Qué es el aprovisionamiento?
La adquisición es el acto de obtener bienes o servicios, normalmente con fines comerciales. La contratación pública se asocia habitualmente con las empresas porque éstas necesitan solicitar servicios o comprar bienes, normalmente a una escala relativamente grande.
El aprovisionamiento se refiere generalmente al acto final de la compra, pero también puede incluir el proceso de aprovisionamiento en general, que puede ser de importancia crítica para las empresas que conducen a su decisión final de compra. Las empresas pueden estar en ambos lados del proceso de adquisición como compradores o vendedores, aunque aquí nos centramos principalmente en el lado de la empresa solicitante.
Puntos clave
- La adquisición es el proceso de compra de bienes o servicios y suele referirse al gasto empresarial.
- La adquisición de bienes y servicios requiere la preparación, la solicitud y la tramitación del pago, lo que suele implicar a varias áreas de la empresa.
- Los gastos de adquisición pueden ser de varias categorías, dependiendo de la demanda de adquisición.
- La licitación pública suele formar parte de la mayoría de los procesos de contratación a gran escala en los que participan varios licitadores.
Cómo funciona el pro bono
Los procesos de adquisición y aprovisionamiento pueden requerir una parte sustancial de los recursos de una empresa para su gestión. Los presupuestos de adquisiciones suelen proporcionar a los gestores un valor específico que pueden gastar para adquirir los bienes o servicios que necesitan. El proceso de compras suele ser una parte clave de la estrategia de una empresa, ya que la capacidad de adquirir ciertos materiales o servicios puede determinar la rentabilidad de las operaciones.
En muchos casos, los procesos de aprovisionamiento estarán dictados por las normas de la empresa, a menudo centralizadas por los controles de la división de contabilidad de cuentas por pagar. El proceso de adquisición incluye la preparación y la tramitación de una demanda, así como la recepción final y la aprobación del pago.
En general, esto puede implicar la planificación de las compras, las normas, la determinación de las especificaciones, la búsqueda de proveedores, la selección, la financiación, la negociación de los precios y el control de las existencias. Por lo tanto, muchas grandes empresas pueden necesitar el apoyo de diferentes áreas de la empresa para realizar adquisiciones con éxito.
Responsables de compras
Algunas empresas pueden incluso optar por contratar a un director de compras para dirigir estos esfuerzos. Un director de compras puede supervisar el establecimiento de normas de compras, trabajar con las cuentas por pagar para garantizar la integración de las normas de compras y un pago eficiente, y formar parte de los equipos de compras que toman decisiones cuando hay varias ofertas competitivas.
En general, los costes de aprovisionamiento se integrarán en la contabilidad financiera de una empresa, ya que el aprovisionamiento implica la adquisición de bienes y/o servicios para los objetivos de ingresos de la empresa.
En general, las compras pueden implicar el apoyo de varias áreas de una empresa.
Contabilidad financiera
El proceso de adquisición puede dividirse y analizarse desde varios ángulos. Las empresas y los sectores tendrán diferentes formas de gestionar el aprovisionamiento de los costes directos e indirectos. Las empresas de bienes, en comparación con las de servicios, también tendrán diferentes formas de gestionar los costes.
Directo frente a. Costes indirectos de aprovisionamiento
Los gastos directos se refieren a todo lo relacionado con el coste de los bienes vendidos y la producción, incluidos todos los artículos que forman parte de los productos acabados. En el caso de las empresas de fabricación, esto puede abarcar desde las materias primas hasta los componentes y las piezas. En el caso de las empresas de comercialización, esto incluirá el coste de la compra de mercancías a un mayorista para su venta.
Para las empresas basadas en los servicios, los costes directos serán principalmente los costes laborales por hora de los empleados que realizan los servicios. Las adquisiciones de artículos pertenecientes al coste de los bienes vendidos afectan directamente al beneficio bruto de la empresa.
Por el contrario, el aprovisionamiento indirecto implica compras no relacionadas con la producción. Son compras que una empresa utiliza para facilitar sus operaciones. La contratación indirecta puede incluir una amplia gama de compras, como material de oficina, materiales de marketing, campañas publicitarias, servicios de consultoría, etc. Las empresas suelen tener presupuestos y procesos diferentes para gestionar los costes directos en comparación con los costes indirectos.
Bienes frente a. Contabilidad del aprovisionamiento de servicios
Las adquisiciones forman parte del proceso de gastos de todo tipo de empresas, pero las empresas de bienes y servicios contabilizan los ingresos y los costes de forma diferente. Por lo tanto, la contabilidad de los bienes adquiridos también difiere de la contabilidad de los servicios adquiridos.
Las empresas centradas en los bienes tendrán que ocuparse de la adquisición de esos bienes como inventario. Estas empresas dan mucha importancia en este ámbito a la gestión de la cadena de suministro. Las empresas basadas en los servicios proporcionan servicios como su principal generador de ingresos, por lo que no dependen necesariamente en gran medida de una cadena de suministro para el inventario, aunque pueden necesitar comprar bienes para los servicios basados en la tecnología.
En general, el coste de las ventas de muchas empresas de servicios se basa en el coste laboral por hora de los empleados que prestan el servicio, por lo que la adquisición como gasto directo no es un factor importante. Sin embargo, las empresas basadas en los servicios suelen tener unos costes indirectos relativos más elevados porque suelen ocuparse de sus propias adquisiciones como un gasto indirecto a través del marketing.
Consideraciones especiales
La licitación pública forma parte de la mayoría de los acuerdos comerciales en los que participan varios licitadores. El proceso de licitación de bienes suele ser más sencillo que el de servicios. La contratación es también el término utilizado para la compra de bienes y servicios en nombre del gobierno, que tiene sus propios procesos y requisitos de licitación.
Las licitaciones para todo tipo de productos suelen incluir propuestas que detallan el precio por unidad, el envío y las condiciones de entrega. La licitación para la adquisición de servicios puede ser más compleja, ya que puede implicar una multitud de cosas, como las personas involucradas, los servicios tecnológicos, los procedimientos operativos, la atención al cliente, la formación, las tarifas de los servicios, etc.
En cada caso, el solicitante de las ofertas elige al proveedor con el que quiere trabajar basándose tanto en los aspectos operativos del negocio como en los costes. A continuación, el solicitante se encarga de contabilizar los gastos en función de los bienes o servicios acordados. Los organismos gubernamentales y las grandes empresas pueden optar por solicitar propuestas de contratación de forma anual o programada para asegurarse de que siguen manteniendo las mejores relaciones para su negocio.