Definición de back office

Qué es el back office?

El back office es la parte de una empresa formada por el personal de administración y apoyo que no está de cara al cliente. Las funciones administrativas incluyen liquidaciones, autorizaciones, mantenimiento de registros, cumplimiento de la normativa, contabilidad y servicios informáticos. Por ejemplo, una empresa de servicios financieros está segmentada en tres partes: el front office (e.g., Las funciones de back-office incluyen liquidaciones, compensaciones, mantenimiento de registros, cumplimiento de la normativa, contabilidad y servicios de TI (ventas, marketing y atención al cliente), el middle-office (gestión de riesgos) y el back-office (servicios administrativos y de apoyo).

Puntos clave a tener en cuenta

  • El back office es la parte de una empresa formada por el personal de administración y apoyo, que no está de cara al cliente.
  • Las funciones administrativas incluyen liquidaciones, autorizaciones, mantenimiento de registros, cumplimiento de la normativa, contabilidad y servicios informáticos.
  • El término „back office” se originó cuando las primeras empresas diseñaron sus oficinas de manera que la parte delantera contuviera a los asociados que interactúan con los clientes, y la parte trasera de la oficina contuviera a los asociados que no tienen interacción con los clientes, como los empleados de contabilidad.

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Back Office

Cómo funciona el back office

El back office puede considerarse como la parte de una empresa responsable de proporcionar todas las funciones empresariales relacionadas con sus operaciones. A pesar de su presencia aparentemente invisible, el personal de back-office realiza funciones esenciales para la empresa. El back office es una parte esencial de cualquier empresa y los puestos de trabajo asociados suelen clasificarse en „Operaciones”.” Sus funciones permiten y equipan al personal del front-office para realizar sus tareas de cara al cliente. El back office se utiliza a veces para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente.

El término „back office” se originó cuando las primeras empresas diseñaron sus oficinas de forma que la parte delantera contuviera a los empleados que interactuaban con los clientes, y la parte trasera de la oficina contuviera a los empleados que no interactuaban con los clientes, como los empleados de contabilidad.

Ejemplo de Back-Office

Hoy en día, la mayoría de los puestos de back-office se encuentran fuera de la sede de la empresa. Muchos están situados en ciudades donde los alquileres comerciales son baratos, los costes de la mano de obra son bajos y se dispone de una plantilla adecuada.

Alternativamente, muchas empresas han optado por externalizar y/o deslocalizar las funciones de back-office para reducir aún más los costes. La tecnología ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir acuerdos de trabajo a distancia, en los que los asociados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro en el alquiler y el aumento de la productividad. Además, la contratación a distancia de personal de back-office permite a las empresas acceder a talentos en diversas áreas y atraer a un grupo diverso de candidatos.

Algunas empresas ofrecen incentivos a los empleados y solicitantes que aceptan puestos a distancia. Por ejemplo, una empresa de servicios financieros que requiera una contabilidad de alto nivel podría ofrecer una subvención de 500 dólares al mes en concepto de alojamiento a los contables con experiencia para que trabajen desde casa. Si cuesta 1.000 dólares al mes conseguir un espacio de oficina por persona, una subvención de 500 dólares al mes supondría un ahorro global de 6.000 dólares al año. El ahorro de costes puede ser importante cuando se emplean muchos profesionales a distancia.

Aunque esto supone un ahorro para la empresa, es posible que el empleado tenga que aceptar un salario más bajo si pasa de un puesto de Front Office en una ubicación central a una ubicación más remota o incluso a un acuerdo de trabajo en casa.

Consideraciones especiales

Aunque los miembros del personal de back-office no interactúan con los clientes, tienden a interactuar activamente con el personal de front-office. Por ejemplo, un vendedor de equipos de fabricación puede recurrir a la ayuda del personal administrativo para que le proporcione información precisa sobre el inventario y las estructuras de precios. Los profesionales del marketing inmobiliario interactúan frecuentemente con los agentes de ventas para crear materiales de marketing atractivos y relevantes, y los profesionales de TI interactúan regularmente con todas las divisiones de la empresa para garantizar el buen funcionamiento de los sistemas.

Muchos estudiantes de escuelas de negocios de universidades no especializadas ven el trabajo de back office como una forma de adquirir experiencia dentro de una empresa y potencialmente ascender a los puestos de front office. Aunque varía de una empresa a otra, el trabajo en las funciones de Back Office es significativamente diferente al de Front Office y, con la excepción de las funciones de riesgo crediticio corporativo, puede que no proporcione a un aspirante de Front Office la experiencia necesaria para realizar dicha transición.

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