Comprender las „dietas

"Los viáticos" o tarifa por día es una cantidad fija de reembolso que se paga a los empleados por el alojamiento diario, las comidas y los gastos incidentales incurridos durante los viajes relacionados con la empresa. Las tarifas son fijadas cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) para los destinos dentro de los Estados Unidos continentales.S.; tarifas no extranjeras (e.g., Alaska, Hawai, Puerto Rico y Guam) son fijadas por el Departamento de Defensa y las tasas extranjeras (cualquier lugar fuera de los EE.UU.) son fijadas por el Departamento de Defensa.S. y sus territorios) son establecidos por el Departamento de Estado.

Si viaja por negocios o tiene empleados que viajan, es importante entender las dietas, que ofrecen una alternativa al reembolso basado en registros de gastos detallados y requieren una contabilidad menos elaborada. Aquí respondemos a las preguntas que pueda tener sobre las dietas, cómo funcionan y qué implican desde el punto de vista fiscal.

¿Qué cubren las dietas??

La GSA desglosa las dietas en dos categorías:

  • Comidas y gastos imprevistos (M&IE)
  • Alojamiento

Comidas y gastos imprevistos

La categoría de comidas y gastos imprevistos (M&IE) la categoría cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena), el servicio de habitaciones, la lavandería, la tintorería, el planchado de ropa y los honorarios y propinas de las personas que prestan servicios, como los camareros y los portadores de equipaje. Las tarifas de dietas por comidas varían según el lugar y se clasifican en seis niveles.

Las principales ciudades suelen tener el nivel máximo de dietas, 76 dólares; las ciudades más pequeñas que acogen importantes viajes de negocios tienen dietas que se sitúan entre los niveles 2 y 5 (56 a 71 dólares). Las zonas que no suelen ser visitadas por los viajeros de negocios tendrán la tarifa mínima de 55 $.

Gastos de alojamiento

La categoría de alojamiento abarca los alojamientos para pernoctar, como hoteles, moteles, posadas, centros turísticos y apartamentos. Se establece una tarifa de dietas distinta para ambos M&IE y alojamiento para cada lugar. Por ejemplo, para el año fiscal 2020, las tarifas de dietas para Atlanta oscilan entre 157 y 156 dólares para el alojamiento y 66 dólares para el M&IE. Para Chicago, las tarifas de alojamiento oscilan entre 125 y 229 dólares, según el mes, y el M&Las dietas de IE son de 76 dólares.

Por qué las tarifas difieren según el lugar

Las tarifas de las dietas se basan en el coste de la vida de la zona. Las dietas de las grandes ciudades, como Chicago, Nueva York y Los Ángeles, son más elevadas que las de las zonas no metropolitanas porque los bienes y servicios de las grandes ciudades suelen ser más caros. Las tarifas de alojamiento también pueden variar según el mes en respuesta a la oferta y la demanda. Las dietas de alojamiento más elevadas en la ciudad de Nueva York, por ejemplo, coinciden con el otoño, la estación que más turistas y viajeros de negocios atrae. Las tarifas de dietas se actualizan anualmente y entran en vigor en octubre. 1, el primer día del año fiscal del gobierno federal.

Cómo encontrar las tarifas de cada lugar

Pregunte al departamento de Recursos Humanos o de Contabilidad de su empresa por las tarifas específicas, o busque la información visitando el sitio web de la GSA, donde puede buscar por ciudad, estado o código postal para el año fiscal en curso (octubre. 1 a septiembre. 30). Si desea ver el próximo año fiscal o cualquier otro año desde 1997, busque por estado y seleccione el año apropiado en el menú desplegable. Haga clic en „Buscar tarifas de dietas” para ver los resultados, que se desglosan por destino principal, condado, alojamiento máximo por mes y comidas y gastos imprevistos (M&IE).

Si busca un área que no está cubierta por las tablas de la GSA (e.g., Hawái, que no forma parte de la Unión Continental.S.), aparecerán dos enlaces que le dirigirán al sitio web correspondiente: el Departamento de Defensa para los viajes al extranjero (Alaska, Hawai, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado para todos los destinos en el extranjero.

La tarifa estándar por día

La tarifa estándar de 55 dólares por día para el 1 de mayo&IE y una tasa estándar de 96 dólares por día para el alojamiento (el año fiscal 2020) se aplica a cualquier lugar que no tenga una tasa especificada en las tablas de la GSA. Esto es válido para todos los estados de la Unión Europea continental.S.

Uso de las tarifas GSA por parte del empleador

Aunque la mayoría de las empresas utilizan las tarifas por día establecidas por la GSA, pueden utilizar métodos de reembolso alternativos. Por ejemplo, los empleadores pueden utilizar el método alto-bajo del IRS, que establece una tarifa plana por día para los lugares de alto costo (e.g., Nueva York, Chicago y el Distrito de Columbia), y una tarifa plana para todas las demás localidades. Para viajes a partir de octubre. 1 de 2019, la tarifa es de 297 dólares (71 dólares si es M&IE) para viajar a cualquier zona de alto coste y 200 dólares (60 M&IE) para viajar a cualquier otro lugar de EE.UU. continental.

Impuestos sobre los reembolsos de dietas

Las dietas no se consideran salarios -y por tanto no están sujetas a impuestos- siempre que cumplan ciertas condiciones. Estará sujeto a impuestos si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

  • El pago es superior a la tarifa federal de dietas permitida
  • No ha presentado un informe de gastos a su empleador
  • Su informe de gastos no incluía la fecha, hora, lugar, importe y propósito comercial del gasto
  • Su empleador le dio una dieta y no le exigió un informe de gastos.

Si se da alguna de las situaciones anteriores, sus dietas se considerarán salario y estarán sujetas a la retención del IRPF y a los impuestos sobre la nómina. La cantidad será reportada por su empleador en su formulario W-2. Si sólo se trata de que sus dietas fueron superiores a la tasa federal de dietas permitida, sólo la cantidad en exceso se considerará salario.

Para justificar su viaje y los gastos relacionados, se le pedirá que lleve un registro que incluya los días que viajó por negocios, a dónde fue y el propósito comercial del viaje. Nota: si sus viajes relacionados con la empresa duran más de un año en un mismo lugar -incluso si se trata de dos o más misiones distintas- es posible que no pueda acogerse a la exención fiscal en virtud de las normas sobre dietas. Para evitar consecuencias fiscales desfavorables, consulte con su asesor fiscal antes de emprender un viaje de negocios prolongado.

Las dietas como alternativa salarial

Dado que los pagos de dietas no están sujetos a impuestos, algunas personas pueden plantear la pregunta, "¿Puedo aceptar un salario más bajo con dietas en lugar de un salario más alto sin dietas?" La respuesta es "no." Las políticas de dietas no pueden crearse de forma que permitan etiquetar como otra cosa -en este caso, dietas- lo que debería ser asalariado.

El resultado final

Los pagos de dietas proporcionan un reembolso a los empleados que viajan por motivos de trabajo. Las tarifas varían según el lugar y la época del año y se desglosan en dos categorías: alojamiento y comidas y gastos imprevistos (M&IE). Mientras sus pagos no superen la tasa máxima de dietas federales, no están sujetos a impuestos; si los pagos de dietas superan los límites federales, cualquier exceso tributará como ingresos ordinarios.

Las tarifas de los viáticos pueden cambiar anualmente, y las leyes fiscales de los viáticos pueden ser complicadas. Consulte a un especialista fiscal cualificado si tiene preguntas o dudas sobre la política de dietas de su empresa.

Fuentes del artículo

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política editorial.

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