Qué es un ciclo de facturación?
Un ciclo de facturación es el intervalo de tiempo que transcurre desde el final de una fecha de facturación hasta la siguiente fecha de facturación de los bienes o servicios que una empresa proporciona a otra empresa o consumidor de forma recurrente. Aunque los ciclos de facturación suelen fijarse mensualmente, su duración puede variar en función del tipo de producto o servicio prestado.
Puntos clave
- Un ciclo de facturación se refiere al intervalo de tiempo que transcurre desde el final de una fecha de facturación hasta la siguiente fecha de facturación.
- Un ciclo de facturación se establece tradicionalmente sobre una base mensual, pero puede variar en función del producto o servicio prestado.
- Los ciclos de facturación orientan a las empresas sobre cuándo cobrar a los clientes, y ayudan a las empresas a estimar la cantidad de ingresos que recibirán.
- Los ciclos de facturación ayudan a los clientes a regular sus expectativas respecto a los calendarios de pago para que puedan presupuestar su dinero de forma responsable.
Cómo entender el ciclo de facturación
Los ciclos de facturación orientan a las empresas sobre cuándo cobrar a los clientes, al tiempo que ayudan a los departamentos internos, como las unidades de cuentas por cobrar, a controlar la cantidad de ingresos que aún no se han cobrado.
Al final de cada ciclo de facturación, se concede a los clientes un plazo determinado para remitir el pago. Esta ventana, conocida como periodo de gracia, es similar a un periodo de moratoria, que se define como un periodo de tiempo específico en el que un prestamista deja que un prestatario deje de hacer los pagos de un préstamo.
Ejemplos de ciclos de facturación
La fecha de inicio del ciclo de facturación depende de varios factores, como el tipo de servicio que se ofrece y las necesidades del cliente. Por ejemplo, un complejo de apartamentos puede emitir una factura por el alquiler el primer día de cada mes, independientemente de la fecha en que los inquilinos firmaron sus contratos individuales. Este estilo de ciclo de facturación puede simplificar la contabilidad al tiempo que facilita a los inquilinos recordar la fecha de vencimiento del pago. Las empresas también pueden optar por utilizar un ciclo de facturación renovable. Por ejemplo, un proveedor de televisión por cable puede establecer el ciclo de facturación de un cliente para que se alinee con la fecha en la que ese cliente recibió la señal por primera vez.
Si los cargos no se remiten en su totalidad en la fecha de vencimiento, se trasladan al siguiente ciclo de facturación, lo que puede dar lugar a cargos por retraso e intereses.
Determinar la duración de un ciclo de facturación
Aunque la duración de los ciclos de facturación tiende a ajustarse a las normas del sector, los vendedores pueden acortar o aumentar sus ciclos de facturación individuales de forma que les ayude a gestionar mejor los flujos de caja o a adaptarse a los cambios en la solvencia de los clientes. Por ejemplo, un mayorista que distribuye productos a una cadena de supermercados puede necesitar acelerar la recepción de flujos de caja porque la empresa a la que alquila los camiones de reparto ha endurecido su ciclo de facturación para el mayorista. Como ejemplo, consideremos una situación en la que el propietario de una tienda minorista ha caído en el hábito de hacer algún que otro pago tardío a su proveedor. En esta situación, el mayorista puede comprimir el ciclo de facturación de cuatro a tres semanas, para anticiparse a la morosidad. La flexibilidad del ciclo de facturación también puede ir en sentido contrario. Por ejemplo, supongamos que un gran cliente corporativo necesita alargar el ciclo de 30 días a 45 días para el software como servicio (SaaS). Si la solvencia de este cliente es sólida, el vendedor normalmente aceptará hacerlo.