Qué es un gasto de prepago?
Un gasto prepagado es un tipo de activo en el balance que resulta de un negocio que realiza pagos anticipados por bienes o servicios que se recibirán en el futuro. Los gastos de prepago se registran inicialmente como activos, pero su valor se carga con el tiempo en la cuenta de resultados. A diferencia de los gastos convencionales, la empresa recibirá algo de valor del gasto prepagado a lo largo de varios períodos contables.
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Gasto de prepago
Comprender los gastos pagados por adelantado
Las empresas realizan pagos anticipados por bienes o servicios, como el alquiler de equipos de oficina o la cobertura de seguros, que proporcionan beneficios continuos a lo largo del tiempo. Los bienes o servicios de esta naturaleza no se pueden contabilizar como gastos inmediatamente porque el gasto no se correspondería con el beneficio obtenido a lo largo del tiempo por el uso del activo.
Según los principios contables generalmente aceptados (GAAP), los gastos deben registrarse en el mismo periodo contable que el beneficio generado por el activo correspondiente. Por ejemplo, si una empresa alquila una fotocopiadora de gran tamaño durante un periodo de 12 meses, la empresa se beneficia de su uso durante todo ese tiempo. El registro de un pago anticipado por el arrendamiento como un gasto en el primer mes no correspondería adecuadamente a los gastos con los ingresos generados por su uso. Por lo tanto, debe registrarse como un gasto prepagado y asignarse a los gastos a lo largo de los doce meses.
Los asientos que reconocen los gastos relacionados con los prepagos previamente registrados se denominan asientos de ajuste. No registran nuevas operaciones comerciales, sino que simplemente ajustan las operaciones registradas anteriormente. Los asientos de ajuste de los gastos pagados por adelantado son necesarios para garantizar que los gastos se reconocen en el periodo en el que se producen.
Debido a la naturaleza de ciertos bienes y servicios, los gastos prepagados siempre existirán. Por ejemplo, el seguro es un gasto prepagado porque el propósito de comprar un seguro es adquirir una protección proactiva en caso de que ocurra algo desafortunado en el futuro. Evidentemente, ninguna compañía de seguros vendería un seguro que cubriera un suceso desafortunado a posteriori, por lo que los gastos de los seguros deben ser pagados por adelantado por las empresas.
Ejemplo de gasto prepagado
Por ejemplo, supongamos que la empresa ABC adquiere un seguro para el próximo período de 12 meses. Paga 120.000 dólares por adelantado por la póliza de seguro. La compañía ABC contabilizará inicialmente la totalidad de los 120.000 dólares como un débito a los seguros prepagados, un activo en el balance, y un crédito a la tesorería. Cada mes, se realizará un asiento de ajuste para gastar 10.000 dólares (1/12 del importe prepagado) en la cuenta de resultados mediante un abono en seguros prepagados y un cargo en gastos de seguros. En el duodécimo mes, los últimos 10.000 dólares se gastarán por completo y la cuenta de prepago será cero.
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