Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un contratista independiente que proporciona servicios administrativos a los clientes mientras opera fuera de la oficina del cliente. Un asistente virtual suele trabajar desde una oficina en casa, pero puede acceder a los documentos de planificación necesarios, como calendarios compartidos, a distancia.
Las personas empleadas como asistentes virtuales suelen tener varios años de experiencia como asistentes administrativos o directores de oficina. Se están abriendo nuevas oportunidades para los asistentes virtuales con conocimientos de redes sociales, gestión de contenidos, redacción de blogs, diseño gráfico y marketing en Internet. A medida que el trabajo desde casa es más aceptado tanto por los trabajadores como por los empleadores, se espera que aumente la demanda de asistentes virtuales cualificados.
Puntos clave
- Un asistente virtual es un trabajador autónomo especializado en ofrecer servicios administrativos a los clientes desde una ubicación remota, normalmente una oficina en casa.
- Las tareas típicas que puede realizar un asistente virtual son programar citas, hacer llamadas telefónicas, organizar viajes y gestionar cuentas de correo electrónico.
- Algunos asistentes virtuales se especializan en ofrecer servicios de diseño gráfico, redacción de blogs, contabilidad, redes sociales y marketing.
- Para un empleador, una de las ventajas de contratar a un asistente virtual es la flexibilidad para contratar sólo los servicios que necesita.
Cómo trabaja un asistente virtual
Los asistentes virtuales han cobrado mayor protagonismo a medida que las pequeñas empresas y las nuevas empresas confían en las oficinas virtuales para mantener los costes bajos y las empresas de todos los tamaños aumentan su uso de Internet para las operaciones diarias. Como un asistente virtual es un contratista independiente, una empresa no tiene que proporcionar los mismos beneficios o pagar los mismos impuestos que pagaría por un empleado a tiempo completo.
Además, como el asistente virtual trabaja fuera de la empresa, no necesita un escritorio u otro espacio de trabajo en la oficina de la empresa. El asistente virtual debe pagar y proporcionar su propio equipo informático, los programas de software más utilizados y el servicio de Internet de alta velocidad.
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Funciones del asistente virtual
Las funciones específicas de un asistente virtual varían en función de las necesidades del cliente y de las condiciones del contrato. Algunos asistentes virtuales se encargan de tareas administrativas y de contabilidad, mientras que otros pueden publicar actualizaciones periódicas en las redes sociales o escribir artículos para un blog. Un asistente virtual completo también puede encargarse de organizar viajes, programar citas, introducir datos y almacenar archivos en línea.
Cualificaciones del asistente virtual
Aunque no hay requisitos educativos estrictos para convertirse en un asistente virtual, muchos clientes buscan asistentes virtuales que tengan algún tipo de educación superior o formación especializada. Algunas empresas en línea y colegios comunitarios ofrecen cursos y certificaciones para las habilidades de los asistentes virtuales.
Un asistente virtual debe ser un experto en tecnología, con una amplia gama de conocimientos informáticos y un alto nivel de competencia con el software y los programas de negocios más utilizados. Un asistente virtual especializado en contabilidad debe ser experto en tareas contables básicas, como la conciliación de cuentas y la contabilidad por partida doble.
Ventajas de un asistente virtual
Para el cliente, una de las ventajas de contratar a un asistente virtual es la flexibilidad para contratar sólo los servicios que necesita. Dependiendo de los términos del acuerdo, algunos asistentes virtuales pueden ser pagados por la tarea en lugar de por hora. Por el contrario, a los empleados de una oficina tradicional se les suele pagar por un número fijo de horas al día.
Para los propietarios de pequeñas empresas, la contratación de un asistente virtual puede ayudarles a liberar horas valiosas para centrarse en el crecimiento del negocio y la generación de ingresos. Puede ser más fácil y rentable subcontratar tareas que son tediosas y que consumen mucho tiempo a alguien que es experto en ellas.
Cómo contratar a un asistente virtual
Con el creciente número de contratistas autónomos que trabajan desde casa, el mercado de trabajo ha visto una proliferación de empresas basadas en la web que sirven de intermediarios entre posibles empleadores y contratistas. Algunos sitios de autónomos tienen enormes reservas de trabajo formadas por individuos de todo el mundo con una amplia gama de experiencia y conocimientos.
En estos sitios, los clientes pueden publicar detalles sobre el tipo de tareas que necesitan que realice el asistente virtual y la tarifa máxima que están dispuestos a pagar. Los trabajadores autónomos pueden ofertar el trabajo y dar al cliente muestras de su trabajo para que lo revise. En algunos casos, el cliente puede establecer una videoconferencia para entrevistar a los candidatos y evaluar más a fondo sus calificaciones.
Consideraciones especiales
Antes de contratar a un asistente virtual, el cliente puede asegurarse una relación de trabajo más fluida creando instrucciones detalladas sobre las tareas que necesita que se realicen. Un manual escrito reduce el riesgo de malentendidos que pueden producirse en una relación de trabajo a distancia.