Definición de caja chica

Qué es la caja chica?

Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de dinero en efectivo de la empresa, que a menudo se mantiene a mano (e.g., en un cajón o caja cerrada con llave), para pagar gastos menores o incidentales, como material de oficina o reembolsos a los empleados.

Un fondo de caja chica se someterá a conciliaciones periódicas, y las transacciones también se registrarán en los estados financieros. En las grandes empresas, cada departamento puede tener su propia caja chica.

Puntos clave

  • La caja chica es una cantidad nominal de dinero a la que se puede acceder fácilmente para pagar gastos demasiado pequeños como para emitir un cheque o utilizar una tarjeta de crédito.
  • En las grandes empresas, cada departamento puede tener su propio fondo de caja chica.
  • Un fondo de caja chica puede utilizarse para material de oficina, tarjetas para clientes, flores, pagar un almuerzo para los empleados o reembolsarles los gastos.
  • Las principales ventajas de la caja chica son que es rápida, cómoda y fácil de entender y utilizar.
  • Las desventajas de los fondos de caja chica incluyen su vulnerabilidad al robo y al mal uso, y la necesidad de supervisarlos y equilibrarlos periódicamente.

Cómo entender la caja chica

La caja chica proporciona comodidad para las pequeñas transacciones para las que la emisión de un cheque o de una tarjeta de crédito corporativa no es razonable o es inaceptable. La pequeña cantidad de dinero en efectivo que una empresa considera pequeña variará, ya que muchas empresas mantienen entre 100 y 500 dólares como fondo de caja chica. Algunos ejemplos de transacciones para las que se utiliza un fondo de caja chica son

  • Material de oficina
  • Tarjetas para clientes
  • Flores
  • Pagar un almuerzo para un pequeño grupo de empleados
  • Reembolsar a un empleado por pequeños gastos relacionados con el trabajo

Los custodios de la caja chica son designados para supervisar el fondo. Las tareas de custodia suelen incluir la aplicación de las normas y reglamentos de la caja chica, la solicitud de reposiciones y la entrega de fondos.

Requisitos de la caja chica 

El uso de una caja chica puede eludir ciertos controles internos. Sin embargo, la disponibilidad de la caja chica no significa que cualquier persona pueda acceder a ella para cualquier propósito. Muchas empresas emplean estrictos controles internos para gestionar el fondo. A menudo, unas pocas personas están autorizadas a aprobar desembolsos y sólo pueden hacerlo para gastos relacionados con actividades u operaciones legítimas de la empresa.

Se puede asignar a un cajero para que emita el cheque para financiar el cajón de la caja chica y realice los asientos contables correspondientes. El custodio de la caja chica se encarga de distribuir el efectivo y de recoger los recibos de todas las compras o de cualquier uso de los fondos. A medida que el total de la caja chica disminuye, los ingresos deberían aumentar y sumar el monto total retirado.

Al tener un cajero y un custodio de la caja chica, el doble proceso ayuda a mantener los fondos seguros y a garantizar que sólo los autorizados tengan acceso a ellos.

Registro de la caja menor

Cuando se utiliza un fondo de caja chica, las transacciones de caja chica se siguen registrando en los estados financieros. No se realizan asientos contables cuando se realizan compras con la caja chica, sólo cuando el custodio necesita más efectivo -y a cambio de los recibos, recibe nuevos fondos- se registran los asientos contables. El asiento para dar más efectivo al custodio es un débito al fondo de caja chica y un crédito al efectivo.

Si hay un déficit o un exceso, se registra un asiento en el diario en una cuenta de exceso/defecto. Si el fondo de caja chica es excesivo, se registra un crédito para representar una ganancia. Si el fondo de caja chica es insuficiente, se registra un débito para representar una pérdida. La cuenta de exceso o defecto se utiliza para forzar el equilibrio del fondo en la conciliación.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recomienda archivar los comprobantes de caja chica y adjuntarlos a los recibos para registrar y documentar los gastos de caja chica.

Conciliación de la caja chica

El fondo de caja chica se concilia periódicamente para verificar que el saldo del fondo es correcto. Normalmente, cuando el saldo de la caja menor desciende a un nivel preestablecido, el custodio solicita efectivo adicional al cajero. En este momento, se calcula el total de todos los recibos para asegurarse de que coincide con los fondos desembolsados de la caja chica. Si se necesitan nuevos fondos, el cajero extiende un nuevo cheque para dotar de fondos a la caja chica y toma, a cambio, los recibos de las compras que agotaron el efectivo.

El proceso de conciliación garantiza que el saldo restante del fondo sea igual a la diferencia entre el saldo original menos los cargos detallados en los recibos y facturas. Si el saldo restante es inferior a lo que debería ser, hay un déficit. Si el saldo restante es mayor de lo que debería ser, hay un exceso de dinero. Aunque puede haber pequeñas desviaciones, cuando se produce un desequilibrio, debe identificarse y corregirse el origen de la discrepancia.

Caja chica vs. Efectivo en mano

La „caja chica” y el „efectivo en mano” suenan muy parecidos, y se superponen. De los dos, „efectivo en mano” es el término más genérico.

La caja chica se refiere específicamente al dinero -literalmente, monedas y billetes- que una empresa tiene a mano para pequeños desembolsos, normalmente porque usar el efectivo es más fácil que usar un cheque o una tarjeta de crédito.

El efectivo disponible es cualquier el efectivo accesible que tiene la empresa o los fondos líquidos. Puede ser en forma de dinero real, como las cantidades que aún no se han depositado en el banco o los billetes y monedas más pequeños que se guardan en la caja registradora para dar cambio a los clientes. En este sentido, la diferencia con la caja chica se refiere al lugar en el que se guarda el dinero y al uso que se le da, ya que la caja chica se destina más bien a las necesidades/gastos internos de los empleados, y el efectivo en mano se refiere a los fondos recibidos de los clientes o reembolsados a éstos.

Pero el efectivo en mano tiene un significado más amplio, como término contable. En el mundo financiero, también se refiere a los activos altamente líquidos de una empresa: fondos en cuentas corrientes u otras cuentas bancarias, fondos del mercado monetario, instrumentos de deuda a corto plazo u otros equivalentes de efectivo. Aunque no es literalmente dinero en efectivo, es un dinero al que se puede acceder fácil y rápidamente, por lo que es "a la mano."

En resumen: toda la caja chica es una forma de efectivo en mano, pero no el efectivo en mano es caja chica.

Ventajas y desventajas de la caja chica

La caja chica tiene sus ventajas. El efectivo, en muchos casos, sigue siendo la forma más rápida, sencilla y fácil de pagar las cosas. Funciona bien para cubrir pequeños gastos improvisados, como una propina para el chico que lleva las pizzas a la reunión del almuerzo, o el precio del taxi para los empleados que trabajan hasta tarde. Se ahorra la molestia de reembolsar a las personas o esperar que paguen de su bolsillo por los artículos relacionados con el trabajo.

La caja chica también puede servir para gastos frecuentes pero mundanos, como leche para la nevera de la oficina, sellos o material de limpieza.

Aunque no debería ser una práctica habitual, la caja chica puede utilizarse en caso de apuro para dar cambio a los clientes, si la caja se queda corta.

En el lado negativo, la comodidad de la caja chica también puede convertirla en un problema, y en un riesgo. El dinero en efectivo es difícil de asegurar e imposible de rastrear; es muy fácil que las facturas desaparezcan sin dejar rastro, incluso si se ha establecido un cuidadoso sistema de recibos o comprobantes.

Esto nos lleva a otro inconveniente de los fondos de caja chica: Mantenerlas, llevar registros y conciliarlas regularmente, todo ello implica un trabajo extra para alguien. Esto puede ser una pequeña molestia en las grandes empresas con un director de oficina o un departamento de contabilidad; para las pequeñas empresas, puede suponer una carga.

Las transacciones comerciales se realizan cada vez más sin dinero en efectivo, incluso en los pequeños comercios y restaurantes, donde tradicionalmente las compras dependían en gran medida de las monedas. La caja chica se ha convertido en un concepto anticuado, dicen algunos críticos. Entre las tarjetas de crédito, las tarjetas de débito, los servicios de pago como Venmo o Paypal, los monederos electrónicos y otras formas de comprar sin contacto, existen muchas alternativas sencillas como el dinero en efectivo, con las ventajas añadidas de ser rastreables, seguras y menos susceptibles de robo.

El aspecto de la seguridad suele ser importante para las pequeñas empresas, que durante mucho tiempo han temido que tener dinero en efectivo sea una invitación a la delincuencia.

Pros

  • Conveniente, fácil de entender

  • Son inmediatamente accesibles; no se requiere una planificación/autorización previa

  • Buena para emergencias/necesidades improvisadas

Contras

  • Riesgo para la seguridad: difícil de rastrear y sujeto a fraudes, robos y usos indebidos

  • Requiere un control manual y el mantenimiento de registros

  • Antiguo/anticuado

Preguntas frecuentes sobre la caja chica

Qué es la caja chica y para qué se utiliza?

La caja chica es el dinero que una empresa tiene a mano para hacer pequeños pagos, compras y reembolsos. Ya sean rutinarias o inesperadas, son transacciones para las que escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito es poco práctico o inconveniente.

Por qué se llama caja chica?

La palabra inglesa "petty" deriva del francés petit, que significa "pequeño" o "poco.Asimismo, „mezquino” significa „menor” o „insignificante”. La caja chica se refiere a una pequeña suma de dinero reservada para compras insignificantes o pequeñas, a diferencia de los gastos o facturas importantes.

Uno de los primeros usos de la frase proviene de una obra educativa sobre el cuidado de la casa de Benjamin Billingsley, Consejo para las mujeres y doncellas de Londres, que data de 1678.

Qué es un ejemplo de caja chica?

La caja chica suele guardarse en un cajón, una caja fuerte o un sobre grande. Las compras típicas de caja chica incluyen

  • Café, caramelos o aperitivos
  • Flores, tarjetas de cumpleaños u otros pequeños regalos
  • La tarifa del taxi o del coche
  • Pequeño material de oficina: bolígrafos, gomas de borrar, grapadoras, etc.
  • Comidas de encargo

¿Es la caja chica un equivalente de efectivo??

No hay. La caja chica es dinero en efectivo real: billetes y monedas. Los equivalentes de efectivo son valores muy líquidos y otros activos que pueden convertirse fácilmente en efectivo: fondos del mercado monetario, papel comercial o deuda a corto plazo, como las letras del Tesoro.

Sin embargo, en los estados financieros de las empresas, la caja menor figura en la sección „Efectivo y equivalentes de efectivo” del balance. Así que los dos pueden ser agrupados en ese sentido.

Cómo se contabiliza la caja chica en la contabilidad?

Cada vez que se recurre a un fondo de caja chica -es decir, se saca dinero- se debe rellenar un recibo o comprobante. Actúa como un recibo, registrando el importe de la retirada, la fecha, la finalidad y otros detalles. Cada vez más, estos recibos son electrónicos, introducidos en una hoja de cálculo o libro de contabilidad digital. Pero también puede ser útil guardar los comprobantes en papel, junto con los recibos de las compras o los pagos (si es posible).

Después de un intervalo designado -normalmente, a la misma hora cada mes o semana- es el momento de conciliar o equilibrar la cuenta de la caja chica. En primer lugar, hay que anotar el importe actual del fondo. A continuación, reste esta cantidad del saldo inicial. Esta suma es el total retirado de la cuenta durante ese periodo de tiempo.

A continuación, sume el importe de todas las papeletas pendientes (más los recibos adjuntos). Esta cifra debe ser la misma que la suma retirada que has calculado a partir de los saldos inicial y final de la cuenta. Y la cantidad de dinero en efectivo que tiene en su caja o cajón debe ser la misma que el saldo actual de la cuenta.

Si no coinciden, tendrás que investigar por qué: ¿hubo un error matemático? falta un recibo o es incorrecto?

El equilibrio de la cuenta de caja chica suele producirse cuando es necesario reponer el fondo. El depositario de la caja chica lleva todos los recibos o comprobantes a la empresa' contable, cajero o contador. Los ingresos de la caja chica se registran en el Libro Mayor de la empresa como abonos en la cuenta de caja chica, y probablemente como débitos en varias cuentas de gastos diferentes. Cuando se repone el fondo para gastos menores, normalmente mediante un cheque emitido por la empresa, se registra como un débito en la cuenta de caja menor y un crédito en la cuenta de efectivo.

Lo más importante

La caja chica es una pequeña cantidad de dinero en efectivo que se guarda en las instalaciones de un negocio o empresa para pagar gastos y necesidades menores, normalmente no más de unos cientos de dólares. Aunque es fácil de entender y de utilizar, la caja chica está sujeta a abusos, es fácil de perder de vista y es vulnerable al robo. Algunos consideran que, en la sociedad contemporánea, la caja chica ha pasado de moda: existen muchas alternativas para las pequeñas compras que son más seguras e igual de cómodas.

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  1. Hacienda. "Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Iniciar un negocio y llevar registros)." Consultado el 5 de agosto de 2021.

  2. El buscador de frases. "Caja chica." Consultado el 5 de agosto de 2021.

  3. Contabilización de la caja. "Cómo se reporta la caja chica en los estados financieros?" Consultado el 26 de abril de 2021.

  4. Herramientas contables. "Contabilidad de caja chica." Consultado el 26 de abril de 2021.

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