Un negocio es mucho más que el mobiliario y el espacio de la oficina. Especialmente en las primeras etapas, los costes de puesta en marcha requieren una planificación cuidadosa y una contabilidad meticulosa. Muchas empresas nuevas descuidan este proceso, confiando en cambio en una avalancha de clientes para mantener la operación a flote, normalmente con resultados pésimos.
Puntos clave
- Los costes de puesta en marcha son los gastos incurridos durante el proceso de creación de un nuevo negocio.
- Los costes de puesta en marcha previos a la apertura incluyen un plan de negocio, gastos de investigación, costes de préstamo y gastos en tecnología.
- Los costes de puesta en marcha posteriores a la apertura incluyen la publicidad, la promoción y los gastos de los empleados.
- Los diferentes tipos de estructuras empresariales -como las empresas unipersonales, las sociedades y las corporaciones- tienen diferentes costes de puesta en marcha, así que tenga en cuenta los diferentes costes asociados a su nuevo negocio.
Los costes de puesta en marcha son los gastos en los que se incurre durante el proceso de creación de una nueva empresa. Todos los negocios son diferentes, por lo que requieren distintos tipos de gastos de puesta en marcha. Los negocios en línea tienen necesidades diferentes a las de los establecimientos físicos; las cafeterías tienen requisitos diferentes a los de las librerías. Sin embargo, algunos gastos son comunes a la mayoría de los tipos de negocio.
Entender los costes habituales de la puesta en marcha de un negocio
El plan de negocios
La creación de un plan de negocio, un mapa detallado de la nueva empresa, es esencial para la puesta en marcha. Un plan de negocio obliga a tener en cuenta los diferentes costes de puesta en marcha. Subestimar los gastos aumenta falsamente el beneficio neto previsto, una situación que no augura nada bueno para ningún pequeño empresario.
Gastos de investigación
Antes de poner en marcha un negocio hay que investigar cuidadosamente el sector y la composición de los consumidores. Algunos empresarios optan por contratar a empresas de estudios de mercado para que les ayuden en el proceso de evaluación.
Para los propietarios de empresas que opten por esta vía, los gastos de contratación de estos expertos deben incluirse en el plan de negocio.
Gastos de préstamo
La puesta en marcha de cualquier tipo de negocio requiere una infusión de capital. Hay dos formas de adquirir capital para una empresa: la financiación de capital y la financiación de la deuda. Normalmente, la financiación de capital implica la emisión de acciones, pero esto no se aplica a la mayoría de las pequeñas empresas, que son propietarias.
Para los propietarios de pequeñas empresas, la fuente de financiación más probable es la deuda en forma de préstamo para pequeñas empresas. Los propietarios de negocios pueden obtener a menudo préstamos de los bancos, las instituciones de ahorro y la U.S. Administración de Pequeñas Empresas (SBA). Como cualquier otro préstamo, los préstamos para empresas van acompañados del pago de intereses. Estos pagos deben planificarse al iniciar un negocio, ya que el coste de los impagos es muy elevado.
Seguros, licencias y permisos
Muchas empresas deben someterse a inspecciones sanitarias y a autorizaciones para obtener ciertas licencias y permisos comerciales. Algunos negocios pueden requerir licencias básicas, mientras que otros necesitan permisos específicos del sector.
Tener un seguro que cubra a los empleados, los clientes, los activos de la empresa y a uno mismo puede ayudar a proteger los activos personales de cualquier responsabilidad que pueda surgir.
Gastos tecnológicos
Los gastos tecnológicos incluyen el coste de un sitio web, los sistemas de información y los programas informáticos, incluidos los de contabilidad y de punto de venta (TPV), para una empresa. Algunos propietarios de pequeñas empresas optan por subcontratar estas funciones a otras empresas para ahorrar en nóminas y beneficios.
Equipos y suministros
Todo negocio requiere algún tipo de equipamiento y suministros básicos. Antes de añadir los gastos de equipamiento a la lista de costes de puesta en marcha, hay que tomar la decisión de alquilar o comprar.
El estado de tus finanzas jugará un papel importante en esta decisión. Incluso si tiene suficiente dinero para comprar el equipo, los gastos inevitables pueden hacer que el arrendamiento, con la intención de comprar en una fecha posterior, sea una opción viable. Sin embargo, es importante recordar que, independientemente de la situación de tesorería, el arrendamiento no siempre es lo mejor, dependiendo del tipo de equipo y de las condiciones del arrendamiento.
Publicidad y promoción
Es poco probable que una nueva empresa o un negocio incipiente tenga éxito si no se promociona. Sin embargo, promocionar un negocio implica mucho más que poner anuncios en un periódico local.
También incluye el marketing: todo lo que una empresa hace para atraer clientes al negocio. El marketing se ha convertido en una ciencia tan importante que cualquier ventaja es beneficiosa, por lo que la mayoría de las veces se contratan empresas externas dedicadas al marketing.
Gastos de los empleados
Las empresas que planean contratar empleados deben planificar los sueldos, salarios y beneficios, también conocidos como el coste de la mano de obra.
Si no se compensa adecuadamente a los empleados, se puede acabar con la moral baja, el motín y la mala publicidad, todo lo cual puede ser desastroso para una empresa.
Consideraciones adicionales sobre los costes de puesta en marcha
Tenga reservado algo de dinero extra para cualquier gasto que se haya pasado por alto o sea inesperado. La mayoría de las empresas fracasan porque carecen de efectivo para hacer frente a problemas inesperados durante la temporada comercial.
Es importante tener en cuenta que los costes de puesta en marcha de una empresa unipersonal difieren de los costes de puesta en marcha de una sociedad o corporación. Algunos de los costes adicionales en los que puede incurrir una sociedad son los costes legales de la redacción de un contrato de sociedad y las tasas de registro del estado.
Otros costes que pueden aplicarse más a una sociedad anónima son las tasas de presentación de los artículos de constitución, los estatutos y las condiciones de los certificados de acciones originales.
Lanzar un nuevo negocio puede ser estimulante. Sin embargo, dejarse llevar por la emoción y descuidar los detalles puede llevar al fracaso. Por encima de todo, observe y consulte a otras personas que hayan recorrido este camino antes: nunca se sabe dónde puede aprender el consejo empresarial que ayude a que su negocio particular tenga éxito.
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