Definición de dietas

Qué son los pagos por día?

Las dietas son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los gastos ocasionados durante un viaje de trabajo. Los gastos de empresa suelen incluir el alojamiento, el transporte, la comida y cualquier otro gasto incidental. Las dietas -término latino que significa „por día”- también pueden referirse a un sistema de compensación estructural en el que se paga a un empleado por día, en lugar de por hora o por mes.

Puntos clave

  • Las dietas son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los gastos ocasionados por un viaje de negocios.
  • Los pagos de dietas son útiles cuando los empleados acumulan gastos empresariales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc.
  • Las empresas pueden ofrecer dietas en forma de tarjetas de crédito de la empresa, cobertura total o parcial de los gastos, o tarifas diarias fijas.
  • La mayoría de las empresas utilizan la tarifa estándar establecida por el gobierno federal como guía para sus dietas.
  • El pago de dietas también se refiere a la estructura de compensación que reciben algunos trabajadores que cobran diariamente.

Cómo entender los pagos por día

Los pagos de dietas son útiles para algunos puestos de trabajo que requieren muchos viajes, lo que hace que los empleados acumulen gastos anuales de negocios como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las empresas tienen diferentes sistemas para cubrir estos gastos:

  • Tarjetas de crédito de la empresa: Algunas empresas emiten tarjetas de crédito para sus empleados. Esto les permite pagar inmediatamente los gastos empresariales mientras están en el trabajo sin incurrir en ningún gasto por su cuenta.
  • Cobertura total o parcial de los gastos: Mientras que algunas empresas cubren la totalidad de los gastos de los empleados, otras sólo ofrecen el pago de dietas para gastos parciales, en concreto, para el alojamiento, la comida y los viajes.
  • Cantidades fijas: Muchas empresas ofrecen a sus empleados una tarifa diaria específica y fija. Se espera que los empleados cubran todos o parte de sus gastos con estas dietas.

El pago de dietas también se refiere a la estructura de la compensación que reciben algunos trabajadores. Los trabajadores en una estructura por días reciben su salario por día o por la cantidad de trabajo realizado. Este tipo de trabajadores suelen tener contratos temporales o de corta duración, a diferencia de los empleos a tiempo completo. El personal sanitario y los profesores sustitutos son ejemplos de trabajadores que cobran dietas.

Consideraciones especiales

Las dietas de la mayoría de los empleados de la administración federal son fijadas por el Ministerio de Hacienda.S. Administración de Servicios Generales (GSA). Las empresas que aplican una política de pago de dietas para los gastos de la empresa utilizan esta tasa federal de dietas como orientación. Las tarifas estándar para los viajes nacionales e internacionales entran en vigor en octubre. 1 cada año. Aunque las tarifas fijadas por la U.S. El gobierno se basa en el coste de la vida en la ciudad de la empresa, que puede fijar sus tarifas por encima o por debajo de la tarifa estándar.

Los pagos de dietas superiores a la tarifa estándar exigen que el empleado pague impuestos sobre la cantidad excedente. El exceso de pago se incluye en la casilla 12 del formulario W-2. Si no se presenta un informe de gastos de empresa al empleador en un plazo de 60 días, se suele pagar un impuesto sobre la totalidad del desembolso en concepto de dietas.

Los empleados están obligados a pagar impuestos sobre cualquier cantidad que supere la tarifa estándar de las dietas.

Los pagos de dietas no forman parte del salario de un empleado si el pago es igual o inferior a la tarifa federal de dietas y el empleado entrega un informe de gastos de empresa a su empleador. Los pagos suelen contarse como ingresos no imponibles para los empleados y se muestran por separado de los ingresos imponibles en el formulario W-2. El informe de gastos de empresa debe presentarse a la empresa en un plazo de 60 días tras la finalización del viaje y debe detallar el propósito del viaje, la fecha y el lugar, junto con los recibos de los gastos cubiertos de su bolsillo.

Dietas para autónomos

Los autónomos sólo pueden utilizar una tarifa de dietas para los costes de las comidas. Al igual que los demás empleados, los autónomos deben llevar un registro de los informes de gastos en el que figure la fecha, el lugar y el objetivo del viaje de negocios. También puede ser necesario conservar los recibos, aunque en los casos en los que no es así, sigue siendo una buena idea conservarlos.

Tipos de pagos de dietas

Las empresas gestionan los pagos de dietas de forma diferente. Como ya se ha dicho, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir total o parcialmente los gastos, ofrecer tarifas fijas o exigir a los empleados que cubran los gastos de su bolsillo para que sean reembolsados posteriormente.

Las dietas pueden cubrir total o parcialmente los gastos de la empresa. Las empresas pueden utilizar una tarifa por día para el alojamiento y las comidas, o una tarifa por día para cubrir sólo las comidas. Una dieta parcial, por ejemplo, puede ascender a 100 dólares para cubrir sólo las comidas, mientras que los gastos de alojamiento y los imprevistos se pagan de su bolsillo. Algunas empresas realizan los pagos de dietas mediante cheques a nombre del empleado, para indicar que se trata de un ingreso independiente.

Tarifas fijas

Una empresa que aplica un método de dietas fijas para los gastos empresariales suele pagar al empleado una cantidad fija por día. Por ejemplo, un pago de dietas para un consultor de tecnología de la información (TI) que trabaja durante una semana en otra ciudad podría ser de 200 dólares por día: 100 dólares por el alojamiento, 50 dólares por la comida y 50 dólares por los gastos imprevistos.

Los gastos imprevistos son costes que no se identifican específicamente, sino que se determinan a discreción de los empleados. Los gastos imprevistos pueden incluir gastos de transporte, servicio de lavandería, Internet, servicio de habitaciones, propinas para los camareros, etc. Si un empleado utiliza su coche personal en un viaje de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso por kilometraje del Servicio de Impuestos Internos (IRS), una tasa opcional utilizada para calcular los costes deducibles de operar un vehículo con fines comerciales.

Gastos de bolsillo

En los casos en que los empleados deben pagar sus gastos por adelantado y por su cuenta, las empresas suelen exigirles que presenten reclamaciones. Si se aprueban las solicitudes de gastos de bolsillo, las empresas reembolsan a sus empleados los gastos de la empresa. Este método consume mucho más tiempo, ya que requiere que el personal revise las reclamaciones y los recibos, apruebe o rechace las solicitudes de reembolso y emita los pagos a los empleados.

Beneficios de los pagos por día

Las empresas que utilizan pagos de dietas por adelantado y/o tarjetas de crédito de la empresa ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y archivar los recibos. Si el pago ha sido cubierto por dietas y el coste es inferior a la cantidad de dietas, el pago se aprueba sin necesidad de documentación. Si el coste de la comida asignado al empleado es de 100 dólares por día, cualquier cantidad gastada igual o inferior a 100 dólares en comida por día no necesita recibos comerciales. Sin embargo, si el empleado gasta más de esa cantidad en comida, tendrá que presentar los recibos en su departamento de recursos humanos (RRHH).

Qué ocurre con el dinero sobrante? Los empleados pueden quedarse con el dinero no gastado. Esto podría servir de incentivo para el gasto ahorrador por parte de los empleados a los que les gusta ahorrar algo de dinero.

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  1. U.S. Administración de servicios generales. "Tarifas de dietas." Consultado el 26 de junio de 2021.

  2. Servicio de Impuestos Internos. "Formulario W-2." Consultado el 26 de junio de 2021.

  3. Servicio de Impuestos Internos. "Pagos diarios," Página 2. Accedido el 26 de junio de 2021.

  4. Servicio de Impuestos Internos. "Pagos de dietas." Consultado el 26 de junio de 2021.

  5. Servicio de Impuestos Internos. "Hacienda publica las tarifas estándar de kilometraje para 2021." Consultado el 26 de junio de 2021.

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