Qué es una confirmación negativa?
La confirmación negativa es una carta o documento en el que se solicita que el destinatario sólo responda al remitente si hay algún problema con el contenido del mensaje o si el destinatario desea no participar en el evento al que se refiere la carta.
Las cartas de confirmación negativa pueden utilizarse en muchos tipos de situaciones comerciales y se utilizan a menudo en el sector de los servicios financieros. El propósito de la comunicación es reducir el número de respuestas que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes. En una situación de comunicación de confirmación negativa o consentimiento negativo, la empresa o entidad que envía el mensaje sólo recibe respuestas de "no" votos, en lugar de respuestas de todo el mundo independientemente de su opinión.
Una confirmación negativa puede contrastarse con una confirmación positiva.
Puntos clave
- La confirmación negativa es una solicitud que sólo debería suscitar una respuesta si hay cuestiones pendientes o preocupaciones que deban abordarse.
- Si no hay problemas, no se envía ninguna respuesta, y la ausencia de esa respuesta sirve como confirmación negativa.
- Las cartas de confirmación negativa se utilizan a menudo en el sector de los servicios financieros, por ejemplo cuando los contables quieren verificar la información financiera de un cliente.
- Las confirmaciones negativas, en contraposición a las positivas, ayudan a reducir el número de correspondencias entrantes, aumentando la eficiencia y reduciendo el desperdicio.
Entender las confirmaciones negativas
Las confirmaciones negativas son utilizadas a menudo por los auditores y consisten en un documento enviado a una muestra de clientes de una empresa, pidiéndoles que respondan sólo si encuentran una discrepancia entre sus libros y la cuenta registrada en los estados financieros de la empresa auditada. La confirmación negativa suele utilizarse cuando los controles contables de una empresa han tenido históricamente muy pocos errores y, por tanto, se consideran sólidos. Se pide a la empresa que vuelva a comprobar las cifras y que sólo confirme si hay una discrepancia.
Enviar una confirmación negativa en lugar de una positiva, que requiere una respuesta, puede ahorrar el tiempo que se emplearía en rastrear las respuestas y hacer un seguimiento de los destinatarios que no responden. La confirmación negativa no es más que una forma de que el contable se asegure de que ambas empresas presentan las mismas cifras.
Ejemplos de confirmaciones negativas
Las confirmaciones negativas tienen muchas aplicaciones que incluyen tanto a los contables como a las empresas de servicios financieros.
Planes de jubilación para empleados
Las cartas de confirmación negativa suelen enviarse con los planes 401(k) que tienen una función de autoescalado. Con la autoescalada, el porcentaje de la nómina de un empleado cotizado en cada periodo de pago se incrementa automáticamente cada año.
La intención de este aumento automático de la tasa de ahorro es ayudar a la gente a ahorrar más dinero para la jubilación. Aproximadamente un mes antes de que se produzca la escalada, el encargado del registro envía una confirmación negativa o una carta de consentimiento negativo. La carta informa al partícipe de que el aumento de las cotizaciones se producirá a menos que éste se ponga en contacto con el gestor del plan 401(k) y opte por no participar en el aumento para mantener su porcentaje de cotización actual.
Contabilización de los ingresos
Una solicitud negativa también puede utilizarse para contabilizar las ventas en un fabricante de automóviles. Según los libros, el fabricante vendió 200 coches al concesionario por un total de 6 millones de dólares de ingresos. La carta de confirmación negativa diría que si la cifra de 6 millones de dólares es exacta, no hay necesidad de responder. Sin embargo, si el importe de los ingresos fuera sólo de 5 millones de dólares, el fabricante tendría que notificar al contable la discrepancia en los libros del concesionario.
Las confirmaciones negativas son una forma profesional de decir "no me responda a menos que haya un problema."