los metros cuadrados u otras medidas. A nivel interno, esto permite a la dirección tomar decisiones sobre la ampliación o reducción de las distintas unidades de negocio.

Ejemplo de gastos administrativos

Por ejemplo, si la empresa XYZ gasta 4.000 dólares mensuales en electricidad y lo registra como un gasto administrativo, podría asignar el coste en función de los metros cuadrados que ocupa cada departamento. Supongamos:

  • Las instalaciones de producción tienen 2.000 pies cuadrados
  • Las instalaciones de fabricación tienen 1.500 pies cuadrados
  • La oficina de contabilidad tiene 750 pies cuadrados
  • La oficina de ventas tiene 750 pies cuadrados

La empresa ocupa 5.000 pies cuadrados. La factura eléctrica podría asignarse de la siguiente manera:

  • Producción: 1.600 dólares o (2.000 / 5.000) x 4.000 dólares
  • Fabricación: 1.200 dólares o (1.500 / 5.000) x 4.000 dólares
  • Contabilidad: 600 dólares o (750 / 5.000) x 4.000 dólares
  • Ventas: 600 dólares o (750 / 5.000) x 4.000 dólares

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  1. Servicio de Impuestos Internos. "Deducción de gastos empresariales." Consultado el 6 de agosto de 2021.

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