Qué es un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque (BL o BoL) es un documento legal emitido por un transportista a un cargador que detalla el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías transportadas. Un conocimiento de embarque también sirve como recibo de envío cuando el transportista entrega las mercancías en un destino predeterminado. Este documento debe acompañar a los productos enviados, sea cual sea la forma de transporte, y debe estar firmado por un representante autorizado del transportista, el cargador y el receptor.
Puntos clave
- Un conocimiento de embarque es un documento legal emitido por un transportista a un cargador que detalla el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías transportadas.
- Un conocimiento de embarque es un documento de titularidad, un recibo de las mercancías enviadas y un contrato entre el transportista y el cargador.
- Este documento debe acompañar a las mercancías enviadas y debe ser firmado por un representante autorizado del transportista, el cargador y el receptor.
- Si se gestiona y revisa adecuadamente, un conocimiento de embarque puede ayudar a prevenir el robo de activos.
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Comprender los conocimientos de embarque
El conocimiento de embarque es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al cargador todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Tiene tres funciones principales. En primer lugar, es un documento de titularidad de las mercancías descritas en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Por último, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de las mercancías.
Como ejemplo, una empresa de logística pretende transportar, mediante un camión pesado, gasolina desde una planta en Texas hasta una gasolinera en Arizona. Un representante de la planta y el conductor firman el conocimiento de embarque después de cargar la gasolina en el camión. Una vez que el transportista entrega el combustible en la gasolinera de Arizona, el camionero solicita que el empleado de la estación también firme el documento.
Toda empresa debe tener controles internos para evitar robos. Un componente clave del control interno es la segregación de funciones, que evita que un empleado tenga demasiado control dentro de una empresa. No hay dos sistemas de control interno iguales. Sin embargo, la mayoría sigue un conjunto de filosofías básicas que se han convertido en prácticas de gestión estándar. La implantación de controles internos puede ayudar a agilizar las operaciones y prevenir el fraude. El conocimiento de embarque es uno de los documentos clave que deben gestionarse y revisarse adecuadamente para evitar el robo de bienes.
Ejemplo de conocimiento de embarque
Supongamos, por ejemplo, que XYZ Fine Dining recibe envíos de carne y pescado frescos cinco veces por semana. El gerente del restaurante determina el tipo y la cantidad de carne y pescado que el restaurante necesita pedir. A continuación, rellenan una orden de compra (PO), y el propietario de XYZ revisa y rubrica cada PO antes de enviarla por correo electrónico al proveedor de alimentos. El vendedor recoge la carne y el pescado y firma un conocimiento de embarque junto con un representante del transportista nocturno.
A continuación, el transportista entrega los alimentos en el restaurante y el gerente compara la información del conocimiento de embarque con lo solicitado en el pedido. Si la información coincide, el pedido y el conocimiento de embarque se envían al propietario, que revisa los documentos y extiende un cheque a nombre del proveedor de alimentos.
En este ejemplo, el propietario no emite un cheque al proveedor sin revisar la orden de compra y el conocimiento de embarque. Este paso garantiza que XYZ sólo pague por lo que ha pedido y lo que ha recibido. Si los dos documentos no coinciden cuando el gerente del restaurante los compara, el gerente preguntará al proveedor sobre la excepción. Un tercer empleado concilia el extracto bancario y realiza los depósitos de la empresa. Todos estos pasos deben darse para evitar el robo.
¿Por qué es importante el conocimiento de embarque??
La importancia de un conocimiento de embarque radica en el hecho de que es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al cargador todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Esto implica que puede utilizarse en un litigio si surge la necesidad y que todas las partes implicadas se esforzarán por garantizar la exactitud del documento.
Básicamente, un conocimiento de embarque funciona como prueba indiscutible del envío. Además, un conocimiento de embarque permite la segregación de funciones, que es una parte vital de la estructura de control interno de una empresa para evitar robos.
Para qué sirve un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque tiene tres objetivos principales. En primer lugar, es un documento de titularidad de las mercancías descritas en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Por último, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de las mercancías.
Qué contiene un conocimiento de embarque?
Normalmente, un conocimiento de embarque incluye los nombres y direcciones del remitente (consignador) y del destinatario (consignado), la fecha de envío, la cantidad, el peso exacto, el valor y la clasificación del flete. Además, se incluye una descripción completa de los artículos, incluyendo si están clasificados como peligrosos, el tipo de embalaje utilizado, cualquier instrucción específica para el transportista y cualquier número de seguimiento de pedidos especiales.
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