Definición de conciliación de cuentas

Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de confirmar que dos registros separados de transacciones en una cuenta son iguales. Tanto las instituciones como los particulares realizan la conciliación de cuentas. A nivel institucional, los bancos y los corredores de bolsa deben revisar internamente las transacciones entre sus entradas en el libro mayor y los registros de las cuentas individuales.

La conciliación de cuentas puede ayudar a las organizaciones a detectar errores en la contabilidad que podrían indicar equivocaciones, cálculos erróneos o fugas de efectivo. Gracias a la automatización informática, este proceso es mucho más rápido que antes.

Puntos clave

  • La conciliación de cuentas es el proceso de confirmar que dos registros separados de transacciones en una cuenta son iguales.
  • Las instituciones y los particulares realizan la conciliación de cuentas para cuadrar los talonarios de cheques y asegurarse de que los registros coinciden con los extractos.
  • La conciliación de cuentas puede ayudar a las organizaciones a detectar errores en la contabilidad que podrían indicar equivocaciones, fraudes, cálculos erróneos o fugas de efectivo
  • La conciliación de cuentas en bancos y empresas es una función de regulación y cumplimiento. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la conciliación de cuentas de las empresas.
  • La conciliación de cuentas de los particulares puede ayudar a reconocer los pagos no efectuados, la no recepción de un reembolso, los cobros excesivos o los posibles robos o fraudes.

Comprender la conciliación de cuentas

La conciliación de cuentas dentro de las instituciones financieras y las empresas es una función reguladora y de cumplimiento clave, y es un objetivo principal para los reguladores externos en sus auditorías rutinarias de una empresa. En el caso de las instituciones más grandes, a menudo se contrata a terceros para que realicen las conciliaciones de cuentas.

En función de su revisión, los auditores emitirán una opinión sobre los estados financieros de una empresa. Los clientes de estas empresas también deben mantener un registro preciso y notificar las discrepancias con prontitud.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la conciliación de cuentas de las empresas. Antes de la ley Sarbanes-Oxley, las normas contables no tenían en cuenta la necesidad de aplicar las mejores prácticas de conciliación de cuentas. En la actualidad, las empresas están sometidas a normas mucho más estrictas en cuanto a controles internos y procedimientos de auditoría.

Con la llegada de los sistemas informáticos para registrar las transacciones y las posiciones de los clientes, la conciliación suele consistir en solucionar pequeñas discrepancias de unos pocos dólares, o incluso céntimos, entre una fuente y otra. Cuanto más tiempo pase sin que se descubra un error, más difícil será conciliar los dos registros.

La conciliación también se produce cuando un cliente de un banco o corredor de bolsa confirma que sus registros personales coinciden con lo que aparece en los extractos periódicos. A nivel individual, cuadrar un talonario de cheques es una forma de conciliación de cuentas. El término también puede referirse a cuadrar los libros y registros de una empresa con programas informáticos y entradas de datos, lo que proporciona un nivel de objetividad a la revisión.

Las conciliaciones de cuentas permiten una inmensa cantidad de descubrimientos, desde el reconocimiento de los pagos no realizados hasta la no recepción de un reembolso, pasando por los cobros excesivos, los posibles robos o fraudes, etc. La conciliación de cuentas es una práctica prudente que todas las personas y empresas deberían realizar regularmente.

Proceso de conciliación de cuentas

A nivel organizativo, la conciliación de cuentas puede realizarse siguiendo un proceso simplificado. En primer lugar, hay que recopilar toda la información contable necesaria. A continuación, se comparan los extractos bancarios de la empresa con el libro mayor. Las deducciones pendientes en el libro mayor de la empresa deben deducirse del saldo final, y los depósitos pendientes deben añadirse al saldo final.

Si la cuenta devenga intereses, hay que calcularlos. Los cheques pendientes deben deducirse, al igual que los errores bancarios, como los débitos o créditos inexactos, y las comisiones por servicios bancarios. Por último, tanto el extracto de la empresa como el libro mayor deben mostrar el mismo saldo final. Cualquier error que quede al final del proceso debe ser investigado verificando que cada transacción se contabiliza en el libro mayor y que los depósitos pendientes y los cheques pendientes se contabilizan.

Los particulares pueden conciliar sus cuentas personales mediante un proceso similar. En lugar de un libro mayor, compararían sus extractos bancarios u otros estados de cuentas financieras con un registro personal de débitos y créditos, como un registro de cheques. Sin embargo, gracias a la llegada de la banca online y a la disminución de los cheques en papel, muchos particulares ya no realizan la conciliación de cuentas para la mayoría de sus cuentas financieras y dependen de que sus bancos muestren el saldo final correcto en los portales de banca online.

Aún así, los bancos pueden cometer errores, y sólo son transaccionales. Para asegurarse de que los importes monetarios son correctos y de que los fondos que entran y salen de una cuenta son correctos, la conciliación de cuentas puede aportar muchos datos.

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