Definición de cuentas por pagar (AP)

Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las „cuentas por pagar” (AP) se refieren a una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo a sus acreedores o proveedores. Otro uso común de „AP” se refiere al departamento o división de negocios que es responsable de realizar los pagos que la empresa debe a los proveedores y otros acreedores.

Puntos clave

  • Las cuentas por pagar son los importes que se deben a los vendedores o proveedores por bienes o servicios recibidos que aún no se han pagado.
  • La suma de todos los importes pendientes de pago a los proveedores se muestra como saldo de cuentas por pagar en el balance de la empresa.
  • El aumento o la disminución del total de cuentas por pagar del período anterior aparece en el estado de flujos de efectivo.
  • La dirección puede optar por pagar sus facturas pendientes lo más cerca posible de su fecha de vencimiento para mejorar el flujo de caja.

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Cuentas por pagar

Entender las cuentas por pagar (AP)

El saldo total de las cuentas por pagar de una empresa en un momento determinado aparecerá en su balance en la sección del pasivo corriente. Las cuentas por pagar son deudas que deben pagarse en un plazo determinado para evitar el impago. A nivel corporativo, AP se refiere a los pagos de deudas a corto plazo con los proveedores. El pago es esencialmente un pagaré a corto plazo de una empresa a otra empresa o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas por cobrar en la misma cantidad.

Las cuentas por pagar son una cifra importante en el balance de una empresa. Si las cuentas por pagar aumentan con respecto a un periodo anterior, significa que la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito, en lugar de pagar en efectivo. Si las cuentas por cobrar de una empresa disminuyen, significa que la empresa está pagando sus deudas del período anterior a un ritmo más rápido que el de la compra de nuevos artículos a crédito. La gestión de las cuentas por pagar es fundamental para gestionar el flujo de caja de una empresa.

Cuando se utiliza el método indirecto para elaborar el estado de flujos de efectivo, el aumento o la disminución netos de las cuentas por pagar del período anterior aparecen en la sección superior, el flujo de efectivo de las actividades de explotación. La dirección puede utilizar el AP para manipular el flujo de caja de la empresa hasta cierto punto. Por ejemplo, si la dirección quiere aumentar las reservas de efectivo durante un periodo determinado, puede ampliar el tiempo que la empresa tarda en pagar todas las cuentas pendientes en AP. Sin embargo, esta flexibilidad para pagar más tarde debe sopesarse con las relaciones continuas que la empresa tiene con sus proveedores. Siempre es una buena práctica empresarial pagar las facturas en sus fechas de vencimiento.

Registro de las cuentas por pagar

Una correcta contabilidad por partida doble requiere que siempre haya un débito y un crédito que se compensen para todas las entradas realizadas en el libro mayor. Para registrar las cuentas por pagar, el contable acredita las cuentas por pagar cuando se recibe la factura. La compensación del débito de este asiento suele ir a una cuenta de gastos por el bien o servicio que se compró a crédito. El débito también podría ir a una cuenta de activo si el artículo comprado fuera un activo capitalizable. Cuando se paga la factura, el contable carga las cuentas por pagar para disminuir el saldo del pasivo. El abono se realiza en la cuenta de tesorería, lo que también disminuye el saldo de tesorería.

Por ejemplo, imagine que una empresa recibe una factura de 500 dólares por material de oficina. Cuando el departamento de cuentas por pagar recibe la factura, registra un crédito de 500 dólares en cuentas por pagar y un débito de 500 dólares en gastos de material de oficina. El débito de 500 dólares en los gastos de material de oficina se traslada a la cuenta de resultados en este momento, por lo que la empresa ha registrado la transacción de compra aunque no se haya pagado en efectivo. Esto está en consonancia con la contabilidad de devengo, en la que los gastos se reconocen cuando se producen y no cuando el efectivo cambia de manos. La empresa paga entonces la factura, y el contable registra un crédito de 500 dólares en la cuenta de caja y un débito de 500 dólares en las cuentas por pagar.

Una empresa puede tener muchos pagos pendientes a proveedores en un momento dado. Todos los pagos pendientes a los proveedores se registran en las cuentas por pagar. En consecuencia, si alguien mira el saldo de las cuentas por pagar, verá el importe total que la empresa debe a todos sus proveedores y prestamistas a corto plazo. Este importe total aparece en el balance. Por ejemplo, si la empresa anterior también recibió una factura por servicios de cuidado del césped por un importe de 50 dólares, el total de ambas entradas en las cuentas por pagar sería de 550 dólares antes de que la empresa pague esas deudas.

Cuentas por pagar frente a. Cuentas por pagar comerciales

Aunque algunas personas utilizan las frases „cuentas por pagar” y „cuentas por pagar comerciales” indistintamente, las frases se refieren a situaciones similares pero ligeramente diferentes. Las cuentas por pagar comerciales son el dinero que una empresa debe a sus proveedores por los bienes relacionados con el inventario, como los suministros de la empresa o los materiales que forman parte del inventario. Las cuentas por pagar incluyen todas las deudas u obligaciones a corto plazo de la empresa.

Por ejemplo, si un restaurante debe dinero a una empresa de alimentos o bebidas, esos artículos forman parte del inventario y, por tanto, de sus deudas comerciales. Mientras tanto, las obligaciones con otras empresas, como la empresa que limpia los uniformes del personal del restaurante, entran en la categoría de cuentas por pagar. Ambas categorías se incluyen en la categoría más amplia de cuentas por pagar, y muchas empresas combinan ambas bajo el término cuentas por pagar.

Cuentas por pagar frente a. Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son esencialmente opuestas. Las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a sus proveedores, mientras que las cuentas por cobrar son el dinero que se le debe a la empresa, normalmente por parte de los clientes. Cuando una empresa realiza una transacción a crédito con otra, una de ellas registra un asiento en las cuentas por pagar, mientras que la otra registra un asiento en las cuentas por cobrar.

Cuáles son los ejemplos de cuentas por pagar?

Una cuenta por pagar se crea cada vez que una empresa debe dinero por servicios prestados o productos suministrados que aún no han sido pagados por la empresa. Puede tratarse de una compra a un proveedor a crédito, o de un pago de suscripción o a plazos que se debe realizar después de haber recibido los bienes o servicios.

¿Dónde puedo encontrar las cuentas por pagar de una empresa??

Las cuentas por pagar aparecen en el balance de la empresa, y como representan fondos que se deben a otros, se contabilizan como un pasivo corriente.

¿En qué se diferencian las cuentas por pagar de las cuentas por cobrar??

Las cuentas por cobrar representan los fondos que se deben a la empresa por los servicios prestados y se contabilizan como un activo. Las cuentas por pagar, en cambio, representan fondos que la empresa debe a otros. Por ejemplo, pagos debidos a proveedores o acreedores. Las cuentas por pagar se contabilizan como pasivo.

¿Son las cuentas por pagar un gasto de la empresa??

No. Algunas personas creen erróneamente que las cuentas por pagar se refieren a los gastos rutinarios de las operaciones principales de una empresa, sin embargo, esa es una interpretación incorrecta del término. Los gastos se encuentran en la cuenta de resultados de la empresa, mientras que las cuentas por pagar se contabilizan como un pasivo en el balance.

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